Как сделать, чтобы письма всегда читались, или привлекательное электронное письмо

Электронные письма укоренились везде и, по всей видимости, надолго как часть деловой коммуникации и культуры. При этом малая доля из нас способна писать действительно отличные письма. В этой статье приведем 5 важных моментов, на которые обязательно нужно обращать внимание, прежде чем нажать на кнопку «Отправить».

Современные бизнес-имейлы ну никак нельзя назвать привлекательными на вид. Они широко распространены по всему миру, более того, службе Gmail исполняется уже десятилетие, а Hotmail и того больше – 18 лет, а выглядят они по-прежнему все так же вяло. И хоть мы не можем пожаловаться на недостаток инноваций, имейлы по-прежнему прочно занимают место самого популярного способа коммуникации в бизнесе, и, скорее всего, будут еще долго удерживать это звание.

Скорее всего, Вам приходится иметь дело с кучей новых электронных писем каждый день, и какими бы ни были Ваши лучшие побуждения, скорее всего, огромную часть из них Вам приходится игнорировать или как минимум читать по диагонали. Надо сказать, что эта тенденция широко распространена. А кто владеет информацией, тот, как известно, владеет миром. Вооружившись этим знанием, Вы сможете достичь значительно большего в своей работе, особенно если она касается продаж, налаживания коммуникации или мотивации персонала. Уровень написания практически всех электронных сообщений достаточно низок, так что Вам нужно просто писать свои письма чуть-чуть лучше, чем остальные, чтобы они производили значительно больший эффект.

Приведем пять ключевых шагов, которые стопроцентно будут способствовать улучшению email-этикета, акцентированию внимания на ваших письмах и повышению степени их читабельности.

Будьте лаконичны. Кажется, Марк Твен говорил: «Если бы у меня было больше времени, я бы написал не такое длинное письмо». Старайтесь писать письма так, чтобы они не напоминали отрывки из энциклопедии или докторской диссертации. Придерживайтесь простого правила: «твиты» не содержат более 140 символов, а ваши письма пускай не имеют более 150 слов. Вот отличный пример. Представьте, что вы хотите пожаловаться на Amazon, вы пишите прямо Джефу Безосу (Jeff Bezos). Если он посчитает, что ваше послание заслуживает ответа, то его перешлют тому специалисту, который ведает соответствующими вопросами с единственным комментарием, — знаком вопроса, что будет означать, что к вашему письму нужно отнестись, словно к ящику с тикающим внутри механизмом. Вот Вам и лаконичность в действии.
Будьте прямолинейны. Говорите по делу. Убирайте из писем ненужные и лишние прилагательные и наречия. Совершенно незачем использовать массу дополнительных слов, не несущих особой смысловой нагрузки, но добавляющих вашему письму чрезмерность. Иначе Вы рискуете, что Ваше письмо будет проигнорировано. Если вам никак не удается достичь краткости в написании деловых писем, постарайтесь, хотя бы вначале письма или в теме, обозначать кратко его суть или резюме, указывая ожидаемое ответное действие.
Перечитайте, перед тем как отправить. Желательно дважды. Говоря об электронных письмах, которые не должны были стать достоянием общественности, стоит напомнить неприятную ситуацию, имевшую место сразу после смерти главы корпорации Apple Стива Джобса. Один из руководителей по продажам компании Samsung (непосредственного конкурента Apple) отправил письма своим коллегам, в которых настаивал на том, что именно сейчас наступило самое благоприятное время для того, чтобы сдвинуть с пьедестала iPhone. Буквально в тот же месяц Samsung выдал вирусную рекламу своего смартфона, в которой посмеялся над фанатами «яблочной продукции». Возможно, эта рекламная акция продумывалась как часть очень разумной стратегии, однако письма, оказавшиеся у всех на виду, оставили неизгладимое неприятное ощущение, не зря же они имели пометку как «строго конфиденциальные – только для юристов». Очевидно, что отправители должны были максимально позаботиться о том, чтобы эти сообщения не попали на глаза общественности. Извлекаемый урок из этого таков: перечитывайте свои электронные письма, перед тем как отправлять всем – это сделать значительно легче, чем пожинать подобные плоды, особенно если отправляемые письма к тому же коротки.
Не медлите с ответами. В прошлом году главный исполнительный директор Snapchat Ивен Шпигель (Even Spiegel ) «твитнул» несколько первых писем из переписки с Майклом Цукербергом до того, как было отвержено предложение в 3 млн. долларов. Самое интересное кроится в том, насколько короткими и быстрыми были эти приветственные сообщения. Первое письмо Цукерберга состояло из 46 слов и было отправлено в 18:23, Шпигель ответил на него спустя полчаса, использовав всего 19 слов и смайлик. Спустя три часа Цукерберг написал ему ответ, состоящий из 14 слов. Несмотря на то, что сделка не состоялась, очевидно одно: если что-то действительно важное, отвечать нужно быстро и разглагольствовать при этом не обязательно.
Адреса добавляйте в последнюю очередь. Очень часто случается, когда из-за распространенных имен происходит ошибка при выборе получателя и отправке писем. Известен случай, когда бизнесмен, обсуждающий покупку одной компании, имел имя аналогичное с именем генерального руководителя обсуждаемой компании. Отличия были лишь в инициалах. В результате бизнесмен стал ошибочно получать конфиденциальные письма от сотрудников этой компании, в которых, кстати, обсуждались вопросы их позиции в переговорах по продаже. Так что стоит несколько раз проверить адреса получателей в независимости от важности отправляемого сообщения. Еще лучше, если вы приучитесь ставить адрес в самом конце, когда письмо будет перечитано и отредактировано. Таким образом вы избавите себя от риска отправить незаконченное деловое письмо важному деловому партнеру или того хуже, ошибочному получателю как в описанной выше ситуации.