Ассистент руководителя

1. Заключение договоров морского страхования, Каско, Осаго -сопровождение брокерских продаж;

2. Письменная и устная консультация внешних и внутренних клиентов по вопросам ТО грузов;

3. Ежедневное формирование отчетной документации о поступлении денежных средств (банк / наличные) для руководства организации;

4. Осуществление контроля исполнения резолюций документов;

5. Своевременное внесение информации в программные продукты 1С 8.3.;
6. Отслеживание дебиторской/кредиторской задолженности, формирование электронного и бумажного архива документов;
7. Получение от клиента всей необходимой информации для предварительного информирования, уведомление клиента о дополнительных документах;
8. Информирование клиента об этапах таможенного оформления груза;
9. Проверка счетов от поставщиков, авансовые отчеты;
10.Свод экономических документов ;
11.Контроль выполнения договорных обязательств;
12.Проверка первичной бухгалтерии, документации по договорам, контроль соблюдения сроков оплаты;
.13.Анализ экономической обоснованности административно-хозяйственных расходов и стоимостей;
14.Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канц./ хоз. Товаров/ воды/ продуктов питания/ мебели);
15.Регистрация корреспонденции, внутренних организационно- распорядительных документов, Договоров, доверенностей.

Ведение документооборота по проекту:
• координация документооборота, в том числе и в электронном виде, между компанией и всеми контрагентами, задействованными в проекте;
• ведение учета входящей и исходящей документации/писем;
• ведение деловой переписки;
• подготовка приказов, писем, служебных записок, заявок организационного характера;
• подготовка протоколов совещаний, ведение работы по учету исполнения поручений руководителя
2. Контроль за заключением договоров подряда и дополнительных соглашений к ним с заказчиками и субподрядчиками, а также других договоров, необходимых для реализации проекта.
3. Контроль за предоставлением в бухгалтерию всех первичных документов (в т.ч. их проверка) по всем контрагентам, задействованным на проекте.
4. Составление реестра на оплату, отслеживание и фиксация оплат в отчетных таблицах по установленной форме.
5. Контроль и учет средств, расходуемых на реализацию проекта, в отчетных таблицах по установленной форме. Формирование на их основе справочно-аналитических отчетов.

Контроль выполнения планов по продажам финансовых услуг и пролонгации договоров страхования;
2. Решение сложных и конфликтных ситуаций с клиентами;
3. Ведение внутренней отчетности;
4. Подбор схем кредитования и страхования для клиентов;
5. Подготовка тендерной документации;
6. Ведение реестров по договорам, отчетности по срокам оплаты договоров, сопровождение договоров ;
7. Взаимодействие с внутренними службами компании (отдел логистики, отдел снабжения, бухгалтерия, транспортный отдел, отдел убытков);
8. Работа с первичными документами(выставление накладных, актов и счётов; проведение банковских выписок в 1С), сверка с контрагентами (дебиторами, кредиторами).

Планирование и координация рабочего дня руководителя, ведение графика;
2. Организация и координирование внутренних и внешних совещаний и встреч, техническое сопровождение совещаний;
3. Взаимодействие с финансовым департаментом по вопросам оплаты счетов и предоставления закрывающих документов (работа в электронной системе документооборота);
4. Сбор, структурирование и аналитика информации по запросу руководителя;
5. Анализ и своевременная обработка служебной корреспонденции;
6. Организация деловых поездок по России и за рубежом;

7. Взаимодействие с подразделениями по вопросам предоставления информации или документации, необходимой для осуществления деятельности руководителя;
8. Контроль исполнения поставленных задач, поручений руководителем;
9. Ведение деловой переписки, осуществление переводов
10.Подготовка отчетов и презентационных материалов;
11. Координирование работы секретариата компании