Руководитель секретариата / Личный помощник

- Ведение и планирование рабочего календаря руководителя;
- Формирование и полная архивация документов в электронном виде;
- Ведение документооборота ;
- Осуществление закупки необходимого оборудования, мебели, инвентаря, оргтехники, канцелярии, воды и т.п.
-Заключение договоров;
- Подбор персонала по интернет базам, и организация собеседований;
- Поиск необходимой информации по поручению руководителя;
- Организация совещаний;
- Заказ пропусков и приём гостей;
- Подготовка и отправка писем контрагентам: почтой России, DHL, курьерами, водителями;
-Осуществление оперативной связи с сторонними организациями и с органами гос.власти по вопросам деятельности руководителя;
-Заказ и бронирование авиабилетов и подготовка информации служебной командировки руководителя;
- Подготовка и передача (по первому требованию ) отчетов финансирования, переданным для выполнения должностных обязанностей;
-Работа с кадастровыми документами: выписки, справки, оценка.

- Регистрация входящей и исходящей документации (в программе СЭД "Notes Lotus");
- Организация конференций и совещаний: экипировка конференц-зала (мягким инвентарем, исправность кондиционеров, установка видеосвязи, аудио-аппаратуры, микрофоны, постановка задач для АХО, контроль выполнения работ;
- Методическое сопровождение деятельности: разработка регламентов, стандартов работы и контроль их выполнения;
- Организация и координация встреч руководителя;
- Исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, бронирование билетов, организация командировок, организация мероприятий и т.п.);
- Прием и проверка правильности оформления подготовленных документов, передаваемых руководителю и в отдел документооборота, качественное их редактирование;
-Контроль качества ведения Электронного документооборота Notus Lotes;
- Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в структурные подразделения.
- Управление административным персоналом (АХО, секретариат, канцелярия, транспортный отдел, курьеры)
- Управление закупками материалов, оборудования, офисной мебели;
- Осуществление командировок
- Помощь в подготовке в участии тендеров.

- Ответственность за противопожарное и кислородное оборудование;
-Контроль и обеспечение безопасности до рейса, во время и после;
-Оказание первой медицинской помощи;
-Ведение рабочей документации;
-Обслуживание пассажиров Бизнес (Эконом)- класса;
-Контроль за работой кухонного оборудования;
-Подотчет имущества; -Приём - сдача ВС.;
-Контроль приема и размещения коммерческой загрузки, багажа, почты;
-Своевременный доклад КВС о готовности к рейсу, обо всех недостатках, возникших в полете, при проведении предполетной подготовки;
-Информационное обслуживание пассажиров об условии полёта, правилах безопасности и т.п.