Административный секретарь, офис-менеджер, вечерний секретарь

Работа с потенциальными клиентами, выявление потребностей заказчиков.
Подготовка коммерческих предложений, презентация продукта, заключение договоров. Решение вопросов по дебиторской задолженности.
Участие в разработке маркетинговых мероприятий и контроль их исполнения, проведение акций.
Работа на выставках, продвижение продукции компании.

Входящие, исходящие звонки.
Контроль отправки/получения корреспонденции.
Жизнеобеспечение офиса.
Встреча посетителей, заказ пропусков, чай, кофе.
Организация работы смежных служб (курьеры, водители, IT, уборщицы).
Поддержание порядка в офисе.
Организация встреч, переговоров, ведение протоколов совещаний;
Делопроизводство.
Организация командировок ( авиа, -ж/д билеты, гостиницы, рестораны, такси).
Выполнение поручений руководителя
ТАКЖЕ:
Работа с дизайнерами компании на предмет изготовления корпоративных подарков и сувениров, подбор подрядных организаций .
Участие в выставках, встреча гостей павильона.
Рассылка коммерческих предложений всем посетителям стенда компании с целью налаживания контактов и возможного дальнейшего сотрудничества.

Подготовка и реализация проектов по проведению выставок, по разработке рекламных материалов, упаковке к новинкам, решение организационных вопросов, сдача проекта "под ключ". (Работа по Договору подряда, на период проведения проекта).
Подбор подрядных организация, заказ рекламной продукции и промонаборов, необходимых к выставке.
Работа на выставке, информирование посетителей стенда по выпускаемой продукции, об условиях продажи, доставки и формах оплаты.

Работа с тендерными заказами по изготовлению печатной, бланочной, рекламной и сувенирной продукции:
-изучение условий договора;
-налаживание контактов с заказчиком;
-переговоры по пунктам договора, выяснение потребностей заказчиков и уточнение нюансов тендера;
-подбор оптимальных вариантов выполнения тендерного задания;
-подготовка техкарты, передача в работу на производство;
-контроль качества и сроков исполнения заказа;
-контроль службы логистики, выписка отгрузочных документов
-решение спорных ситуаций, урегулирование отношений с заказчиком.

Одновременно вела от 8 до 12 тендеров.
Параллельно с тендерной работой вела заказы частных клиентов (входящие звонки, без поиска).

Руководство проектом "Корпоративные подарки и сувениры" ( в подчинении 6 человек).
Полное сопровождение проекта - от и до, контроль качества и своевременного исполнения договорных обязательств.
Решение спорных ситуаций.
Тесное сотрудничество с подрядными организациями,
полный контроль выполнения заказа: качество исполнения и сроки.
Взаимодействие с внутренними подразделениями издательства в рамках ведения клиентских проектов (дизайнеры, редакторы, корректоры).
Работа с постоянными и новыми клиентами, подготовка и размещение заказов в типографиях.
Участие в выставках, проведение презентаций.
Также:
Работа с авторами книг на предмет издания их работ (организация работы корректоров, редакторов, дизайнеров, передача материалов в типографию, контроль за качеством и сроками исполнения всего процесса производства книги.

Достижения: все проекты, которые я вела в издательстве, были сданы заказчикам вовремя и надлежащего качества.
С заказчиками легко налаживался контакт и поддерживался на протяжении нескольких лет.
Был сформирован круг подрядных организаций, с которыми сотрудничали на постоянной основе.
Удачно решались вопросы с заказчиками, у которых всегда были достаточно высокие требования, а сроки обозначались фразой: "Нужно было вчера".

Прием и распределение входящих звонков, работа с документами, письмами, обеспечение жизнедеятельности офиса (закупка воды, продуктов, канцтоваров). Организация работы смежных служб: водители, IT-специалисты, сотрудники АХО.
Подготовка встреч и переговоров руководителя.
Делопроизводство + кадровая документация.
Бронирование гостиниц, билетов.
Выполнение поручений руководителя.
Встреча посетителей.