Работодателям

Как все успеть, если рабочих дней меньше, а задач не убавилось, — полезные советы

Как все успеть, если рабочих дней меньше

Время идет быстро

После длительных каникул или отпуска для большинства сотрудников сложно вернуться в привычную колею рабочих будней.

Новогодние и рождественские праздники подошли к концу, и вот вы уже снова на работе. Звонят клиенты, коллеги, начальник требует отчеты, все от вас чего-то хотят, а вы в это же время думаете о своей теплой постели и мягкой подушке. Знакомая ситуация?

Начало года очень ответственный период, поэтому, несмотря ни на что, нужно взять себя в руки, отправить лень и сонливость домой, и начать работать. В январе рабочих дней меньше, чем в любом другом месяце, и необходимо спланировать свои действия таким образом, чтобы успеть сделать все в установленные сроки и при этом не потерять душевное равновесие. Но наши рекомендации относятся не только к периоду «после новогодних каникул», их можно и нужно использовать в любой период работы.  

Постарайтесь спланировать первые дни работы после отдыха таким образом, чтобы не приходилось задерживаться до позднего вечера. Первое время лучше потратить не на решение всего и сразу, а на то, каким образом распределить свою работу, чтобы она была действительно эффективной.

В первую очередь необходимо избавиться от чувства лени. Напомните себе о тех целях, которых хотите достичь в этом году. Помехой для их достижения можете стать только вы. В состоянии расслабленности вы не сможете добиться реализации своих планов, это сделает кто-то другой, кто-то успешней и собранней вас.

Обратите внимание на ваше рабочее пространство

Часто рабочее место превращается в захламлённый архив большого количества документов, которые устарели и совершенно не потребуются для вашей работы в будущем. От этих накоплений нужно незамедлительно избавляться. Очистите свой рабочий стол от предметов, которые будут мешать работать.

Для того, чтобы спланировать свою работу, необходимо уметь правильно расставлять приоритеты по задачам, которые вам поручили. Первоначально необходимо запланировать выполнение задач, которые непосредственным образом влияют на бизнес-результат компании. Если вы не знаете, какая задача наиболее важная, обратитесь к вашему руководителю или коллегам за помощью.

Для того чтобы не выбиться из рабочего режима, планируйте свои действия. Не нужно сломя голову хвататься за все подряд. Лучше подумайте над созданием плана работы — на день, неделю, месяц. Пропишите, каких результатов вы ожидаете итого по окончанию выполнения задач, это поможет контролировать себя же. План работы всегда должен быть у вас перед глазами, и отступать от намеченного плана можно только в самом крайнем случае.

Фиксируйте и контролируйте время, необходимое для выполнения той или иной задачи, чтобы понимать, сколько вы тратите дней, часов или минут. Это поможет вам определить, успеете вы сделать все, что запланировали, своевременно. И если вы понимаете, что не вкладываетесь в сроки, возможно, необходимо будет сократить время на обед, чтобы потом не задерживаться до позднего времени на работе.

Постарайтесь не отвлекаться на вещи, действия и людей, которые вам будут отвлекать от рабочего процесса, «съедая» при этом не мало времени – кофе с коллегами, личные телефонные разговоры, интернет и тому подобное. Сделайте выбор в пользу решения своих задач. После того, как все сделаете, сможете уделить время отдыху и всему остальному. Если вид вашей деятельности позволяет, определите часы приема посетителей.

Делегируйте часть задач

По возможности — делегируйте свои задачи. Часто мы утопаем в повседневных не срочных поручениях, незапланированных встречах, телефонных разговорах, которые крадут драгоценное время, и из-за этого мы не уделяем должного времени выполнению действительно важных задач. Не накапливайте их «на потом», это ещё больше загрузит вас ненужной работой. Лучше поручите выполнение несложных обязанностей своим подчиненным, если таковые есть, или попросите подключиться к решению коллег, которые могут помочь. Если вы доверили кому-то свои задачи, не забудьте проверить качество и своевременность выполнения.

Используйте драгоценное время эффективно

Отмените или перенесите на другой день и время не столь важные встречи, которые стратегически не повлияют на результат вашей работы. Зачем тратить свое время на действия, которые в данный момент не смогут существенным образом помочь вам выполнить то, что вы запланировали, и не принесут результатов. Если встречу совсем нельзя перенести, можно попросить кого-то из коллег или административного персонала принять в ней участие вместо вас.

При необходимости вы можете временно ограничить свои каналы связи, если пользуетесь сразу несколькими. Часто бывает, что в компаниях существует несколько каналов связи – внутренние и внешние. Если вы трудитесь над важной задачей, например — отключите телефон, чтобы вас на это время лишний раз не беспокоили. Конечно, это применимо, если не идет в противовес правилам работы в компании и не отразится негативно на взаимоотношениях с клиентами или взаимосвязи с коллегами.

Используйте способы напоминания о событиях на внутреннем портале компании. Если у вас нет внутреннего корпоративного портала, ставьте пометки с оповещением о ключевых событиях в календаре почты – встречи, завершение сроков выполнения задач, важные телефонные переговоры и тому подобное.

Эффективно используйте ваш почтовый ящик, чтобы не тратить время на так называемый спам. Зачастую корпоративная почта перегружена письмами, и не всегда содержание писем является чем-то важным, а мы тратим на прочтение свое время. Создайте в почте папки, в которые автоматически будут попадать письма от действительно важных отправителей. Это поможет вам не только сохранить свое время, но и быстро ориентироваться в важных сообщениях. Если вы не знаете, как правильно настроить почту, обратитесь за консультацией к системному администратору из службы информационных технологий своей компании.

Не забывайте о своем здоровье. Очень важно делать небольшие перерывы во время работы. Организм человека способен на многое, но он требует отдыха. После завершения работы над задачей можно сделать перерыв на 5-10 минут, выйдя на свежий воздух.

Казалось бы, это простые незначительные действия, но они помогут максимально рационально использовать ваше рабочее время, больше успевать и не засиживаться после работы. Возьмите эти советы себе в привычку, используйте их в повседневной работе, а не только в авральной ситуации. Тогда дела не будут накапливаться, и даже продолжительные выходные не смогут выбить вас из колеи.

Читайте, как правильно организовать рабочий процесс, мотивировать сотрудников, успешно выполнить поставленные задачи и другие полезные публикации на Карьерист.ру.

Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — careerist.ru.

Разместить резюме Добавить вакансию