Секретарь, офис-менеджер, администратор

Входящая и исходящая корреспонденция всех видов с ведением реестров (Почта России, курьерские службы, Outlook), отправка и получение мелких посылок и бандеролей.

Работа с документацией (получение, сканирование, отправка по электронной почте и распределение адресатам).
Заведение входящей и исходящей документации в систему "1С Документооборот" по обоим филиалам.

Контроль получения ежемесячных счетов от всех поставщиков услуг по обоим филиалам в МСК и СПБ (аренда, электроэнергия, телефония стационарная и мобильная, интернет, платные дороги, стоянки), заведение заявок на оплату в "1С Предприятие".
Контроль наличия денежных средств на счетах для отсутствия задолженностей.

Контроль мобильной связи (отслеживание тарифов, оформление новых сим-карт, изменение настроек личных номеров сотрудников в отпусках и командировках).

Логистика командировок сотрудников обоих филиалов (покупка билетов, бронирование отелей, заказ такси, оформление смет на расходы, согласование с бухгалтерией и финансовый отчет).

Взаимодействие с арендодателем по вопросам обслуживания офиса и обеспечения магнитными ключами сотрудников.
Хозяйственное обеспечение офиса (заказ канцелярских товаров, мебели, воды).

Распределение работы водителя (составление ежедневного плана по доставке документов клиентам по заявкам сотрудников и руководства) и контроль за исполнением.

Прием и распределение звонков. Входящая и исходящая корреспонденция всех видов с ведением реестров (Почта России, курьерские службы).
Прием гостей и посетителей компании, чай, кофе.
Поддержание чистоты и порядка, контроль работы уборщицы.
Взаимодействие с арендодателем по вопросам обслуживания офиса.
Полное обеспечение жизнедеятельности офиса с ежемесячным подотчетом.
Покупка цветов и подарков.
Логистика деловых поездок.

Ведение кадрового делопроизводства.

Работа с договорами (ведение реестра в программе, сканирование, отслеживание сроков подготовки документации по этапам, распечатка и сшивка отчетов, доставка отчетов и другой необходимой документации заказчикам).

Участие в подготовке документации для конкурсов и тендеров.

Максимально быстрое обеспечение руководителей и сотрудников необходимой информацией по любым вопросам (мониторинг и анализ с составлением отчетов).
Выполнение личных заданий руководства.

Прием и распределение звонков. Входящая и исходящая корреспонденция всех видов с ведением реестров (Почта России, курьерские службы, факс, Outlook). Прием посетителей, чай, кофе.
Поддержание чистоты и порядка, контроль работы уборщицы. Взаимодействие с арендодателем для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
Полное обеспечение офиса с ежемесячным бюджетированием расходов:
- канцелярия, вода, продукты, мебель, картриджи;
- типография (бейджи, визитки).
Работа со всеми контрагентами по офису (договора, счета, оплаты, задолженности по документам).
Покупка цветов и подарков.

Работа с компанией по системному администрированию на аутсорсинге.
Самостоятельная организация рабочего места сотрудников:
- настройка монитора, наушников, клавиатуры, мыши, принтеров, замена оборудования;
- настройка телефонии, интернета, установка необходимых для работы программ.

Подготовка необходимых руководству документов (составление писем, запросов, приказов, распоряжений, актов, копировально-множительные работы), вычитка и редактирование уже готовых документов.
Максимально быстрое обеспечение руководителей необходимой информацией по любым вопросам (мониторинг и анализ с составлением отчетов).

Работа по проектам консалтинга и PR-отдела:
- логистика, бронирование квартир и гостиниц, заказ и покупка билетов, трансфер, экскурсии;
- поиск залов для проведения мероприятий, заключение договоров, организация питания;
- вычитка и редактирование рабочих материалов для типографии или самостоятельного изготовления буклетов;
- переводы по зарубежным проектам;
- работа с CRM.

Ведение кадрового делопроизводства.

