Офис-менеджер / Администратор офиса / Управляющий офисом

Функциональные обязанности:
1.Приём и распределение звонков, корреспонденции, факсов
2.Регистрация входящей/исходящей документации
3.Ведение архива по организационно-распорядительной документации
4.Организация документооборота компании
5.Ведение Табеля учёта рабочего времени
6.Контроль соблюдения Правил внутреннего распорядка сотрудниками
7.Организация, координация, контроль деятельности секретарей, курьеров, уборщиц
8.Обеспечение жизнедеятельности офисов компании
9.Подбор контрагентов; заключение договоров на оказание услуг, купли-продажи, аренды; оформление первичной бухгалтерской документации (питьевая вода, клининг, канцтовары, аренда помещений и оборудования, офисная мебель, бытовая техника, организация праздников и т.д.)
10.Составление планов материально-технического обеспечения компании
11.Участие в инвентаризациях
12.Организация рабочих мест для сотрудников компании, оптимизация размещения подразделений
13.Организация стояночных мест для руководства компании
14.Организация корпоративных праздников
15.Проведение собеседований и обучения сотрудников Секретариата
16.Выполнение личных поручений Генерального директора
17.Организационное сопровождение совещаний (подготовка документов, согласование даты и времени проведения с участниками; техническое обеспечение; протоколирование)
18.Организация телефонных переговоров Генерального директора, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания
19.Составление или редактирование писем от лица Генерального директора
20.Разработка приказов и распоряжений Генерального директора, донесение до сотрудников, контроль исполнения
21.Прием поступающей Генеральному директору документации, правильности оформления документов и полноты предоставленной информации
22.Прием/фильтрация/переадресация входящих телефонных звонков, факсимильных сообщений и корреспонденции, адресованных Генеральному директору
23.Оформление региональных командировок Генерального директора (заказ билетов, бронирование гостиниц)
24.Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами техники, канцелярскими принадлежностями в соответствии с корпоративными стандартами
25.Организация встреч, приема посетителей, кофе-брейков
26.Проведение различных мониторингов
27.Отслеживание выполнения задач Генерального директора руководителями компании
28.Формирование предложений по проведению досуга Генерального директора и его семьи (в том числе зарубежные поездки)
29.Координация работы личного водителя
Достижения:
1.Разработала Положения, Должностные и Рабочие инструкции, по Административному отделу.
2.Сократила бюджет на постоянные расходы на 40%, сохранив при этом бытовые условия на высоком уровне.
3.Изменила условия и внешний вид клиентской зоны в соответствии с корпоративными стандартами: инициировала и организовала вторую переговорную комнату; подобрала необходимые канцелярские аксессуары для ресепшена и приёмной; инициировала и организовала установку в санузлах диспенсеров, сушильных аппаратов и т.д.
4.Организовала и провела ремонт офиса, не нарушая рабочего процесса
•Составление сметы
•Подбор подрядчика
•Подбор материалов
•Организация закупки и хранения строительных материалов
•Расчёты с подрядчиком
•Составление и контроль реализации плана перемещения рабочих мест во время ремонта
•Контроль выполнения работ подрядчиком
5.Организовала ряд крупных корпоративных мероприятий, в том числе выездное, - Дни рождения компании и Новый год, а также Ёлку для детей сотрудников:
•Составление сметы
•Разработка концепции
•Создание сценария
•Подбор места проведения
•Согласование меню и расстановки столов
•Подбор подарков для сотрудников
•Закупка реквизитов для реализации программы праздника
•Подбор фотографа, оператора
•Организация доставки сотрудников и гостей до места празднования
•Разработка приглашений.
•Координация действий участников программы во время мероприятия
•Участие в программе праздников