Аналитические материалы

Трудовая книжка — бюрократическое наследие эпохи сталинизма или полезный документ?

Трудовая книжка: запись в трудовой, образец, увольнение

Трудовая книжка в вопросах и ответах

Любой человек, вступивший в официальные трудовые отношения в новой России, или раньше, до 90-х годов прошлого века в СССР, так или иначе знаком с главным документальным атрибутом своей работы — Трудовой книжкой.

В последние годы в обществе активно обсуждается идея отказа от этого документа. Сторонники сохранения «трудового паспорта» считают его необходимой составной частью трудового договора, обеспечивающей правильный учет трудовой деятельности работника, его стажа, письменной гарантией его пенсионного обеспечения…

Противники Трудовой называют ее свидетельством всегдашних неравноправных отношений работодателя и работника, последним бумажным атавизмом эпохи сталинизма в отечественном трудовом законодательстве. По их мнению, трудовая книжка лишь инструмент неправомерного давления на работника со стороны администрации предприятия, давно устаревший морально и потерявший всякий рациональный смысл в цифровую эпоху.

Однако пока сторонники противоположных взглядов ломают копья, Трудовая книжку никто не отменял, она, как и раньше, остается обязательным документом и для работника, и для работодателя.

За долгие годы истории трудового паспорта в России правила его ведения претерпевали изменения. Сегодня Карьерист.ру отвечает на многочисленные вопросы по этой теме.

Зачем нужна Трудовая книжка?

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, Трудовая книжка — обязательный персональный документ, оформляемый при приеме граждан на работу и их увольнении. В ней работодатель производит записи о трудовой деятельности и производственном стаже работника.

Кто ее должен покупать, заводить, оформлять?

Чистые бланки трудовых и вкладышей к ним должны быть заботой отдела кадров работодателя. При первом поступлении работника на работу работодатель обязан приобрести и оформить трудовую книжку. Обычно работодатель приобретает бланки трудовых книжек за свой счет, но он имеет право потребовать от работника компенсировать предприятию ее стоимость (сейчас один бланк стоит от 200 до 400 рублей) и транспортные расходы. Работник сам может приобрести чистый бланк и предоставить в кадровую службу предприятия для заполнения.

Что вносится в трудовую и когда должны быть оформлены записи?

При оформлении Трудовой книжки работника впервые на титульном листе записываются персональные данные: фамилия, имя и отчество, дата рождения, образование, профессия и специальность.

Работодатель должен завести книжку в течение первых пяти рабочих дней. Такой же срок действует для внесения записи о приеме на работу сотрудника в действующую трудовую книжку, принесенную новым работником с предыдущего места работы.

Каждая вносимая запись должна опираться на исходный документ: паспорт, аттестат или диплом об образовании, приказы о приеме, назначении на должность, переводе в другое структурное подразделение и т. д. (все приказы должны содержать даты и номера).

Трудовая книжка: запись

Каждая запись обозначается новым номером по порядку.

Заполнять трудовые книжки должен уполномоченный специальным приказом сотрудник. Если внутренний приказ не оговаривает другого порядка, то этот же сотрудник имеет право подписи под записями в трудовой: на разных предприятиях эту функцию обычно выполняет начальник или инспектор отдела кадров, бухгалтер или секретарь, иногда заместитель директора.

Вносятся ли в трудовую поощрения, наказания?

В Трудовой книжке есть специальный раздел, в который по инициативе работодателя вносятся сведения о поощрениях и награждениях. Работник, получивший официально зафиксированное приказом или распоряжением поощрение может настоять внести соответствующую запись, если работодатель не сделал этого.

А вот любые сведения о взысканиях, нарушениях, дисциплинарных проступках вписывать в трудовую книжку запрещается.

Исключение составляет только запись об увольнении по дисциплинарным основаниям. При этом как и любая запись об увольнении, она должна содержать ссылку на основание — соответствующие приказ по организации и статью Трудового кодекса РФ.

Где должна храниться трудовая и кто отвечает за ее сохранность?

Как и за правильное оформление трудовой, за ее сохранность отвечает начальник кадровой службы или инспектор отдела кадров организации-работодателя, что оформляется специальным приказом. В специальном журнале фиксируется движение каждой трудовой книжки и вкладыша.

Согласно «Правилам учета и хранения трудовых книжек», утвержденным Правительством РФ, эти персональные документы, как и чистые бланки должны храниться в специальных металлических сейфах, или боксах с крышками.

Можно ли хранить трудовую не на работе, а у себя дома?

Официальный представитель работодателя может передать на хранение трудовую книжку работнику по его личному заявлению. Процедура должна быть оформлена документально. Этим обычно пользуются сотрудники, работающие на особых условиях трудового договора. Либо те, кто не слишком доверяет своему начальству.

Однако если вы — работодатель или кадровик, не спешите раздавать трудовые книжки налево и направо: в случае их утраты ответственность могут возложить на вас.

Нужно ли менять старую трудовую на книжку нового образца?

В декабре 2003 года правительство России утвердило новую форму Трудовых книжек. Поэтому с 1 января 2004 года на предприятиях и учреждениях заводят только книжки нового образца.

Однако если книжки открыты до 2004 года, никому и никакого обмена производить не нужно: наряду с новыми полноправно действуют и старые книжки советского образца (они были утверждены еще в 1938 и 1973 годах).

