Секретарь или личный помощник – это человек, который умеет делать практически все и продуктивно работать в любом режиме. Он — лицо руководителя, его репутация, правая рука и, можно сказать, незаменимый человек.
Именно благодаря личному помощнику функция планирования времени реализовывается на все сто процентов без сбоев и стрессов.
Бытует мнение, что заниматься всем – это значит не уметь ничего. В отношении работы личным помощником или секретарем, с этим высказыванием можно поспорить.
Не обладая навыками работы в режиме многозадачности и неумение быстро вникать в вопросы, касающиеся разных сфер деятельности, надолго задержаться на такой работе будет крайне сложно.
Личный помощник обязан обладать такими качествами, как стрессоустойчивость, мотивированность, организованность, способность выполнять несколько дел одновременно, «схватывать на лету» потоки информации, поступающие от руководителя, а также быть отличным планировщиком и даже немножко психологом.
По-настоящему достойных кандидатов на такого рода должность не так и много, как может показаться на первый взгляд.
К тому же, если вакансия личного помощника размещена на сайте поиска работы — это означает как минимум то, что из близкого окружения работодателя не удалось выделить подходящего работника, поэтому разыскиваемый кандидат по умолчанию должен быть настоящим профессионалом своего дела.
Как себя правильно подать и составить эффектное резюме, которое с первой же строчки увлечет работодателя и заставит не отправить его в корзину? Карьерист.ру разбирал этот вопрос.
Отступайте от шаблонов
Сегодня уже никого не удивить и не заинтересовать стандартным CV образца пятилетней давности. Конечно, «краткость – сестра таланта» и многие hr-ры утверждают, что хорошее резюме вполне вмещается на одном листе А4, но в нынешнее время, чтобы привлечь внимание к своей персоне от шаблонов лучше отходить.
Российский рынок трудовых ресурсов переполнен соискателями, которые в большинстве случаев лишь освежают когда-то составленное резюме, приобретенными навыками, и мало кто заботится о том, чтобы поменять формат и расставить акценты на своих сильных сторонах.
Чаще всего это происходит, когда нет времени на планирование и анализ, потому что работу найти нужно как можно скорее.
Первая маленькая победа кандидата на должность личного помощника или секретаря – это прочитанное работодателем резюме.
К сожалению, большинство резюме так и остаются неоткрытыми и удаленными без прочтения. Так вот, чтобы этот барьер был успешно пройден, необходимо:
- Спланировать четкую и грамотную структуру резюме.
- Не пользоваться шаблонами различных конструкторов резюме или шаблонами специализированных сайтов. Это лишь открыто выразит отсутствие какого-либо желания самому составить свою визитку, вложив силы, время и креатив.
- Конвертировать резюме в pdf-формат – лучший результат для представления себя. Во-первых, текстовый редактор на мониторе другого человека может некорректно отображать данные. Таким образом, шрифты и формат могут попросту «съехать» и резюме будет выглядеть непрезентабельно и неаккуратно. Во-вторых, картинка, которую нельзя редактировать, но на которой все четко видно, гораздо профессиональней смотреться, нежели набранный текст. В-третьих, работодатель сразу видит, что прикрепленный файл не из текстового редактора, а это для него уже что-то свежее.
- Придумать заголовок темы. Даже если в вакансии четко написано, что в заголовке нужно писать должность, на которую претендует кандидат, немножко креатива в написании темы сообщения может привлечь внимание.
- Сопроводительное письмо. Это очень важный момент, ведь многие работодатели сегодня обращают на него даже больше внимания, чем на само резюме кандидата. Поэтому в нем обязательно следует описать свои сильные стороны, обозначить себя, как идеальную кандидатуру для этой работы, перечислив свои конкурентные преимущества перед другими возможными кандидатами. Написать несколько слов о себе.
Следуя этим простым правилам, обратить на себя внимание и вызвать первичный интерес будет намного проще, нежели не рискнуть и отправить простое шаблонное CV.
Формат резюме личного помощника и секретаря
Специфика работы секретарем и личным помощником обязывает быть активным, мобильным и внимательным к деталям.
