Совет HR-консультанта

Эффективное рабочее собрание: есть ли рецепт?

Собрание на работе может быть и в тягость, и в радость

Собрание на работе может быть и в тягость, и в радость

Исследования, да и здравый смысл подсказывает, что продуктивное взаимодействие внутри компании является ключом к долгожданному успеху. Именно сообща можно достичь значительных успехов, а не поодиночке. Впрочем, нельзя сказать, что такой подход к работе «празднуют» многие работодатели. А зря… В этой статье пойдет речь о высшей степени проявления коллективного взаимодействия в рабочих условиях – собрании.

Многие встречи и собрания похожи друг на друга как две капли воды: в определенное время – «час пик» сотрудники бросают все свои дела и направляются слаженным строем в конференц-зал для обмена ничего не значащими любезностями. У многих, лучше сказать, у большинства написано на лицах: «Что я здесь делаю? Кому здесь важно мое мнение?» За этим следует описание повестки дня, секретарь может стенографировать обсуждаемое, а председатель коротко обозначает границы проблемы, решить которую, собственно, все и собрались.

Большая часть сотрудников, посещающих собрания, делают это из-за соответствующей обязанности в должностной инструкции. Стоит ли говорить, что право голоса на подобных встречах имеют только избранные. На общие собрания зовут, как правило, только определенных представителей отделов – к примеру, бухгалтерии, маркетинговых исследований, проектного отдела, продаж и кадров. Но почему существует это неписанное правило, что участвовать в обсуждении могут лишь представители отдельных должностей?

Достижение эффективности через разноплановость мнений

Опытные менеджеры скажут, не задумываясь, что ключом к созданию самой продуктивной и успешной команды является психология. Эксперты, продолжая это мнение, советуют привлекать к решению определенных задач специалистов, исходя не из должностей, умений и определенных навыков, а из способа мышления и поведенческого типа. Именно такая команда позволит превзойти любую другую в части генерации свежих решений и работоспособных идей.

Идеальное собрание или переговорный процесс нацелены на сведение воедино разных идей и подходов, позволяя нащупать выразительность в общении с коллегами или партнерами, продемонстрировать настойчивость в достижении поставленных целей и гибкость в определении приоритетов. Психологи подтвердят, что люди, привыкшие действовать по налаженному принципу, перенимают и понимают шаблоны в поведении своих коллег. В результате встречаются лоб ко лбу коммуникабельность и сдержанность, беспристрастность и целеустремленность, жесткость и мягкость.

Каждый на собрании должен понимать свою задачу и общую цельПравила проведения эффективного собрания:

Правило №1.Выбор правильных участников собрания. Перед конкретным собранием определите схематически тип мышления каждого из сотрудников, после чего пригласите представителей каждого из существующих типов: склонные к аналитике помогут четко обрисовать проблему и изобразят решение при помощи цифр и фактов. Те сотрудники, которым свойственно структурировать данные, подтвердят жизнеспособность существующих вариантов. Социально активные и общительные представители группы смогут оценить влияние человеческих факторов, поспособствуют организовать продуктивное общение. Члены группы с абстрактным мышлением предоставят ожидаемые результаты, не уделяя особого внимания мелким деталям.

Если в Вашей команде есть сотрудник, обладающий одновременно несколькими типами мышления, обязательно задействуйте его в коллективном «брейнсторме», ведь он сумеет по достоинству оценить не только вклад других членов команды, но и внести необходимые коррективы, сыграть роль эффективного посредника между представителями разных типов.

Когда в команде недостает представителя какого-то из типов мышления, советуем найти такого. При этом нужно выбирать таких участников команды, которые не станут безоговорочно соглашаться с любым мнение, высказанным авторитетным лицом. Лучше остановить свой выбор на тех, которые будут искренне увлечены проблемой и заинтересованы в ее решении.

Правило №2. Поставьте каждого из участников в известность об индивидуальной и глобальной цели и задаче. Каждый из присутствующих на собрании должен понимать, какова цель его участия. На вопрос «Зачем я здесь» каждый сотрудник должен получить внятный ответ. При этом каждый должен понимать, каких действий от него ожидают. Таким образом, будет определена роль каждого члена команды и личный вклад в общее дело.

Правило №3. Создайте атмосферу, в которой любое мнение и идея будут приветствоваться. Участники не должны бояться высказывать приходящее на ум вслух. Руководитель должен сыграть роль направляющего в поиске решений, а не надзирателя и бессменного оратора. Поощряйте активную дискуссию, старайтесь избегать критики мнений и идей, иначе их перестанут оглашать вообще.

Правила проведения эффективного собрания простыПравило №4. Каждая встреча должна иметь логическое завершение – определенный вывод. Каждый из участников получил пищу для размышлений или же в ходе обсуждений было принято определенное решение, поэтому совершенно ясно к чему дальше предстоит двигаться. Прекрасно, если участники получают задание после завершения собрания. Завершенная встреча должна принести чувство, что время и силы не были потрачены зря.

Правило №5. Важны не формальности, а конкретные результаты. Регламент, стенографирование, очередность выступления участников важны в том случае, если собирается большой коллектив, а не когда важна генерация идей и практических решений. В последнем случае отсутствие формальности принесет наиболее желательные плоды.

В завершение отметим, что коллективный разум – невероятно универсальная вещь, способная разогнать тучи над любой проблемой, а скучные безрезультативные собрания превратить в действующий коворкинг.

careerist.ru желает Вам результативных рабочих собраний!

Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — careerist.ru.

Разместить резюме Добавить вакансию