Офис-менеджер / Делопроизводитель

Ведение кадрового делопроизводства
• Формирование и ведение личных дел сотрудников;
• Ведение учёта персонала в соответствии с унифицированными формами первичной кадровой документации;
• Оформление, ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним;
• Составление графика отпусков;
• Оформление отпуска, ведение учета листков нетрудоспособности;
• Составление и внесение изменений в штатное расписание;
• Составление табеля учета рабочего времени.
Прием и перераспределение входящих звонков
Регистрация входящей/исходящей корреспонденции
Архив, подготовка дел к сдаче на хранение, уничтожение дел
Обеспечение функционирования офиса
Встреча гостей и посетителей (чай, кофе)
Заказ билетов/бронирование номеров в гостиницах
Выполнение поручений руководства компании
Ведение документооборота компании и контроль за документацией
Оформление приказов, коммерческих предложений
Работа с курьерской службой

Прием и распределение входящих звонков;
Обработка входящей/исходящей документации/ корреспонденции;
Организация проведения телефонных переговоров руководителя,
Выполнение личных поручений руководителя,
Организация приема и размещения посетителей (чай, кофе)
Работа с мини-АТС, работа с оргтехникой;
Рассылка писем и приглашений;
Составление, оформление, редактирование документов;
Делопроизводство в полном объеме, деловая переписка (составление приказов, распоряжений, инструкций);
Распределение документов в структурные подразделения, передача документов на исполнение, систематизация и хранение документов текущего архива;
Контроль визирования документов;
Административная и хозяйственная поддержка офиса (заказ канцелярии, расходных материалов/организация и осуществление выдачи, приёма и учёта канцтоваров.
Отправление почты посредством экспресс- почты, DHL, "Почта России" и т.п.
Организация командировок: заказ билетов, такси, бронирование гостиниц;
Контроль корпоративной связи (подключение, отключение новых номеров и услуг)
Организация корпоративных мероприятий;
Фиксирование полученной информации и ее доведение до сотрудников;
Взаимодействие со всеми подразделениями компании;
Обеспечение рабочего места руководителя всем необходимым, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя (обустройство кабинета руководителя, кофе-паузы и т.п.).
-оформление договоров с клиентами на обслуживание компанией
-работа с входящей / исходящей документацией
-входящие / исходящие звонки
-ведение отчетности,статистики
Ведение кадрового делопроизводства:
Оформление приказов по личному составу, графики отпусков, штатное расписание, разработка и корректировка должностных инструкций, разработка локально-нормативных документов, внутренних регламентов.

Прием и распределение входящих звонков;
Обработка входящей/исходящей документации/ корреспонденции;
Организация проведения телефонных переговоров руководителя,
Выполнение личных поручений руководителя,
Организация приема и размещения посетителей (чай, кофе)
Работа с мини-АТС, работа с оргтехникой;
Рассылка писем и приглашений;
Составление, оформление, редактирование документов;
Делопроизводство в полном объеме, деловая переписка (составление приказов, распоряжений, инструкций);
Распределение документов в структурные подразделения, передача документов на исполнение, систематизация и хранение документов текущего архива;
Контроль визирования документов;
Административная и хозяйственная поддержка офиса (заказ канцелярии, расходных материалов/организация и осуществление выдачи, приёма и учёта канцтоваров.
Отправление почты посредством экспресс- почты, DHL, "Почта России" и тп.
Организация командировок: заказ билетов, такси, бронирование гостиниц;
Контроль корпоративной связи (подключение, отключение новых номеров и услуг)
Организация корпоративных мероприятий;
Фиксирование полученной информации и ее доведение до сотрудников;
Взаимодействие со всеми подразделениями компании;
Обеспечение рабочего места руководителя всем необходимым, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя (обустройство кабинета руководителя, кофе-паузы и т.п.).
-оформление договоров с клиентами на обслуживание компанией
-управление клинингом
-управление инженерным составом
-работа с входящей/ исходящей документацией
-входящие/ исходящие звонки
-ведение базы данных в EXCEL,WORD
-рассмотрение жалоб и предложений жильцов,актов дефектов
-ведение отчетности,статистики
-организация работы офиса,обеспечение канцелярией и хозяйственными принадлежностями
Ведение кадрового делопроизводства:
Оформление приказов по личному составу, графики отпусков, штатное расписание, разработка и корректировка должностных инструкций, разработка локально-нормативных документов, внутренних регламентов.

Приём и переадресация внешних звонков, а также приём информации для сотрудников организации, в случае их отсутствия;
Регистрация входящих исходящих и внутренних документов, учётно-справочная работа по ним;
Контроль за правильностью оформления документов, поступающих и исходящих
Организационная и методическая помощь сотрудникам организации;
Визовой поддержка.
Организация выдачи пропусков новым сотрудникам, замена в связи с утерей или порчей.
Заказ воды, канцелярских и хозяйственных товаров
Заведение заявок на оплату по текущим расходам административно-хозяйственного отдела
Ведение журнала нумерации договоров внутри Компании
Организация ремонта помещения, систем кондиционирования и вентиляции при необходимости.
Взаимодействие с арендодателем по вопросу парковочных мест.
Заключение договоров, дополнительных соглашений.
Заведение заявок на оплату за парковку.
Выдача/замена пропусков на парковку
Взаимодействие с клинингом.
Организация работы уборщицы: контроль за чистотой помещения
Организация рабочего места для нового сотрудника – обеспечение необходимым набором мебели и канцтоварами
- планирование и организация работы отдела;
- распределение объемов работ среди подчиненных;
- контроль деятельности отдела, мотивация работы сотрудников на результат; -ведение телефонных и офисных переговоров;
- ежемесячная отчетность;
- решение кадровых вопросов;
- обучение, переподготовка персонала.
Проведение первичных переговоров с клиентами компании и оформление договоров,
Работа с документами офисного характера (оформление, ведение)
Организация проведения корпоротивных мероприятий
Ведение отчетности
Работа со статистикой
Организация работы офиса
Организация и контроль за работой сотрудников
Помощь старшему инспектору по кадрам в формировании кадрового делопроизводства
Расчет заработной платы, отпускных, больничный лист и т.д

Ведение статистического учета,планирование, руководство и управление персоналом,составление табеля и график учета рабочего времени,хранение и учет страхового имущества(денег,оружия,почтовых ценностей ),инвентаризация,кадровое делопроизводтво