Распределение через мини-АТС очень большого объема входящих звонков на русском и английском языках. Входящая и исходящая корреспонденция всех видов (ФГУП Почта России, EMS, UPS, DHL, факс, Outlook). Документооборот, делопроизводство.
Оформлении документации (копирование, сканирование, набор текста). Работа с сертификатами (сканирование, архивирование, выдача по требованию клиентам и менеджерам на руки и по электронной почте).
Прием посетителей. Ведение базы данных по прибывшему в компанию транспорту. Решение всех вопросов по обслуживанию офиса: взаимодействие с арендодателем (электричество, сантехника, охрана, сигнализация, пропуска на машины); хозяйственное обеспечение офиса (заказ канцелярских и не канцелярских товаров, воды).
Бронирование гостиниц, ресторанов, заказ билетов. Оперативное обеспечение руководителей необходимой информацией по любым вопросам, максимально быстрое выполнение поручений и решение вопросов. Чай, кофе.

НОЯБРЬ 2007 - ИЮЛЬ 2010
МАЙ 2004 - МАЙ 2006 - Работа при наличии проекта.

Управление персоналом, проведение обучения новых работников и периодического обучения при изменении параметров описания.
Поддержание рабочей базы в активном состоянии, ежедневная и ежемесячная статистическая отчетность для генерального директора.
Вычитка, систематизация и редактирование структурированного описания сканированной печатной и рукописной информации для электронного каталога по художественной и музыкальной литературе 18 стран XVI-XX вв., электронного каталога по диссертациям 1960-2000 гг., карточек библиотечного каталога для создания электронного архива.

Входящие и исходящие звонки (распределение через мини-АТС). Входящая и исходящая корреспонденция всех видов (ФГУП Почта России, EMS и DHL, факсы, электронная почта). Электронный (система Synergy) и бумажный документооборот, делопроизводство. Организация селекторных совещаний (система Альянс). Прием посетителей.
Помощь начальнику отдела персонала в оформлении документации по кадровому делопроизводству.
Помощь сотрудникам в оформлении документации, в том числе и тендерной. Оформление командировок и авансовых отчетов сотрудников. Бронирование гостиниц, заказ билетов.
Взаимодействие с арендодателем по вопросам обслуживания офиса (электричество, сантехника) и транспортной стоянки. Хозяйственное обеспечение офиса (заказ канцелярских товаров, продуктов питания, воды). Соблюдение чистоты офиса, контроль работы уборщицы и водителей.
Выполнение поручений руководителя, чай, кофе.

Прием и распределение звонков. Делопроизводство, документооборот. Подготовка документов и материалов для руководителя (составление писем, запросов, приказов, распоряжений, актов). Выполнение поручений руководителя по запросу (поиск и анализ информации, составление отчетов). Решение административных вопросов. Контроль персонала. Все печатные и копировально-множительные работы.
Ежемесячная собственная финансовая отчетность и отчетность по персоналу, ведение первичной кадровой документации (личные карточки Т-2, личные дела, табели рабочего времени).
Хозяйственное обеспечение офиса (спецодежда, канцелярские товары, продукты, вода).

Работа с иностранными специалистами (Италия) по модернизации газовых турбин на компрессорной станции.
Устные переводы, переговоры, письменное ведение документации и технические переводы рабочих документов.
Полное сопровождение и обеспечение проживания иностранцев (встреча/отправка, размещение, бытовые вопросы, регистрация в ОВИР, организация досуга).

Одновременно исполнение функций СЕКРЕТАРЯ НАЧАЛЬНИКА КОМПРЕССОРНОЙ СТАНЦИИ:
Прием и распределение звонков. Планирование рабочего дня руководителя.
Доведение информации до нижестоящих руководителей и контроль исполнения при необходимости.
Делопроизводство, документооборот, почта, факс. Все печатные и копировально-множительные работы.
Совместная работа с кадровой и экономической службами.
Решение административных вопросов, хозяйственное обеспечение офиса. Встреча посетителей, выполнение поручений руководителя. Чай, кофе.

Замещение секретаря начальника филиала по требованию:
Прием посетителей. Прием и распределение звонков. Делопроизводство (входящая-исходящая документация, приказы, акты, распоряжения, протоколы совещаний, номенклатура дел, архивирование), копировально-множительные работы, почта, факс. Подпись необходимой документации у руководителя. Доведение решений начальника филиала до нижестоящих руководителей, частичный контроль за исполнением решений. Оповещение участников о проводимых совещаниях (в том числе селекторных). Оформление командировочных удостоверений.