Профессиональные административные специалисты необходимы почти в каждой отрасли. Навыки, которые вы приобрели на одной работе, часто переносятся в другую сферу, если выбираете карьеру помощника-администратора.
Административные вакансии занимают обширный диапазон. Отчасти потому, что есть много типов должностей, много областей знаний и вереница ступеней карьеры, от начального уровня до высшего руководства.
Обязанности включают управление шумным офисом, общение с людьми и ведение документации. Эта универсальность и адаптивность делает карьеру в области управления выгодной. Однако имейте в виду, что, несмотря на спрос в некоторых секторах (например, в медицине и здравоохранении), общие перспективы трудоустройства административных помощников, как показывают федеральные статистические данные, в будущем снизятся.
Хотя наличие высшего образования полезно, многие работодатели не требуют диплом при приёме на административную работу. Однако для большинства вакансий требуются относительно высокие технологические навыки использования компьютеров, а также отличные организационные, многозадачные, коммуникативные навыки работы с людьми.
Сравните некоторые варианты рабочих мест для начала карьеры.
Помощник по кадрам
Помощники по персоналу отслеживают заработную плату, льготы, учитывают изменения и изменения в названиях должностей, а также любую другую информацию, содержащуюся в кадровой документации организации.
Хотя вы можете получить работу с дипломом об окончании средней школы, некоторые работодатели нанимают только тех кандидатов, которые имеют профильную степень бакалавра.
Помощник библиотекаря
Эти люди помогают, выполняя канцелярские обязанности в государственной, школьной, университетской или специальной библиотеке. Они регистрируют и проверяют книги, обрабатывают новые материалы, возвращают книги и другие предметы на полки и собирают штрафы. Работодатели наймут вас, если у вас есть аттестат о среднем образовании или эквивалентный диплом. Некоторые даже берут на работу тех, кто не закончил учёбу. Они предложат обучение новых сотрудников без отрыва от производства.
Фельдшер
Фельдшеры и медицинские сёстры выполняют административные и клинические задачи в кабинетах врачей. Многие отвечают за и то, и другое, но некоторые занимаются только одним типом задач.
Помощник юриста
Секретари помогают юристам с различными задачами, включая подготовку к судебным процессам, слушаниям и закрытию. Они также проводят исследования и разрабатывают юридические документы.
Вы можете выбрать один из нескольких путей, если хотите стать помощником юриста.
- Найти юридическую фирму, которая предложит обучение без отрыва от производства. Это самый простой и наименее затратный способ подготовиться к работе по этой специальности.
- Если вы хотите повысить свои шансы на приём на работу, пройдите формальное обучение.
Помощник по административным вопросам
Тот, кто работает с руководителем или группой руководителей для выполнения повседневных задач в организации. Административный помощник может отвечать на телефонные звонки или приветствовать гостей, как секретарь. Он также выполняет более сложные задачи, такие как создание повесток дня, встреч и управление несколькими календарями.
Другие задачи административного помощника включают:
- контроль инвентаря, оборудования и канцелярских товаров;
- координация процедур отчётности между командами организации;
- обеспечение поддержки проекта;
- контроль расходов и счетов отдела.
Офис-менеджер
Офис-менеджер, также известный как офисный администратор или просто администратор, выступает в качестве связующего звена между руководством и сотрудниками внутри организации. Офис-менеджеры несут ответственность за множество задач, включая контроль доставки, организацию рабочих мест и оказание помощи руководителям, где это необходимо. В зависимости от размера организации, офис-менеджер может также помочь в процессе найма, назначив собеседования, или с финансовыми задачами, такими как управление счетами.
Регистратор
Регистратор, также обычно называемый секретарем или дежурным стойки регистрации, является первой точкой контакта для клиентов и сотрудников при входе в офисную среду. Администратор обычно сидит у стойки регистрации или у входа в вестибюль и помогает приветствовать и направлять посетителей, когда они прибывают.
Регистратор также отвечает на основную телефонную линию компании и соответственно переводит звонки. Другие задачи администратора на стойке регистрации включают получение почты или посылок, планирование встреч для клиентов, уборку приёмных и помощь с другими административными задачами по мере необходимости.
Виртуальный помощник
Сравнительно новая должность для лица, которое предоставляет различные услуги предприятиям или руководителям организаций из удалённого места. Виртуальный помощник выполняет многие задачи, выполняемые исполнительным помощником, но также может выступать в качестве личного помощника и выполнять личные поручения.
Общие задачи виртуального помощника включают:
- административная работа (электронная почта, планирование, бронирование поездок);
- личные задачи (планирование личных встреч, совершение личных покупок, бронирование личных поездок);
- создание контента (исследование и создание блогов или бизнес-контента);
- управление финансами (мониторинг бюджета и расходов);
- служба поддержки клиентов (ответы на звонки и их перенаправление).
Начальник штаба
Титул, который часто можно услышать в политике также сравнительно новый термин для высшей административной ступени в бизнесе. Начальник штаба служит связующим звеном между клиентами, персоналом и руководителями.
Основные обязанности начальника штаба:
- помогает генеральному директору организовать свое время;
- посещает встречи от имени своего начальника;
- общается с основными заинтересованными сторонами;
- составляет проекты предложений для генерального директора;
- проводит организационную культуру и мероприятия.
Какие навыки нужны соискателю?
Чтобы представлять ценность для своих организаций, секретарям, исполнительным помощникам и общему административному персоналу необходимы определённые качества.
- Сильные организаторские способности — это краеугольный камень админской профессии. Это означает, что нужно следить за дневниками и календарями, аккуратно хранить документы (цифровые или физические), и всегда заранее думать о том, что будет дальше.
- Чёткие коммуникативные навыки — помощники администратора берут на себя все связи, на которые у руководителей нет времени. Им часто приходится отвечать на электронные письма и принимать телефонные звонки от имени руководителей и общаться с VIP-персонами, поэтому очень важно иметь хорошее правописание и приятную манеру общения по телефону.
- Инициатива и драйв — лучшие помощники администраторов, которые не просто реагируют на проблемы по мере их поступления. Они ищут способы повысить эффективность, оптимизировать операции и внедрить новые программы на благо себя, своих руководителей и бизнеса в целом.
- IT-грамотность — это важно для роли администратора. Знание Microsoft Office и любых других инструментов, которые могут использоваться в организации (например, инструментов управления проектами), является обязательным.
- Честность и осмотрительность. Административные специалисты часто имеют доступ к конфиденциальным данным, стратегическим встречам, показателям эффективности бизнеса и другой секретной информации. На хорошего сотрудника руководство может всецело положиться.
Итак, если вы заинтересованы в поиске подобного рабочего места, открывайте раздел сайта карьерист.ру с вакансиями. Где-то вас очень ждут!
Разместить резюме Добавить вакансию
