Работодателям

Кадровое делопроизводство – основные ошибки и их решение

Кадровое делопроизводство как исправить основные ошибки

Все трудовые отношения между работодателем и сотрудником регулирует Трудовой Кодекс Российской Федерации. Известно, что за нарушение требований трудового права, охраны труда и промышленной безопасности работодатель несёт административную, дисциплинарную, материальную и уголовную ответственность. Из этого можно сделать вывод, что лучше придерживаться установленных законодательством требований, а в случае выявления нарушений, своевременно исправлять ошибки.

Чаще всего в компаниях за кадровые процессы отвечает кадровая служба, также может быть отдел бухгалтерии, реже сам руководитель. Кто бы в организации не занимался кадровыми процедурами и документооборотом, этот сотрудник должен владеть необходимыми знаниями и очень хорошо знать законодательство. Кадровое делопроизводство является одним из самых важных и нелегких участков работы на любом предприятии. Данный участок требует внимательности к деталям и системного подхода.

Благодаря современным технологиям, многие компании автоматизируют процессы, в том числе и кадровое делопроизводство, что позволяет экономить время, деньги, минимизировать ошибки и оптимизировать процессы.

Хотя ошибки все же допускаются, и чаще всего они связаны именно с отсутствием документов, которые предусмотрены трудовым законодательством. Также необходимо учитывать человеческий фактор, так как механические ошибки тоже занимают не последнее место.

Сегодня Карьерист.ру решил разобраться, какие же ошибки наиболее часто встречаются при работе с основными кадровыми документами.

Штатное расписание

Штатное расписание отображает штатную численность компании, её структуру, подразделения, должности, оклады, надбавки и т.д. Примером того, как необходимо вести штатное расписание является утвержденная унифицированная форма №Т-3. Данная форма не является обязательной для применения, но если предприятие вводит в работу свой формат штатного расписания, он должен содержать все необходимые для заполнения пункты (согласно Ф №Т-3).

При ведении штатного расписания допускается много ошибок, вот несколько основных из них:

  • полное отсутствие штатного расписания или наличие нескольких таковых;
  • часто бывает, что вроде бы штатное расписание и есть, но оно не согласовано, не утверждено, и используется как внутренний документ, и в случае проверок государственными органами такой документ будет расцениваться как нарушение;
  • не корректные изменения штатного расписания, направленные на создание виденья сокращения численности, выведения или введения мнимых должностей и другое;
  • штатное расписание, которое не соответствует реальности, с придуманными окладами или должностями;
  • механические ошибки, которые не считаются нарушением, в случае, если глобально не будут влиять на содержание.

Для того, что бы обезопасить себя в будущем от штрафных санкций и споров с недовольными сотрудниками, важно уделять внимание деталям штатного расписания и, конечно, надлежащим образом его вести. Если в процессе работы с данным документом возникают сложности, и вы не знаете как поступить, лучше лишний раз перестраховаться и попросить консультацию.

Трудовой договор

Статья 5.27 (о нарушении трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права) Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, говорит о том, что не исполнение работодателем обязанности оформить с работником трудовой договор в письменной форме является нарушением трудового законодательства и основанием для привлечения работодателя к административной ответственности. Трудовой договор необходимо заключать в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Какие же ошибки допускаются при оформлении данного документа:

