В целях оптимизации офисной деятельности, повышения эффективности труда и продуктивности выполнения поставленных перед работниками задач, узкие специалисты должны быть освобождены от лишней работы. И для этого, на рубеже веков в российских компаниях начали появляться должности офис-менеджеров.
Курируя офисную работу, такие специалисты занимают одни из ведущих ролей в крупных и мелких российских компаниях. Кто они и что действительно входит в их функции? Как офис-менеджеру, выполняющему действительно огромный объем работы в условиях глубокой экономической нестабильности получить желаемую прибавку к зарплате? Карьерист.ру постарается ответить на эти и некоторые другие вопросы!
Офисный менеджер – планктон или управленец?
Ввиду того что такая работа сопряжена с выполнением некоторых административных функций, многие часто отождествляют данную профессию с работой администратора. В действительности, менеджер выполняет административную работу лишь отчасти – в его должностные обязанности входит гораздо больший спектр задач, чем могут представить даже самые заядлые скептики.
Наиболее точно охарактеризовать эту профессию можно так: офис-менеджер, это специалист, управляющий офисными службами, координирующий их работу и снабжающий их всеми необходимыми инструментами труда и прочими расходными материалами, необходимыми для успешного выполнения поставленных задач.
Поскольку именно на офисного менеджера возлагается функция доведения необходимой коллективу информации и контроля над поставленными задачами практически всегда он подчиняется непосредственно руководителю компании, реже – его заместителю или руководителю отдела по управлению персоналом.
По этой же причине их нельзя причислять к периферийным офисным работникам – более правильно относить их к среднему или даже высшему менеджменту, в зависимости от возложенных обязанностей, предоставленных полномочий и ответственности. Важно понимать, что конкретный круг функциональных обязанностей офис-менеджера зависит от размера компании, ее направленности и размеров административно-управленческой части организации.
Однако независимо от этого, он прежде всего организатор офисной работы. Это первая и основная задача офисного менеджера. В ее рамках он может выполнять массу других функций, которые можно поделить на 5 групп:
- Управленческая функция. Прежде всего, это разработка организационной структуры, планирование офисного распорядка, руководство над персоналом или его вспомогательной частью, контроль над их работой, разработка корпоративной культуры и т.д.
- Административная функция. Выполнение такой функции предполагает организацию делопроизводственной работы, построение взаимоотношений между отделами, разделение офиса на зоны и т.д.
- Хозяйственная функция. Организация приобретения офисной техники, канцтоваров и прочих расходников, снабжение ими офисного персонала, выполнение техобслуживания, взаимодействие с сервисом и т.д.
- Контрольная функция. Организация контроля над выполнением поставленных руководством задач, проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, выполнение прочих контролирующих функций.
- Отчетная функция. Подготовка внутренней и внешней отчетности, предоставление документации руководству, сбор и аккумуляция отчетов по отделам.
Часто, эти обязанности урезаются и смешиваются с функциями других специалистов, например, с кадровой, бухгалтерской или иной работой.
Секретарь или офисный менеджер – кто действительно нужен руководителю?
Что примечательно, функциональные обязанности офисного менеджера часто путают и с секретарской работой, причем не только обыватели, но и сами руководители. Однако, в отличие от менеджера, секретари лишены властных полномочий и ограничены исключительно технической работой, в большей степени занимаясь организацией труда своего непосредственного руководителя.
В то же время многие отечественные компании часто «размывают» тонкую грань между этими профессиями, определяя офис-менеджера в качестве личного помощника руководителя. Такой подход, по меньшей мере, неправилен – организация офисного быта не может быть полноценной, если занимающийся ей специалист будет одновременно занят задачами своего руководителя.
Секретарская работа оплачивается на порядок ниже менеджерской, и это нужно учитывать при трудоустройстве. Поэтому заступая на должность офис-менеджера, важно четко определить спектр выполняемых функций, всячески открещиваясь от выполнения обязанностей личного секретаря. Стоит настоять на том, что объем выполняемой работы в рамках совмещенных обязанностей пойдет в ущерб работе офиса, а поэтому руководителю нужен отдельный личный секретарь.
