Руководитель секретариата, помощник руководителя

• Административная поддержка менеджеров - оформление и сопровождение командировок (организация командировок, заказ билетов, бронирование гостиниц, размещение на корпоративных квартирах, оформление пропусков, оформление виз и т.д.);
• Организация встреч, совещаний;
• Организация работы с документацией департамента; Организация приема и отправки почты, факсов, работа с оргтехникой (принтер, ксерокс, факс); Выполнение и отслеживание выполнения поручений Директора департамента;
• Решение общих и хозяйственных вопросов (обеспечение сотрудников департамента канцелярскими принадлежностями, организация и сбор заявок на подписные издания в рамках общей подписки по Обществу, приобретение необходимой литературы по заявкам сотрудников департамента);
• Выполнение работ в соответствии с планами департамента;
• Ведение учета затрат своего рабочего времени в соответствии с принятым порядком отчетности в Обществе;
• Учет рабочего времени сотрудников‚ составление и контроль соблюдения графика отпусков, работа с табелями;
• Планирование работ, мониторинг и контроль хода выполнения планов;
• Разработка и внедрение технологических процессов по документообороту.
• Планирование, организация, совершенствование деятельности отдела документационного обеспечения управления. Контроль делопроизводства.
• Организация внедрения системы ведения документации, в т.ч. электронного.
• Разработка и внедрение унифицированных форм документации. Знание порядка оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.
• Обеспечение учета хранения и обработки документов образующихся в процессе деятельности Общества.
• Методическое руководство работы с документами.
• Обеспечение единого порядка учета и хранения документов.
• Участие в разработке тех.процессов по работе с документами (по необходимости).
• Ведение делопроизводства отдела (входящая/исходящая документация).
• Создание службы охраны труда на предприятии с нуля;
• Изучение условий труда на рабочих местах и организация аттестации рабочих мест;
• Методическая помощь руководителям структурных подразделений в организации работ, в части соблюдения требований по охране труда, пожарной и экологической безопасности;
• Организация и проведение вводного инструктажа по охране труда и пожарной безопасности;
• Организация обучения персонала в соответствии с требованиями законодательства РФ по охране труда и пожарной безопасности;
• Разработка инструкций по охране труда и должностных инструкций для сотрудников по профессиям и видам работ.