Помощник/ассистент руководителя( Красный квадрат )

26 Октября

от 80 000 руб.

Партнерские Вакансии

Компания "Красный квадрат"

Медиагруппа “Красный Квадрат” — одна из крупнейших продакшн структур с самой широкой специализацией проектов: от производства ТВ, видео и кино контента до организации мероприятий и экспозиций с большой долей мультимедийного контента.

Второе производственное отделение медиагруппы специализируется на разработке и производстве музейных, выставочных и событийных экспозиций и пространств. Одновременно в работе порядка десятка проектов, включая и проекты, связанные с ТВ индустрией.

Руководителю подразделения нужен личный ассистент, помощник:

• надо быть в курсе всех идущих проектов подразделения и ключевых специалистов по ним;
• надо быть в курсе всех операционных процессов, которые находятся под контролем руководителя, а также ключевых ответственных за эти процессы;
• надо быть в курсе всех поручений, которые ставятся руководителем управляющему составу подразделения, а также отдельным сотрудникам;
• надо быть в курсе собственных задач руководителя, с пониманием их приоритетов;
• надо уметь определять наиболее приоритетные вопросы, проблемы, задачи и поручения, фокусировать на них внимание руководителя;
• надо уметь организовывать встречи и совещания, фиксировать резюме решений по ним;
• исполнение отдельных задач и поручений (не проектная деятельность) надо будет держать под собственным контролем;
• также, со стороны руководителя будут самые различные задачи и поручения для личного исполнения;
• надо уметь обеспечивать и поддерживать коммуникацию руководителя с сотрудниками подразделения, понимать приоритеты тем и вопросов; со своей стороны контролировать их планомерное решение руководителем;
• надо уметь вести устную и письменную деловую коммуникацию, как с сотрудниками подразделения, так и с представителями заказчиков проектов, руководством компании и прочими участниками текущих процессов; как от личного имени, так и от имени

Обязанности:

• Ежедневное планирование и аудит дел, задач и поручений с руководителем, как на текущий день, так и на текущую рабочую неделю, более долгий период. Фиксация и оперативная корректировка состояния этих дел, задач и поручений в системе управления задачами и проектами.
• Контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками подразделения:
• контроль принятия поручения, фиксации сроков исполнения и качественных параметров;
• контроль исполнения;
• контроль согласования исполнителем с руководителем корректировки сроков и качественных параметров результатов;
• актуализация информации в системе управления задачами и проектами;
• устная и письменная коммуникация с ответственными и исполнителями.
• Организация рабочих встреч и совещаний разного уровня, как с сотрудниками подразделения, так и с представителями заказчиков проектов, руководства компанией, в которых принимает участие руководитель. Как на территории ТЦ “Останкино”, так и на прочих площадках. Форматы очные и дистанционные, с использованием различных платформ для дистанционного общения.
• Фиксация результатов - репорт митинг.
• Доведение до всех участников и выявленных ответственных соответствующих указаний и поручений.
• Контроль исполнения.
• Проведение аудита исполнения поручений, а также хода проектных работ по заданию руководителя. Подготовка устных и письменных отчётов по результатам такого аудита.
• Конкретизация и прояснение конкретных вопросов, тем и иных обращений от сотрудников компании — по указанию руководителя или при личном выявление некорректных (неполных) формулировок обращений к руководителю.
• Исполнение личных задач и поручений руководителя.

Требования:

• Развитая ответственность.

• Хороший навык системного подхода и систематизации.

• Хорошие коммуникативные навыки, как устные, так и письменные. В том числе понимание нюансов деловой коммуникации.

• Хороший навык приоритезации.

• Хороший навык планирования дел и тайм-менеджмента.

• Стрессоустойчивость, терпимость, эмпатия к людям.

• Навык оперативного перехода на авральный режим работы и обратно.

• Высокий уровень владения стандартными офисными программами.

• Понимание нюансов делопроизводства и официальной документации.

• Хороший навык работы с договорными и юридическими документами.

• Навык работы с информационными проектными системами — системами управления задачами и проектами; едиными информационными проектными системами (БД).

• Хороший навыки и понимание нюансов работы с облачными IT инструментами (Яндекс, Google и проч.)

• Понимание индустрии производства медиаконтента: ТВ, кино, CG, видео, полиграфия, веб, IT.

• Понимание индустрии производства событийных мероприятий и экспозиционных проектов.

• Понимание нюансов общения со “звёздами” и “селебрити” индустрии, руководителями высокого ранга государственных, общественных и коммерческих организаций.

• Готовность к командировкам.

• Готовность к ненормированной работе.

Условия:

• Полный рабочий день в офисе с 10:00 до 19:00, 5\2 (ТЦ “Останкино”, ул. академика Королёва 12). Возможна загрузка вне рамок рабочего времени с компенсацией такой загрузки (отгулы, премии).

• Оформление в штат после 3х месячного испытательного срока со стандартным соц.пакетом.

• Возможность перехода на гибридный график работы после 6 месяцев.

• Возможность карьерного развития в линейного продюсера\менеджера проектов после 2х лет работы ассистентом.

• Поддержка и обучение внутри компании по используемым IT инструментам.

• Поддержка собственных инициатив в рамках личного профильного развития и обучения.

• Уровень ЗП и перспективы роста обсуждаются индивидуально и по результатам собеседования, как на испытательный срок, так и на работу в штате.