В то же время совмещение функций офисного менеджера и помощника или секретаря директора, при условии того, что сотрудник реально справится с таким объемом – отличная возможность попросить повышения заработной платы. Логично, что увеличение нагрузки требует и более высокого поощрения труда, а в условиях, когда нанимать дополнительного человека слишком затратно – передать его функции уже имеющемуся работнику за умеренную прибавку к зарплате, будет отличным способом экономии бюджета компании.
К тому же такое совмещение предоставит больше возможностей для проявления хозяйственником своих других профессиональных качеств, станет поводом для дополнительного сближения с руководством и приобретения новых навыков. Например, можно дорасти до референта, совмещая представительские, журналистские и аналитические функции, которые будут оценены на порядок выше, чем менеджерская работа.
Такая инициатива со стороны офис-менеджера, когда директор действительно будет нуждаться в помощи, точно будет воспринята положительно. Однако прибавки к жалованию можно добиться не только при увеличении нагрузки, но и при качественном выполнении своих непосредственных обязанностей.
Идеальный сотрудник – достойная зарплата
Очевидно, что уровень дохода офис-менеджера прямо пропорционален его эффективности в качестве организатора офисного досуга и работы компании. Поскольку его работа не предполагает конкретных результативных показателей, получить прибавку в условиях экономического кризиса чрезвычайно сложно. Лишь в единичных случаях, размер заработной платы соответствует ожиданиям офисного специалиста – на действительно достойные зарплаты стоит рассчитывать лишь в крупных компаниях с именем, где работа на такой должности действительно высоко цениться.
В подавляющем же большинстве случаев, по данным Карьерист.ру, зарплата офис-менеджера не превышает 25–35 тыс. рублей. А поэтому для ее повышения до более-менее достойного уровня нужно оптимизировать все свои усилия и стать незаменимым для офиса работником. Изначально для этого нужно обладать базовым «пакетом» профессиональных характеристик, среди которых:
- Личные качества. Наиболее востребованными будут самоорганизация, стрессоустойчивость, коммуникативность, тактичность, деловой этикет, способность принимать оперативные решения в проблемных ситуациях и т.д.
- Опыт работы. Проявить себя на должности офис-менеджера, с учетом того, что эта работа рутинная и практически незаметна, сможет только специалист, проработавший в компании не менее 1-2 лет.
- Образование. Высшее образование для данной должности не является обязательным, однако его наличие будет говорить про дополнительные знания и потенциальные возможности, что прибавляет ценности специалисту.
- Дополнительные навыки. Как ни странно, но они впоследствии и могут стать решающим факторов при решении вопроса о повышении зарплаты. Например, безупречное владение офисным пакетом программ для ПК, высокая скорость набора текста или совершенное знание английского языка позволят просить прибавку как минимум в 15–20%, а возможно даже и выше.
Обладая такой базой, важно выполнять свою работу добросовестно и безупречно на протяжении всего трудового пути – при наличии «косяков» едва ли стоит даже пытаться просить прибавки, эффект может быть прямо противоположным. При этом офис-менеджеру важно оставаться всегда на виду, как у коллег, так и у руководства – весь кабинетный персонал должен наблюдать воистину титанические усилия и напряженность офисного хозяйственника при выполнении им организационно-распорядительных и снабженческих функций.
Ни одна офисная проблема не должна быть решена без воли, помощи или распоряжения офис-менеджера – коллеги должны чувствовать его нужность в коллективе и заинтересованность, как в превосходном специалисте.
И если менеджеру действительно удастся проявить себя в качестве незаменимого офисного хозяйственника, то он действительно сможет рассчитывать на повышение жалования, поводом для просьбы которого может стать, например, чрезмерная нагрузка или ее несоответствие уровню зарплаты.
Иного способа для получения повышения, кроме как стать действительно идеальным офис-менеджером, в такой профессии попросту не существует. В качестве дополнительного аргумента могут выступить пройденные административные тренинги или курсы повышения квалификации, однако без проявления своей важности и веса как незаменимого работника, добиться желаемого уровня зарплаты не получится.
Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — careerist.ru.
Разместить резюме Добавить вакансию