Персональный ассистент

Должностные обязанности координатора девелоперского блока:
1. Координатор девелоперского блока осуществляет полную административную поддержку руководителя, а также решает проблемы в пределах своей компетенции посредством делегирования полномочий – защита от ненужной информации, приоритет в срочности вопроса и т.д.
2. В обязанности координатора девелоперского блока входит:
- организация и планирование рабочего времени отдела
- организация и планирование рабочего времени руководителя (Outlook, LOTUS)
- составление ежедневного и долгосрочного расписания
- организация телефонных переговоров руководителя
- организация деловых встреч, командировок и совещаний
- подготовка и помощь в проведении переговоров
- координация встреч и обеспечение приема клиентов, VIP гостей и иностранных партнеров
- подготовка документов по поручению руководителя - своевременное предоставление необходимой информации
- подготовка контрактов и договоров:
• контроль сроков согласования и подписания
• контроль исполнения обязательств по договорам
• отслеживание платежей по договорам
- коммуникации с внешними контрагентами
- коммуникации с внутренними контрагентами
- маркетинг открытых источников по профильным направлениям - поиск и подбор информации (в Интернете, прессе и т.д.), составление информационных справок
- выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
- администрирование проектов в области недвижимости
- подготовка первичных документов по проектам
- организация деловых поездок в России и за рубежом (визовая поддержка, заказ билетов, бронирование отелей, аренда машин, заказ такси, ресторанов, трансфер, регистрация участия в конференциях и семинарах и т.д.)
- сопровождение руководителя в деловых поездках по необходимости
- взаимодействие с российскими и иностранными партнерами компании, представителями арендодателя и т.д. – ведение переписки и телефонных переговоров
-координация мероприятий, связанных с открытием новых представительств в приоритетных по осуществлению деятельности девелоперского блока странах
- ведение баз данных по основным направлениям девелоперского блока
- служебная переписка с другими подразделениями Компании, деловыми партнерами и другими организациями, учреждениями
- составление отчетов, докладов и презентаций (Power Point) для руководителя
- координация внутренних и внешних информационных потоков руководителя
- выполнение задач, поставленных руководителем, постановка их на контроль, мониторинг сроков исполнения (доведение процесса до результата)
- взаимодействие с другими отделами Компании: юридическим, финансовым, бухгалтерией, бэк-офисом
- выполнение отдельных служебных поручений руководителя

• Планирование рабочего дня руководителя
- составление расписания (ежедневного и долгосрочного), организация деловых встреч и командировок, подготовка и помощь в проведении переговоров, прием посетителей, наличие и своевременное предоставление необходимой информации
• Делопроизводство
- составление и регистрация деловых писем, работа с почтой, с базами данных, подготовка контрактов и договоров, протоколирование, оформление протоколов, переводы и т.д.
• Решение проблем посредством делегирования мне полномочий руководителем
- защита от ненужной информации, определение срочности вопроса, подбор персонала (секретарей, продавцов, менеджеров, бухгалтеров, сметчиков, кладовщиков
и т.д.), поручение работы другим (курьерская, водительская, охранная служба, экспедиторы, рабочие, грузчики), контроль за их исполнением
• Поиск и работа с клиентами
- информация о продукции фирмы, помощь в выборе товара, информация о скидках, выписывание счетов, контроль за поступлением оплаты, остатками товара на складе
• Координирование работы продавцов
доставка товара, выручка, обеспечение магазинов необходимой документацией, канцтоварами, оргтехникой, организационные вопросы
• Координирование работы офиса
- закупка продуктов питания, организация праздничных мероприятий, оформление офиса, организация тренингов, обеспечение сотрудников оргтехникой
и канцтоварами
• Выполнения различных поручений
- бронирование мест в ресторанах и гостиницах, ж/д и авиа билетов и т.д.

Все то, что и в предыдущей компании, а также - подбор персонала (секретари, продавцы, грузчики, экспедиторы,сметчики, менеджеры по продаже,бухгалтеры),координирование работы продавцов, экспедиторов (своевременная доставка товара) и т.д.
Поиск и работа с клиентами - информация о продукции фирмы, помощь в выборе товара, информация о скидках, выписывание счетов, контроль за поступлением оплаты, остатками товара на складе.
Координирование работы сети магазинов - выручка, обеспечение магазинов необходимой документацией, канцтоварами, организационные вопросы - треннинги и т.д.
Координирование работы офиса - организация треннингов, праздничных мероприятий, оформление офиса,обеспечение офиса оргтехникой, канцтоварами,
Выполнение различных поручений руководителя - бронирование отелей, ресторанов, авиабилетов

Все то, что и в предыдущей компании, а также - подбор персонала (секретари, продавцы, грузчики, экспедиторы,сметчики, менеджеры по продаже,бухгалтеры),координирование работы продавцов, экспедиторов (своевременная доставка товара) и т.д.
Поиск и работа с клиентами - информация о продукции фирмы, помощь в выборе товара, информация о скидках, выписывание счетов, контроль за поступлением оплаты, остатками товара на складе.
Координирование работы сети магазинов - выручка, обеспечение магазинов необходимой документацией, канцтоварами, организационные вопросы - треннинги и т.д.
Координирование работы офиса - организация треннингов, праздничных мероприятий, оформление офиса,обеспечение офиса оргтехникой, канцтоварами,
Выполнение различных поручений руководителя - бронирование отелей, ресторанов, авиабилетов

Все то, что и в предыдущей компании, а также - подбор персонала (секретари, продавцы, грузчики, экспедиторы,сметчики, менеджеры по продаже,бухгалтеры),координирование работы продавцов, экспедиторов (своевременная доставка товара) и т.д.
Поиск и работа с клиентами - информация о продукции фирмы, помощь в выборе товара, информация о скидках, выписывание счетов, контроль за поступлением оплаты, остатками товара на складе.
Координирование работы сети магазинов - выручка, обеспечение магазинов необходимой документацией, канцтоварами, организационные вопросы - треннинги и т.д.
Координирование работы офиса - организация треннингов, праздничных мероприятий, оформление офиса,обеспечение офиса оргтехникой, канцтоварами,
Выполнение различных поручений руководителя - бронирование отелей, ресторанов, авиабилетов.

Все то, что и в предыдущей компании, а также - подбор персонала (секретари, продавцы, грузчики, экспедиторы, сметчики, менеджеры по продаже, бухгалтеры), координирование работы продавцов, экспедиторов (своевременная доставка товара) и т.д.
Поиск и работа с клиентами - информация о продукции фирмы, помощь в выборе товара, информация о скидках, выписывание счетов, контроль за поступлением оплаты, остатками товара на складе.
Координирование работы сети магазинов - выручка, обеспечение магазинов необходимой документацией, канцтоварами, организационные вопросы - треннинги и т.д.
Координирование работы офиса - организация треннингов, праздничных мероприятий, оформление офиса,обеспечение офиса оргтехникой, канцтоварами,
Выполнение различных поручений руководителя - бронирование отелей, ресторанов, авиабилетов.