Совет HR-консультанта

Должность секретаря – герой анекдотов или лицо компании?

Специфика профессии секретаря

Среди множества наших соотечественников не перестает бытовать стереотип, по которому заботы секретаря ограничиваются ношением короткой юбки и глубокого декольте, регулярной подачи начальнику кофе и бесконечных разговоров по телефону. Такой стандарт современного секретаря выгравирован на «теле» профессии благодаря нескольким не самым удачным примерам растиражированных на ТВ низкопробных сериалов, где секретарей представляли миловидные, но вовсе не отягощенные интеллектом легкомысленные девицы с ограниченными умственными способностями и шикарными внешними данными. В реальности же, представители данной профессии выполняют более сложные функции и задачи, чем героини привычных всем вечных анекдотов и сериалов.

Секретари – это прежде всего офисные работники, оснащенные широким универсальным функционалом, рассчитанным в равной степени как на обеспечение полноценной жизнедеятельности всей организации, так и на непосредственную помощь самому руководителю.

В преддверии Всемирного дня секретаря, отмечаемого 21 апреля, Карьерист.ру расскажет посетителям портала об особенностях данной профессии, ее важности и окутывающих ее мифах.

Специфика профессии «секретарь»

С профессией секретаря принято связывать девушек приятной внешности, встречающих посетителей приемной широкой улыбкой. И действительно, благодаря способности быть вежливыми и услужливыми в любых ситуациях, а также выдерживать монотонную ежедневную работу, в подавляющем большинстве случаев такие позиции занимают женщины. Выполнение функций секретаря – это всегда игра «на вторых ролях». Претендент на такую должность должен понимать, что он всегда будет оставаться «в тени», предоставляя лавры почета своему непосредственному руководителю.

Поскольку секретарь – это лицо офиса, многие руководители считают, что такое лицо должно быть миловидным. Именно поэтому приятная внешность и молодой возраст – важный критерии при выборе кандидата. Однако не менее распространены случаи, когда секретарями работают дамы более почтенных лет – основным их преимуществом выступают выработанные годами деловые качества. Вместе с ними высоко ценятся общительность, открытость, деликатность и культура общения в целом.

По роду своей деятельности, секретарю приходится общаться с разными людьми и вне зависимости от их настроя, он должен оставаться вежливым в любой ситуации. Для этого представитель данной профессии должен дружить с самообладанием и быть эмоционально стабильным, способным оставаться спокойным и собранным, даже когда собеседник переходит на грубости. Поведение секретаря всегда должно оставлять впечатление, что компания, как и он сам, сделают все возможное для решения возникшей проблемы. Поэтому, если вы стеснительны, для вас составляет проблему улыбаться незнакомым людям и идти с ними на контакт, то такая работа точно не для вас.

Работа и основные обязанности

В той или иной форме, должности секретаря есть в каждой компании. В зависимости от размера и профиля организации, могут требоваться как ресипшионисты, секретари приемной, референты или даже личные ассистенты и помощники руководителя. В любом случае рынок вакансий в этом направлении достаточно обширен. В более мелких компаниях, данные позиции, как правило, перемешаны с выполнением какой-либо другой работы.

В отличие от крупных организаций, где должностные обязанности секретарей прописаны довольно четко. В их число, как правило, входит:

  • Прием входящих и выполнение исходящих звонков, по поручению непосредственного руководителя;
  • Взаимодействие с посетителями приемной – их консультирование, запись на прием к начальнику и т.д.
  • Составление графика занятости непосредственного руководителя;
  • Прием поступающей на рассмотрение руководителю корреспонденции и прочий документооборот;
  • Составление писем, запросов, ответов и прочих документов по поручению начальника;
  • Контроль над исполнением изданных руководителем приказов и распоряжений, а также соблюдением их сроков;
  • Обеспечение рабочего места руководителя всеми необходимыми средствами оргтехники и канцелярии;
  • Организация приема посетителей;
  • Формирование дел, обеспечение их сохранности и сдачи в архив;
  • Организаций командировок начальника – бронирование билетов и гостиниц;
  • Выполнение других служебных поручений.

Нужно учитывать, что секретарская работа предельно ответственна. Ее основной задачей является создание условий, которые будут способствовать максимальной эффективности руководителя. Именно в этом и состоит ее основная важность, как для самого начальника, так и для компании в целом. При занятии такой должности в более-менее крупной московской компании можно рассчитывать на среднее жалование в 40-45 тыс. рублей, а должности секретаря-референта – даже до 50 тыс. рублей. В регионах, естественно, зарплата таких работников на порядок ниже.