Формат резюме такого соискателя должен быть максимально передавать эти черты на бумагу или монитор, другими словами, после беглого взгляда на резюме работодатель должен понять, что в кандидате есть потенциал.
Все главные требования, выдвигаемые к соискателю в описываемой вакансии, однозначно должны быть упомянуты и в резюме.
Почему? Все просто – так сразу возникает понимание, есть ли необходимость рассмотреть кандидата подробней, или его навыки находятся в плоскости абсолютного несоответствия должности.
Итак, Карьерист.ру выделил 3 основные правила, как грамотно составить резюме секретаря и помощника:
- Правильно форматировать страницу – в шапке должна быть обозначена должность, фамилия и имя (многие российские компании отходят от принципов имя, фамилия отчество и все чаще обращаются к кандидатам по имени, но в вежливой форме, перенимая, таким образом, мировую практику межличностных коммуникаций на работе).
- Прикрепить качественное фото. Лицо – это визитная карточка соискателя, приятная и запоминающаяся внешность – это 80% возможности получения приглашения на собеседование. Фотография обязательно должна быть свежей, аккуратно отформатированной, деловой и не фривольной.
- Текст. Максимально кратко о себе, максимально информативно об опыте работы.
Описание своих функциональных обязанностей лучше изложить в формате: должность, основная задача, достижения.
На достижениях можно сделать акцент – ведь результат труда самый важный критерий, характеризующий профессионализм соискателя.
Нужно отказаться от таких фраз, которые пишут «все и везде»: трудолюбивый, коммуникабельный, целеустремленный, стрессоустойчивый, высокомотивированный, активный, мобильный и т. п., они несут абсолютно никакой конкретики, а только лишь заставляют усомниться в компетенции соискателя.
Следует помнить, что грамотность – залог успеха. Даже мелкие ошибки и опечатки портят репутацию, резюме не такой уж и объемный документ, чтобы его невозможно было внимательно вычитать. Проверять нужно каждую букву и запятую.
Ориентироваться необходимо непосредственно под запросы конкретной вакансии. Это уже не столько рекомендация, сколько правило – резюме составляется под определенную должность, поэтому опыт работы, который не нужен для получения работы мечты можно вообще не указывать.
И конечно, как мы уже упоминали ранее, написать сопроводительное письмо. Пусть оно будет небольшим, но по делу, и лучше чтобы стиль был официально-деловой, без лишнего эмоционального окраса и воспевания од в адрес компании и самого себя.
Прежде чем приступить к составлению резюме
В планировании очень важную роль играет подготовительный этап. Подготовка к составлению резюме это база, без которой финальный результат будет размытым и, скорее всего, неэффективным.
Карьерист.ру разбирался в составляющих подготовительного процесса к разработке резюме:
- Приступить к поиску подходящих вакансий, выбрать для себя самые лучшие, выписать требования к соискателю.
- Промониторить резюме конкурентов, выделить основные ошибки и обратить внимание на сильные аргументы в резюме.
- Взять лист бумаги и разделить его на две колонки. В одной из колонок указать свои профессиональные навыки, умения и самые выдающиеся черты характера, а в противоположной написать требования к кандидату на должность личного помощника или секретаря. Проанализировать.
- Продумать структуру и четкую последовательность изложения информации.
- Выбрать идеально фото.
Следующим этапом уже будет написание резюме, согласно выбранной структуре и должности. Перечитать резюме нужно будет несколько раз, а лучше отложить до следующего дня и, возможно, даже внести правки.
Стоит помнить, что личный помощник или секретарь – это человек очень организованный, динамичный, неконфликтный, терпеливый, с активной жизненной позицией, но при этом усидчивый, умеющий справляться с чрезмерной нагрузкой и ненормированным рабочим графиком.
Именно поэтому прежде чем принимать решения отправлять резюме в качестве претендента на должность необходимо трезво оценить свои возможности и степень мотивированности.
Конечно, на такую должность лучше претендовать, если есть предыдущий опыт. Тот, кто знает кухню изнутри, быстрее адаптируется к ситуации и на собеседовании проявит себе более профессионально.
Разместить резюме Добавить вакансию