Секретарь / Помощник руководителя

Администратор отдела, выросший из Секретаря с функциями Специалиста по подготовке технической документации
Отработав более 2х лет в компании, я хорошо узнала структуру и деятельность компании, поняла какое оборудование входит в отделы, выстроила добрые партнерские взаимоотношения с коллегами и клиентами, а также с поставщиками услуг, зарекомендовала себя как надежного, ответственного сотрудника.

Основные функции на должности Администратора отдела:
- Делопроизводство (составление писем, приказов, распоряжений и других документов, проведение внутренних счетов по программе, взаимодействие с бухгалтерией (контроль задолженностей по оплате, предоставление закрывающих документов, распределение затрат между отделами), оформление приказов на командировки, авансовых отчетов, путевых листов);
- Ведение договоров отдела: оформление, согласование с заказчиком/руководителем, контроль подписания и отправки, коммуникация с кредитным отделом;
- Составление аналитических сводных для руководства отдела;
- HR-помощь (общий график, учет отпусков и больничных, обслуживание WorkDay, BDays и юбилеи и т.д.);
- Организация вспомогательных мероприятий (выставки, конференции, коллективные мероприятия), активное участие в проектах по сфере бизнеса.

Основные функции на должности Секретаря:

1. Прием, обработка, регистрация входящих звонков, корреспонденции, эл.почты ;
2. Распределение запросов на оборудование по отделам компании;
3. Создание заявок на оплачу счетов;
4. Взаимодействие с закупочным отделом;
5. Взаимодействие с отделом персонала;
6. Административные обязанности (такси, жизнеобеспечение офиса, встреча посетителей, оформление пропусков).

Навыки:
1. Знание и понимание оборудования;
2. Качественное и быстрое выполнение задач;
3. Ориентация на заказчика.

Основные функции на должности Специалиста по подготовке технической документации:

1. Создание технических паспортов, сертификатов на оборудование;
2. Работа с квартальным таможенным отчетом;
3. Выгрузка файла по остаткам на складе;
4. Согласование, подписание договоров и др.;
5. Перевод технической документации.

Навыки:
1. Работа с программами Service Connect, Showpad, Licquid, Excel.

1. Поиск и ознакомление с резюме, проведение телефонных интервью, анкетирование кандидатов;
2. Решение организационных вопросов по выходу новых сотрудников на работу;
3. Мониторинг рынка труда и заработных плат;
4. Участие в организации и проведении корпоративных мероприятий Компании, в том числе организация награждения «Лучший сотрудник месяца»
5. Формирование и поддержание базы кандидатов;
6. Работа с документами, подготовка презентаций;
7. Помощь в кадровом делопроизводстве.
8. Участие во всех проектах отдела.

1. Входящие/Исходящие звонки (ведение телефонных переговоров, переадресация, мини-АТС);
2. Документооборот:
- печать писем и набор документов Word/Excel, контроль оформления, подача на подпись документов;
- работа с заявками от отделов компании;
- оформление и заказ визиток;
- создание видео/телеконференций;
3. Оформление пропусков для посетителей;
4. Заказ АВИА и Ж/Д билетов, бронирование гостиниц, трансфер;
5. Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров, чай/кофе и пр.);
6. Приём и отправка факсов, работа с копировальной техникой.

Самый первый основной опыт работы, где я научилась многозадачности и выполнению любого задания с наилучшим результатом.

1. Документооборот:
- оформление доверенностей, гарантийных писем, распоряжений и приказов по основной деятельности;
- работа с поставщиками офисных услуг (регистрация документов, проверка договоров/доп.соглашений, первичная бухгалтерская документация, взаимодействия по возникающим вопросам);
2. Билетно-визовая поддержка сотрудников отдела;
3. Участие в организации и координации тренингов, семинаров, конференций и внутренних мероприятий отдела:
- ведение Event-календаря;
- участие в составлении плана мероприятий;
- организация мероприятий;
4. Приём телефонных звонков, сообщений и пр.