Если в трудовой ошибка? Как ее исправить, аннулировать запись?

Инспектор по кадрам тоже человек. И ему, как любому другому, свойственно ошибаться. Но ошибка в трудовой книжке может стоить работнику карьерного роста на другом предприятии или части будущей пенсии на старости лет. Что же делать, если такая ошибка все же допущена?

Если испорчен титульный лист в новой книжке, лучше уничтожить этот бланк и правильно внести личные сведения в другой.

Если же обнаружены ошибки в старой книжке, которую нельзя просто так заменить, то кадровик обязан сначала указать, какая запись недействительна (ошибочна), а следующей записью внести правильную, причем нумеруя каждую сделанную свою запись.

Если необходимо заменить данные на титульном листе, то это считается не ошибкой, а дополнением в личные сведения в связи с их изменением. Неактуальную запись надо зачеркнуть аккуратно одной чертой, а рядом или выше внести правильную запись. Об этом на второй странице обложки надо сделать соответствующую запись и указать на основании какого документа она внесена.

Повышая образование, последнюю запись об образовании не зачеркивают, а новую вписывают через запятую. Ведь ваше высшее не делает прошлое среднее недействительным.

Если какую-либо запись внесли по ошибке, то ее можно аннулировать, так и указав: «Запись №… внесена ошибочно, аннулируется».

Нужно ли менять трудовую, если работник поменял фамилию?

После смены фамилии Трудовую книжку менять не нужно. Но соответствующая отметка в ней обязательна.

Старая фамилия перечеркивается горизонтальной чертой, а новая вписывается под или над старой. Законность смены фамилии подтверждается соответствующим документом. Ссылка на него и указывается на внутренней стороне обложки. Закрепляет ее своей подписью и печатью предприятия ваш кадровик.

Если работаешь на двух работах, нужно ли заводить вторую трудовую?

Если вы устроились работать по совместительству, то вторую книжку заводить не надо. И запись об этом в трудовой делать не обязательно. Но если это для вас важно, то запись внести можно. По месту основной работы — на основании справки со второго места.

Как получить копию трудовой?

При трудоустройстве по совместительству бывает необходимо представить выписку из трудовой. По существу, это копия вашей трудовой, которую по вашему заявлению без проблем должен подготовить, заверить и выдать кадровик на основном месте работы.

Как правильно оформить запись при переводе или повышении в должности?

Если работник переводится из одного подразделения в другое внутри одной организации, то требуется запись о переводе со ссылкой на приказ работодателя. Если при этом изменяется должность работника, то это указывается в той же самой записи.

В том случае, когда работник переводится из одной организации в другую, должно быть две записи — первая об увольнении в порядке перевода, а вторая о приеме на новое место работы. Обе записи должны сопровождаться ссылками на приказы по организациям.

Сегодняшнее трудовое законодательство требует ознакомления об увольнении сотрудника под роспись в трудовой книжке. Так же и при увольнении в порядке перевода.

Если трудовая книжка утеряна… Как восстановить испорченную или потерянную трудовую?

Если вы потеряли Трудовую книжку, сразу обратитесь к действующему или последнему вашему работодателю. На ваше счастье там может храниться копия вашей трудовой. Тогда выдача дубликата превратится в простую формальность с заполнением нового документа на основании существующей копии. Дубликат по вашему заявлению выпишет, заверит и выдаст уполномоченный сотрудник. Работодатель должен это сделать не позднее 15 дней после вашего обращения.

Если же официальная копия трудовой на вашем последнем месте работы не сохранилось, то вам придется восстанавливать всю свою трудовую биографию по частицам, направляя запросы во все организации, где вы работали, в архивы, в ПФР. Нередко полностью восстановить трудовой стаж, права на заработанную пенсию, надбавки, выплаты работникам удается только через суд.

Обязательно ли заводить книжку иностранцу, работающему в России?

Далеко не в каждой стране существует аналогичный российскому порядок ведения трудовых книжек. Поэтому какие-то иностранцы имеют аналог нашей трудовой, а многие никогда его не имели, даже если давно ведут свою трудовую деятельность.

Поскольку в родных странах трудовых мигрантов либо не практикуются такие документы, либо они имеют совершенно иные формы, действующие в России нормативы рекомендуют российским работодателям при приеме иностранных рабочих и специалистов заводить на них новые Трудовые книжки.

Что делать, если трудовая книжка закончилась?

Если в вашу трудовую книжку уже не помещаются новые записи, то работодатель должен заполнить и вшить в книжку специальный вкладыш.

Это такой же государственный документ строгой отчетности, как и сама Трудовая книжка, и требует к себе такого же правильного отношения, которое регламентируется трудовым законодательством и правительственными постановлениями. Все записи в него вносятся уполномоченными сотрудниками работодателя согласно действующим инструкциям.

При увольнении

В день вашего увольнения работодатель должен вам выдать вашу заполненную и заверенную Трудовую книжку. Кстати под записью об увольнении должна быть и ваша подпись — расписываясь, вы подтверждаете свое ознакомление с записью и получение документа на руки.

Приходя на новое место работы, вы должны передать ее в отдел кадров новой организации.

Разместить резюме Добавить вакансию