Офис-менеджер

- Оформление проектов договоров.
- Согласование проектов договоров с внутренними структурами компании, передача заказчикам и субподрядчикам на рассмотрение проектов договоров компании, выявление изменений внесенных ими, подготовка протоколов разногласий и их согласование.
- Подготовка проектов договоров с согласованными изменениями для утверждения уполномоченными лицами внутри компании и подписания Генеральным директором.
- Деловая переписка и общение с заказчиками и субподрядчиками, контроль получения подписанных договоров, протоколов, дополнительных соглашений, согласование счетов, контроль получения гарантийных писем об оплате предоставляемых услуг.
- Мониторинг статуса согласования договоров, поддержание в актуальном состоянии реестра договоров, документарное и электронное архивирование договоров и относящихся к ним документов.
- Мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
- Поиск и подбор тендера в соответствии с особенностями деятельности компании.
- Изучение конкурсной документации и ее требований.
- Ведение переговоров с организаторами тендеров по разъяснениям и изменениям требований в конкурсной документации.
- Заблаговременный заказ необходимых справок, подготовка нотариально заверенных копий документов, их регулярное обновление.
- Подготовка полного пакета документов, оформление коммерческого предложения и заявки на участие в тендере.
- Взаимодействие с отделами при подготовке тендерного предложения.
- Работа на электронных торговых площадках.
- Контроль сроков проведения тендеров.
- Возврат денежных средств, внесенных в качестве обеспечений заявок.
- Отчетность по результатам тендера. Ведение реестра участия в тендерах.
- Получение СРО на простые виды работ.
- Контроль и своевременное выполнение подготовки документов для плановой проверки в Саморегулируемой организации
- Контроль и анализ сбора информации проектов, находящиеся на согласованиях в организациях необходимых для проектирования отдельной части проекта.
- Контроль и анализ получения и передачи технических условий для присоединения к электрическим сетям.
- Учёт выполненных работ по объекту.
- Формирование отчетов по проектам. Полный отчет перед вышестоящим начальством о статусе проектов, сроках выполнения работ.
- Отслеживание установленных сроков и напоминание руководителям групп об окончании сроков согласований.

- Оформление проектов договоров.
- Согласование проектов договоров с внутренними структурами компании, передача заказчикам и субподрядчикам на рассмотрение проектов договоров компании, выявление изменений внесенных ими, подготовка протоколов разногласий и их согласование.
- Подготовка проектов договоров с согласованными изменениями для утверждения уполномоченными лицами внутри компании и подписания Генеральным директором.
- Деловая переписка и общение с заказчиками и субподрядчиками, контроль получения подписанных договоров, протоколов, дополнительных соглашений, согласование счетов, контроль получения гарантийных писем об оплате предоставляемых услуг.
- Подготовка писем, доверенностей, протоколов совещаний, служебных записок, приказов и т.д.
- Мониторинг статуса согласования договоров, поддержание в актуальном состоянии реестра договоров, документарное и электронное архивирование договоров и относящихся к ним документов.
- Отслеживание своевременного выполнения договорных обязательств, в т. ч. оплат, подписания и передачи закрывающих документов.
- Участие в совещаниях, протоколирование, контроль исполнения поручений.
- Организация деловых поездок (бронирование гостиниц, заказ билетов, сопроводительной документации)
- Техническая работа с документами (сканирование, копирование)
- Получение ЭЦП, установка на рабочее место.
- Аккредитация на ЭТП.
- Мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
- Поиск и подбор тендера в соответствии с особенностями деятельности компании.
- Изучение конкурсной документации и ее требований.
- Ведение переговоров с организаторами тендеров по разъяснениям и изменениям требований в конкурсной документации.
- Заблаговременный заказ необходимых справок, подготовка нотариально заверенных копий документов, их регулярное обновление.
- Подготовка полного пакета документов, оформление коммерческого предложения и заявки на участие в тендере.
- Взаимодействие с отделами при подготовке тендерного предложения.
- Работа на электронных торговых площадках.
- Контроль сроков проведения тендеров.
- Возврат денежных средств, внесенных в качестве обеспечений заявок.
- Отчетность по результатам тендера. Ведение реестра участия в тендерах.
- Подготовка документов для получения повышения квалификации, аттестации сотрудников, сертификата соответствия менеджмента качества ГОСТ ISO 9001-2011.
- Получение СРО на простые и особо опасные виды работ.
- Подготовка полного пакета документов для получения СРО при изменении учредительной документации организации или дополнении определенных видов работ.
- Контроль и своевременное выполнение подготовки документов для плановой проверки в Саморегулируемой организации

- Контроль и распределение входящих звонков, работа с мини АТС, оргтехникой (сканер, ксерокс, факс)
- Регистрация исходящей и входящей корреспонденции
- Хозяйственное обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, хозяйственных и канцелярских товаров)
- Прием и обслуживание посетителей
- Отправка почты курьерской службой и почтой-России
- Составление медиапланов (радио и телевидение)
- Введение первичной документации, составление договоров, отчетность.