Необходимые соискателю навыки и качества

Конечно, квалификационные требования для секретарей будут зависеть от непосредственного работодателя, поскольку выполняемые функции, в зависимости от организации и ее профиля, могут существенно отличаться. В любом случае для занятия такой должности, высшее образование не является обязательным – как правило, достаточно среднего специального или прохождения курсов. Но в то же время диплом вуза дает соискателю преимущество при трудоустройстве, особенно если его профиль, в той или иной мере, касается деятельности компании.

Кроме того, незаменимыми и конкурентными будут такие знания и качества, как:

  • Знание основ делопроизводства:
  • Знание и умение работать с основными офисными программами;
  • Умение работать с офисной оргтехникой;
  • Владение иностранными языками;
  • Безупречная грамотность при составлении деловой корреспонденции;
  • Коммуникабельность и пунктуальность;
  • Внимательность и ответственность;
  • Дисциплина.

Одним из важнейших качеств будущего секретаря является стрессоустойчивость – постоянное взаимодействие с разными категориями людей, в перерывах между которыми необходимо выполнять другие поставленные руководителем задачи, это тяжелейший труд, который под силу не каждому. К тому же нужно быть готовым к ненормированному рабочему дню и постоянным переработкам, в зависимости от специфики. Так, секретарю-ресепшионисту всегда приходится приходить в офис первым и уходить последним, а график помощника руководителя всегда будет зависеть от расписания босса, который часто выходит за рамки обычного рабочего дня.

Стереотипы секретарской работы

Стереотипы секретарской работы

При всех сложностях секретарской работы, специалистам данного профиля всегда приходится сталкиваться с множеством мифов и стереотипов, окутывающих данную профессию и создающих не совсем лицеприятный имидж ее представителям. И самое страшное, что такие суждения, укоренившиеся в сознании людей, воспринимаются как вполне себе объективное описание сферы деятельности секретарей, с чем профессионалы своего дела не перестают ежедневно бороться. Более того, такие мифы отталкивают многих даже от мыслей устраивать на работу секретарем.

Дабы развеять всякие сомнения, Карьерист.ру публикует 5 устоявшихся стереотипов, которые в 98% случаев не соответствуют секретарской работе.

  • Секретарша – любовница шефа. Самый распространенный миф, в котором всегда уверены все сотрудники, кроме двоих – самого секретаря и начальника. В действительности, такие ситуации имеют место крайне редко. Бороться с такими стереотипами нет смысла – их подогревают бесчисленные истории и сериалы на ТВ, чем часто наносят невосполнимый ущерб, как имиджу компании, так и семейным отношениям, как начальников, так и секретарей. Опровергнуть подобное мнение окружающих может лишь полное отсутствие публичного флирта между шефом и секретаршей.
  • Отсутствие квалификационных требований, образования и специальных знаний. Многие считают, что для работы секретарем достаточно иметь 3-й размер груди и носить мини-юбку, отчего вчерашние школьницы и студентки толпами осаждают собеседования на эту должность. Развейте подобный миф, рассказав про необходимость знания документоведения, иностранных языков, умения вести переговоры и обладать безупречной грамотностью, для составления деловой корреспонденции.
  • Простота работы. Опять же, благодаря «славе», распространенной на ТВ, считается, что работа секретаря ограничивается подношением кофе, маникюром и разговорами по телефону. Однако, после прочтения должностной инструкции секретаря, любой человек убедится, что это не так. Если у вашего собеседника вдруг возникнет подобное мнение о секретарской работе, просто расскажите ему про номенклатуру дел или порядок контроля над распоряжениями руководителя – миф будет мгновенно развеян.
  • Сексуальная внешность. Безусловно, секретарь, как лицо компании, должен выглядеть хорошо. Однако это вовсе не значит, что такую должность должна занимать смуглая блондинка с большим бюстом. Конечно, внешность – один из основных критериев для многих компаний при выборе кандидата, однако, он, прежде всего, касается ухоженного вида, аккуратности и стильности одежды, но никак не сексуальности.
  • Отсутствие карьерного роста. Конечно, должность секретаря в конкретной компании вряд ли предполагает повышение. Однако история знает множество примеров, когда из них получались успешные бизнесмены, чиновники и крупные менеджеры. Дело в том, что секретарь участвует в большинстве процессов организации, а это – отличная возможность получить бесценный деловой опыт.

Очевидно, что должность секретаря – это далеко не предел карьерного роста. Многие выбирают данную профессию в качестве временного пристанища при поиске места «потеплее». Однако данная профессия позволяет получить незаменимые полезные навыки и знакомства. А это, в свою очередь, может стать отличным подспорьем и хорошим стартом для карьеры специалиста, предпринимателя и даже руководителя компании, ведь кто как не секретарь, знает всю внутреннюю «кухню» организации…

Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — careerist.ru.

Разместить резюме Добавить вакансию