Первая часть статьи была посвящёна главным отличиям между функциями секретаря и личного помощника, вторая — способам, которые помогают секретарю эффективнее выполнять свои служебные обязанности. В данном материале речь пойдёт о грамотной организации работы секретариата.
Секретарь, как правило, не прикреплён к определённому руководителю, тогда как личный ассистент — это сотрудник, который взаимодействует с конкретным топ-менеджером. Несколько личных помощников образуют секретариат — подразделение, помогающее руководству решать задачи менеджмента.
Деловые переговоры и совещания занимают бОльшую часть времени в рабочем графике руководителя, и чем выше статус начальника — тем больше у него таких встреч и тем более они значительны. Очевидно, что компетентная помощь в планировании рабочего графика становится одной из ключевых задач его личных помощников.
Планирование рабочего дня руководителя
Обычно сотрудники секретариата получают большое количество запросов от разных людей о назначении встреч их руководителю. При этом важно уделять внимание следующим моментам:
• постоянно контролировать текущий график встреч, чтобы избежать неприятных накладок
• оперативно сообщать руководителю об изменениях в его рабочем дне
• оперативно получать от руководителя ответы об актуальности или неактуальности предложенных встреч
• избегать перегруженности графика встречами
• находить время для выполнения руководителем своих текущих задач, не связанных со встречами.
Для решения этих задач удобно использовать общий «Календарь» в Microsoft Outlook/Lotus Notes, доступ к которому есть и у помощников, и у руководителя. С помощью «Регламента планирования рабочего дня руководителя» они могут успешно решать поставленные задачи.
Недельный график работы в календаре Microsoft Outlook может выглядеть следующим образом.
По этому графику сотрудники секретариата могут быстро понять, что презентация ИФД «КапиталЪ» на среду пока не подтверждена руководителем, а в пятницу у него вдруг появилась неожиданная командировка, к подготовке которой надо приступать.
Также при планировании графика работы важно понимать, сколько процентов рабочего времени руководителя можно посвятить встречам и совещаниям. Стоит учитывать, что помимо этого у начальства есть и текущие проблемы, не связанные со встречами, которые тоже надо решать. В «Календаре» можно создавать специальные «зелёные» и «красные» зоны, которые позволят избежать накладок и найти время на выполнение текущих задач.
Контроль выполнения поручений руководителя
Что входит в обязанности руководителя? Постановка задач сотрудникам, причём эти задачи он определяет, исходя из своей интуиции, менеджерского опыта и текущих задач компании.
Достаточно ли просто поставить задачу для того, чтобы она была выполнена? К сожалению, далеко не всегда. Сколько раз вам приходилось наблюдать, как руководитель раздаёт множество поручений, но при этом никак их не фиксирует? Естественно, это приводит к тому, что сотрудники саботируют выполнение задач, надеясь, что руководитель о них не вспомнит. Если начальник всё же пытается узнать, как идут дела, работники всегда могут сказать: «Вы говорили другое, и сроки были не такие», зная, что поручение не записано, и доказать ничего невозможно.
Чтобы управление было эффективным, важно не только назначить поручение, но и проконтролировать его выполнение, за что также отвечает руководитель. Но если для определения задачи нужны профессиональные навыки и опыт менеджера, то для контроля достаточно просто спросить у ответственных за неё, как продвигаются дела. С этой обязанностью легко справятся сотрудники секретариата.
Контроль поручений с помощью Microsoft Outlook/Lotus Notes работает по следующей схеме.
Все назначенные поручения в обязательном порядке фиксируются в единой системе контроля Microsoft Outlook/Lotus Notes. Ответственные за их исполнение сотрудники отчитываются о результатах с помощью технологии назначения задач на основе «Регламента отчётности по назначенным поручениям». Личные помощники могут регулярно просматривать статус выполнения поручений в системе контроля и лично уточнять, на каком этапе находится работа по выполнению «провисающих» задач.
Данные можно отображать по-разному: группировать по ответственным за выполнение, по срокам, по проектам и т.д.
В любой момент времени можно сформировать отчётность по положению дел и предоставить её начальству.
Предоставление регулярной отчётности руководителю
Отчётность можно формировать и автоматически — с помощью специальной надстройки «Outlook Exporter», разработанной отделом разработки «Организация Времени». Для формирования отчёта достаточно просто включить нужное представление и нажать кнопку экспорта. Удобный формат данных позволяет просматривать информацию в любое время — например, во время поездки на автомобиле.
Протоколирование совещаний и встреч руководителя
Чтобы совещание прошло эффективно, важно не просто его хорошо подготовить, но и зафиксировать основные результаты и договорённости. Руководителю, обычно принимающему в совещании самую активную роль, некогда составлять протокол — это задачу стоит поручить секретариату.
Итоговый протокол должен быть готов и согласован не позднее, чем через час после окончания совещания — это позволит участникам максимально быстро перейти к выполнению назначенных поручений.
Основные выводы и назначенные в ходе встречи поручения удобно фиксировать в единой системе контроля. Готовая версия протокола прикладывается к графе проведённой встречи таким образом, чтобы, открыв встречу в «Календаре», всегда можно было увидеть основные результаты и итоговый протокол.
Книга секретариата
Итак, для того, чтобы существенно облегчить выполнение своих обязанностей, секретариату необходимо настроить корпоративный Microsoft Outlook/Lotus Notes в соответствии с последними технологиями тайм-менеджмента, а также чётко прописать настройки и правила работы с ними в корпоративной книге секретариата, которая включает в себя следующие регламенты:
Благодаря подробно прописанной «Книге секретариата» руководителю не нужно беспокоиться о болезни своего личного помощника — новый сотрудник уже к концу первого рабочего дня будет разбираться в работе системы, а через несколько дней освоит её полностью.
Материал проекта Карьерист.ру
Автор: Сергей Бехтерев, директор по консалтингу компании «Организация Времени», первый в России сертифицированный специалист MindJet в области визуализации информации, ведущий тренингов и руководитель проектов в Государственной думе РФ, Министерстве экономического развития РФ, РЖД, Сбербанке, ФСК ЕЭС, РОСНО и др.
Публикации могут быть воспроизведены только со ссылкой на Карьерист.ру (careerist.ru).
Разместить резюме Добавить вакансию
