Офис-мененджер, личный помощник руководителя.

Организация работы секретариата‚ ведение делопроизводства, прием и распределение звонков, составление и редактирование писем, запросов, других исходящих и внутренних документов. Обеспечение технической помощи (копирование сканирования и т. п.)
Ведение переговоров и взаимодействие с арендодателем, решение вопросов по содержанию офиса. Поиск документов, подбор необходимой информации. Организация рабочих мест персонала. Контроль работы переговорной, курьера, уборщицы.
Полная административная поддержка директора департамента продаж и сотрудников .
Подготовка заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, заказ пропусков), Организация переговоров и командировок руководителя и сотрудников департамента продаж (визовая поддержка заказ авиа и ж/д билетов, трансфера, бронирование гостиниц). Обеспечение аналитической деятельности руководителя (поиск, подбор, анализ, представление информации.)
Обеспечение распорядительской деятельности (контроль за исполнением поручений)
Проверка правильности оформления и корректности содержания документов, передаваемых руководителю;
Контроль за хозяйственным обеспечением офиса (наличие (кофе, вода, канцелярия) и организация закупки). Поиск новых поставщиков, ведение переговоров, заключение и ведение договоров. Подготовка необходимых документов для оплаты счетов. Контроль оплат по договорам.
Бюджетирование работы АХО (почтовые расходы, канц. товары, вода, клининг, билеты, трансфер, аренда, периодика, и т.п.)
Контроль работы и подготовка ежемесячных (квартальных) отчетов по работе клининговой компании, транспортной компании, провайдера мобильной связи. Составление отчетов по закупке канцелярии, билетов.
Составление авансовых отчетов по командировкам и почтовым расходам.
Взаимодействие с отдаленными офисами по административно-хозяйственным вопросам.