Офис-менеджер

- участие в осуществлении документооборота между Организацией и клиентами,
- участие в подготовке презентаций,
- информационная поддержка партнеров и клиентов Организации,
- оперативное реагирование на информацию поступающую от клиентов, и доведение ее до сведения руководителя,
- участие в разработке и согласований технических и коммерческих условий договоров с клиентами и с подразделениями Организации,
- ведение рабочей и отчетной документации,
- работа с базами данных (1C предприятие, ORKL),
- контроль финансовой дисциплины клиентов и информирование руководителя о сроках и своевременности оплаты,
- выставление счетов,
- административная поддержка отдела, участие в выставках и конференциях

Оказание услуг визовой поддержки иностранным гражданам, (в том числе и миграционно-опасным). Работа проходит в программах VIP, VISAS, REPORTS.
В мою работу входят следующие обязанности:
консультирование корпоративных клиентов по телефону, а так же переписка с клиентами по электронной почте,
оформление телексов: однократных, двукратных, многократных,
оформление оригинальных приглашений на бланке через УФМС,
оформление регистраций (бизнес и гостиничных),
оформление туристических ваучеров,
оформление анкет на загранпаспорта,
работа с поставщиками,
выставление счетов за оказанные услуги,
контроль оплаты счетов

Прием и отправка факсов, сотрудничество с компанией DHL (отправка грузов, посылок), прием и распределение входящих и исходящих звонков, выполнение поручений руководителя (составление писем, приказов и других документов), отправка писем по почте, встреча иностранных клиентов, заказ пропусков для гостей, бронирование переговорных комнат, ведение графика рабочего времени секретарей

Прием и отправка факсов, работа в программе DHL, прием и распределение входящих и исходящих звонков, выполнение поручений руководителя (составление писем, приказов и других документов), отправка писем по почте, встреча иностранных клиентов, заказ пропусков для гостей