Офис-менеджер

1. хозяйственное обеспечение жизнедеятельности офиса
- обработка заявок от подразделений банка на приобретение ТМЦ (канцтовары, расходные материалы, бытовая техника, мебель и т.д.) и заказ ТМЦ;
- заказ воды:
2. контроль и оптимизация работы клининговой компании;
3. работа с компанией по озеленению офиса и контроль работы специалиста по уходу за растениями;
4. отчетность по расходам согласно выделенного бюджета на административно-хозяйственные нужды.

- выполнение поручений руководителя
- контроль за исполнением поручений руководителя, доклад о выполнении поручений
- ведение архива дел
- ведение делопроизводства
- ведение протокола собраний и контроль за исполнением решений протокола
- подготовка и организация деловых поездок
- обеспечение мобильной связью сотрудников, контроль баланса мобильной связи
- ведение бюджета офиса, отчетность
- ведение табеля рабочего времени
- жизнеобеспечение офиса (закупка канцтоваров, расходных материалов, воды и т.д.)
- планирование и организация рабочих мест (покупка мебели и т.д.)
- благоустройство офиса
- закупка офисного оборудования
- организация ремонта офиса
- взаимодействие с арендодателями
- подготовка и организация корпоративных мероприятий
- поиск нового офиса
- организация переезда.

1. контроль и организация работы службы ресепшен
- разработка должностной инструкции для работников службы ресепшен
- ликвидация негативных моментов в работе
- контроль за работой телефонистов
2. контроль и организация работы отдела ДОУ (документационное обеспечение управления)
- разработка должностных инструкция для работников службы ДОУ
- ведение документооборота и делопроизводства Компании
- внутренний документооборот (приказы, доверенности и пр.), ведение журналов учета
- обеспечение приема, учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции
- контроль за правильностью исполнения документооборота компании
3. организация и контроль работы курьера
- разработка должностной инструкции для курьера
- организация приема/передачи корреспонденции и отчетности за ее доставку
4.организация командировок сотрудникам фабрики
- заказ гостиниц
- заказ билетов
- выписка командировочных удостоверений
- отчеты о командировках
- ведение журнала
5. контроль работы уборщиц
6. организация и контроль за работой переговорной

- Кадровое делопроизводство;
- Жизнеобеспечение офиса (заказ расходных материалов, офисной техники, канцелярских товаров, воды, продуктов питания, мебели)
- Оформление договоров с обслуживающими компаниями и контроль за их исполнением
- Заказ билетов, гостиниц, такси
- Организация и контроль за работой уборщицы
- Решение организационных вопросов с арендодателями
- Решение вопросов организации питания
- Работа с курьерскими фирмами, контроль доставки
- Организация и контроль своевременной почтовой отправки/приема корреспонденции
- Ведение документооборота компании
- Организация приема посетителей офиса
- Организация покупки подарков

- жизнеобеспечение офиса (заказ расходных материалов, офисной техники, канцелярских товаров, воды)
- контроль за работой офисной техники и организация своевременного ремонта
- оформление договоров и контроль за их исполнением
- ведение табеля
- организация и контроль работы секретаря
- организация и контроль работы водителя (оптимизация маршрута, приоритетность выполнения задания и т.д.)
- организация и контроль работы уборщицы
- курирование вопросов по обслуживанию машин компании (ремонт машин, бензин, путевые листы и т.д)
- работа с курьерскими службами,
- решение организационных вопросов с арендодателями
- решение вопросов по организации питания
- организация ремонта офиса (выбор подрядчика, контроль качества, сроков)
- поиск нового офиса. Взаимодействия с риэлторскими службами и арендодателями
- оформление виз
- заказ гостиниц
- обеспечение сотрудников мобильной связью
- консультирование и продажа продукции по телефону
- ведение первичной бухгалтерии, выписка счетов, отгрузочных документов
- формирование заказов на склад
- прием продукции на склад
- отгрузка продукции
- инвентаризация склада
- работа с кассовым аппаратом,
прием наличных средств, сдача в банк
- распределение наличных средств, взятых под отчет на нужды офиса и отчетность за них.

Непосредственная работа с курьерами, обучение, выдача корреспонденции, прием отчетов о выполненной работе