Эффективность работы предприятия в целом или конкретного отдела в частности зависит от всех членов коллектива. Главный залог успеха состоит в правильной постановке задач сотрудникам и четком контроле за их выполнением. Сегодня уже не поможет приказной порядок доведения планов и требований. Как повысить качество выполнения поставленных целей – читайте ниже.
Подготовка к постановке задачи
На первом этапе руководитель выбирает сотрудника для выполнения поручения. После этого начинается подготовительный этап, во время которого:
- Анализируется важность и приоритетность конкретного задания. Возможно, есть более актуальные проблемы, которые важно решить быстрее, чем эту. Если начальник понимает, что цель не является приоритетной, формулируются и распределяются между персоналом другие виды работы и задания.
- Анализируется опыт подчиненного. В зависимости от этого руководитель принимает решение о порядке и сроках контроля за выполнением поставленной цели. Для опытного коллеги особый контроль не нужен, поэтому начальник проверяет его результаты посередине и в конце выполнения работы. Неопытность подчиненного означает, что проверять его следует чаще. На каждом из этапов контроля можно что-то посоветовать и подкорректировать.
- Проверяется наличие материальных ресурсов для решения проблемыПроцесс постановки задачи
Профессиональный руководитель – это всегда хороший психолог. Новая цель и объем работы доводится конкретному сотруднику во время личного общения. Как это сделать, чтобы работник был заинтересован в достижении ощутимого результата и не выполнил все ради «галочки»?
Во-первых, следует четко сказать, что сотруднику необходимо сделать. Конкретизировать методы и способы не стоит, потому что такие указания не будут приятны коллеге. Во-вторых, устанавливаются параметры успешной реализации задачи (например, рост уровня продаж, повышение процента обзвона клиентов, увеличение выручки предприятия и другие). Следующий момент — сроки выполнения. Сотрудник должен четко знать за какой период времени он должен показать результат. В конце беседы руководитель называет конкретную цель, то есть для чего компании важен позитивный результат его работы.
Перед стартом выполнения поручения исполнитель должен понимать:
- суть задания;
- порядок и методы его реализации;
- конечную цель;
- порядок контроля эффективности и продвижения к поставленной цели.
Мотивация
Сотрудник, отдел или группа лиц, которые занимаются конкретным проектом, должны понимать мотивационные последствия отличного выполнения задачи. Руководитель предприятия или конкретного подразделения формирует мотивационную ленту еще до старта реализации действий в рамках конкретного поручения.
Какие-то четкие нормы мотивации не установлены, поэтому здесь решение остается за руководителем. Среди наиболее распространенных вариантов можно упомянуть:
- разовая премия;
- преимущество при возможности карьерного роста;
- повышение заработной платы;
- выделение роли сотрудника в работе отдела во время предоставления отчета высшему руководству
- предоставление дополнительного выходного дня или отпуска (в зависимости от важности и сложности задачи);
- награждение похвальной грамотой с записью в трудовую книжку и другие методы мотивации.
Понимание задачи
В финале стартовой беседы руководитель должен убедиться в эффективности коммуникации, то есть правильно ли сотрудник понял, что ему делать и какие в итоге ожидаются результаты. Для этого исполнитель излагает начальнику суть требований и главную цель в своем понимании. Если выявлено недопонимание, начальник конкретизирует задание и устраняет пробелы.
Контроль работы сотрудников в офисе
Типичная офисная работа компании – это общая суматоха, но в этом сумбуре всегда есть системность и четкость, так как идет процесс. Для достижения позитивной динамики доходности и общего развития компании важно периодически контролировать процесс выполнения сотрудниками поставленных задач. Основные задачи контроля:
- соблюдение сроков;
- проведение супервизии, то есть обсуждения работы и ее результатов. Такое общение дает возможность сделать промежуточный анализ, выявить неточности и проблемные места. Более опытные сотрудники или руководители посоветуют новичку или просто сотруднику с меньшим опытом как устранить ту или иную недоработку.
Основные виды контроля
Проверку выполнения поставленного руководством задания можно осуществлять на разных этапах работы. Исходя из этого выделяют такие виды контроля:
- предварительный. Практикуется в основном для новичков и малоопытных сотрудников на этапе, когда выполнено от 25 до 40 процентов работы. Кадровики считают, что руководство не должно злоупотреблять чрезмерным контролем, поэтому данный вид используется редко;
- поэтапный. Применяется только в том случае, если сотрудник стажируется либо только недавно приступил к выполнению обязанностей. Суть в том, что выполнение любой задачи делится на несколько частей (сбор информации, планирование процесса выполнения, практическая работа, подведение итогов). Непосредственный руководитель знакомиться с результатами труда сотрудника после завершения каждого из этих этапов;
- заключительный. В процессе работы руководитель не вмешивается в выполнение, полностью доверяя своему опытному сотруднику. Человек прорабатывает задачу по сформированному плану и в итоге показывает начальнику конкретный результат, то есть то, что удалось достичь, а что не удалось;
- выборочный. В отделе или подразделении каждый сотрудник (группа коллег) отвечают за отдельные направления и проекты. Начальник не может проконтролировать всех, поэтому периодически осуществляет выборочную проверку выполнения сотрудниками поставленных задач.
Контроль удаленных сотрудников
Существует несколько методов проверки как люди, не сидящие в офисе, выполняют свои трудовые обязанности. Применение тех или иных вариантов зависит от доверия внутри коллектива и требований заказчиков. Первый способ — установка специальных сетевых компьютерных программ шпионского типа, которые периодически передают скрины с компьютеров всех сотрудников на центральный сервер.
Второй вариант по сути не отличается от офисного контроля. Например, работает команда. Часть людей сидит в офисе, а вторая — у себя дома. Перед командой поставлена комплексная задача. В таком случае результат возможен только при слаженной работе всех. Основные методы контроля за результатами в таком варианте организации работы следующие:
- ежедневные видеозвонки;
- периодические онлайн конференции и совещания с участием всей команды;
- предоставление каждым удаленщиком периодических (допустим, раз в день, в два дня или в неделю) отчетов с результатами работы.
Особенности поиска сотрудников в условиях карантинных ограничений
Рекрутинг в условиях пандемии и карантина поменялся, но не значительно. Выделим две особенности:
- Увеличение количества телефонных и скайп собеседований для минимизации контактов между людьми, которые ек общались ранее.
- Изменение кадровых потребностей работодателя. Упор в процессе замещения вакантных должностей делается на те позиции, которые принесут имиджевую и финансовую пользу компании, а не набор офисно-административного персонала.
По результатам собеседования принимается решение:
- Новый сотрудник приступит к работе после карантина.
- Человек будет работать в удаленном режиме.
- Отказ в принятии на работу.
Только слаженная работа команды с умеренным и правильно спланированным контролем даст эффективный результат.
Разместить резюме Добавить вакансию