Делопроизводитель

-Полное ведение делопроизводство компании
Решение организационных вопросов
- Поддержание дружеской и позитивной атмосферы в коллективе
- прием и переадресация телефонных звонков (мини АТС);
- заказ пропусков посетителям через пункт охраны;
- встреча посетителей (подача кофе/чая);
- входящая/исходящая корреспонденция (регистрация);
- прием/отправка факсов;
- ведение электронного документооборота;
- прием документов и регистрация в книге корреспонденции;
- помощь отделу кадров
- подготовка почтовой корреспонденции к отправке;
- прием/регистрация корреспонденции от курьеров;
- подготовка переговорных к началу встречи;
- взаимодействие с курьерами (в сфере передачи документов);
- оформление доверенностей на получение -материальных ценностей и документов;
составление/оформление официальных писем на бланке компании;
- взаимодействие со службами арендодателя (прием/передача писем, счетов, актов, -----информационных писем, прочих документов);
обеспечение технической подготовки командировок сотрудников офиса (заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, заказ трансфера и т.д.);
- организация конференций (заказ питания, поиск помещения, формирование рекламных материалов);
- организация и контроль работы служб, обеспечивающих функционирование офиса (уборка, видео наблюдение, коммунальные слуги, вентиляция, ремонт и т.п.);
- контроль за наличием канцелярских, хозяйственных товаров, продуктов;
- выполнение поручений генерального директора.
- Квартальное бюджетирование.
- Контроль расходов по подотчетным статьям бюджета.
- Разработка предложений по экономии средств.
- Работа по снабжению офиса:
- Мониторинг рынка и выбор поставщиков,контроль своевременной доставки и оплаты по снабжению офиса. Своевременная смена недобросовестных поставщиков.
- Организация ремонтных работ помещения.
- Организация рассадки сотрудников, их перемещения и новых рабочих мест.
- Контроль наличия основных средств (проведение инвентаризации, отчетность)
- Контроль чистоты и порядка в офисных помещениях.
- Контроль за сбором отчетных документов от поставщиков по запросу бухгалтерии.
- Помощь отделу кадров в составлении табеля рабочего времени, карточек, заключение трудовых договоров.