  1. Отсутствие трудового договора, само по себе уже является нарушением.
  2. Случаи, когда не указаны дата и срок действия договора.
  3. Орфографические ошибки, которые могут искажать информацию.
  4. Несоответствие должности в трудовом договоре и в штатном расписании. Трудовой кодекс гласит о том, что должность в договоре должна обязательно соответствовать штатному расписанию. Эта ошибка чаще всего возникает механически, особенно, при больших объемах работы или невнимательности кадрового сотрудника.
  5. Описание штрафных санкций в отношении сотрудника. В статье 192 Трудового кодекса РФ четко сказано, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям. В этой же статье говорится о том, что нельзя применять санкции, которые не предусмотрены федеральным законом, речь идет как раз о штрафах и других материальных удержаниях.
  6. Описание премий. В случаи отсутствия Положения про оплату труда, многие работодатели прописывают эту информацию в трудовом договоре. В трудовом договоре, пункт о возможности получить премию должен быть четко обрисован: в каком размере, при каких условиях и показателях сотрудник может получить премию, с какой периодичностью и так далее.
  7. Наименование будущего места работы (название компании) не указано или указано не точно. Часто ошибка допускается, если работник устраивается в компанию, где есть филиалы. Также подобная ошибка может быть, если внутри компании меняется место работы, а в договор изменения внесены не были.
  8. Отсутствие описания условий про оплату труда или условия описаны размыто. В ТК РФ четко прописаны обязательные условия, которые необходимо включить в трудовой договор. Отсутствие обязательных условий в договоре является нарушением. В частности, одним из условий являются условия оплаты труда. Ошибкой в данном пункте могут быть ссылки на внутренние регламентирующие документы работодателя, в которых прописана система оплаты труда.
  9. Функции сотрудника. Не четко прописанные функции сотрудника в трудовом договоре — довольно частая ошибка для работодателя. Не стоит упускать это из виду, и прежде чем подписывать договор с сотрудником, позаботьтесь о том, чтобы все основные обязанности были четко сформулированы и учтены. Этот пункт договора не должен превратиться в детальное описание мельчайших подробностей конкретной должности, это может и должно отображаться в должностной инструкции, но основа должна быть.

График отпусков

Многие работодатели считают, что график отпусков можно вести в свободной форме, но есть утвержденная государством унифицированная форма №Т-7.

График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем компании или уполномоченным им на это лицом. Документ в обязательном порядке составляется даже, если в компании работает один сотрудник.

График необходим для того, чтобы в компании не нарушались трудовые процессы и соблюдалась очередность уходов в отпуск.

К наиболее типичным ошибкам, которые встречаются при формировании графика, можно отнести следующие:

  • отсутствие графика отпусков или не утвержденный график;
  • отпуск сотруднику не предоставлялся в течение двух и более лет непрерывной работы;
  • невыполнение требования предоставлять отдельным категориям сотрудников отпуск в удобное для них время;
  • деление дней всего отпуска на мелкие части, несмотря на то, что одна из частей отпуска в обязательном порядке должна составлять не менее 14 календарных дней;
  • нарушение установленных законодательством сроков составления и утверждения графика;
  • не внесение изменений в график отпусков в связи с приемом на работу новых сотрудников;
  • отсутствие в графике совместителей при их фактическом наличии в организации;
  • игнорирование пожеланий сотрудников относительно даты отпуска;
  • нарушение сроков предоставления отпусков, указанных в документе;
  • не ознакомление сотрудников с графиком под подпись;
  • игнорирование обязательного уведомление сотрудников о начале отпуска за две недели до начала;
  • ошибки при расчете дней отпуска, с учетом разных категорий сотрудников и их прав на продолжительность отпускного периода;
  • увольнение сотрудников во время отпуска. Указанная ситуация является нарушением. Установлен законодательный запрет на увольнение сотрудника по инициативе работодателя во время пребывания его в отпуске. Исключение составляют случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ч.6 ст. 81 ТК РФ).
  • Перенос отпуска без уведомления и согласия сотрудника. Чаще всего это происходит тогда, когда компания срочно нуждается в присутствии сотрудника на работе, в виду образовавшегося важного проекта или клиента. И в данном случае руководитель или отзывает сотрудника, или переносит даты отпуска, просто поставив сотрудника перед фактом, что является грубым нарушением законодательства.

В завершении, мы хотели бы акцентировать внимание на том, что прежде чем утверждать и вводить в работу любой кадровый документ, перепроверьте себя или того, кто его составлял. Как гласит пословица: «Семь раз отмерь, один раз отрежь».

Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — careerist.ru.

Разместить резюме Добавить вакансию