Офис-менеджер/помощник руководиеля

- Работа с программой Адванта, 1С8.

- Подготовка приказов, инструкций по ОТ и ТБ, а также иных документов при открытии новых объектов.

- Подготовка и сбор документов для участия в тендерах.

- Заказ строительных материалов, офисной техники для собственных нужд строительных объектов.

· Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генеральных директоров информации в их отсутствие и доведение её содержания до их сведения.

· Осуществление технического обеспечения деятельности руководителей (travel-поддержка; IT - поддержка, заказ транспорта в том числе и для гостей Компании, билетов; организация встреч, переговоров; др.)

· Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указания и распоряжений руководителей; контроль исполнение указаний и распоряжений.

· Осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителям, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю.

· Ведение делопроизводства, подготовка на подпись руководителю договоров, приказов и прочих документов, контроль правильности заполнения, хранение и архивирование документации.

· Получение, отправка, учет, регистрация и распределение корреспонденции.

· Организация проверки офисного оборудования (компьютеров, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации;

· Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивая хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

· Координация и контроль работы, курьеров, уборщицы.

· Заказ воды, оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей, координация работы службы IT и прочих хозяйственных внутренних и внешних служб для бесперебойной работы офиса.

1) Работа с программой 1С (полное ведение базы: внесение заявок от заказчика (номенклатура, регион, цена и т.д., обработка заявок заказчика (особые условия и т.д.), осуществляла контроль за исполнением заявок менеджерами организации, формирование отчетов по исполненным заявкам по каждому региону РФ и/или менеджеру Компаний и т.д.).

2) Взаимодействие с юридическими отделами организаций:

· Активное участие в разработке внутренних лнпа Компаний (положение об учете входящей/исходящей корреспонденции, положение о фиксации времени ухода/прихода работников компании и т.п.);

· Адаптация принятых на работу сотрудников;

· Активная помощь Специалисту по кадровому делопроизводству Компаний в ведении кадрового делопроизводства (сбор документов, прием, увольнение, перевод);

· Активная помощь Специалисту по кадровому делопроизводству Компаний в оформлении трудовых договоров и дополнительных соглашений, уведомлений и т.д. по всем изменениям, происходящим в компаниях (смена адреса местонахождения организации, изменения персональных данных работников организации, увольнения в порядке перевода и т.д.);

· Активная помощь Специалисту по кадровому делопроизводству Компаний в формировании и ведении личных дел сотрудников;

· Активная помощь Специалисту по кадровому делопроизводству Компаний в выдачи справок, копий кадровых документов по требованию, сотрудникам и/или государственным органам по запросу;

· Учет и ведение трудовых книжек, внесение записей в трудовые книжки (в том числе внесения исправлений в трудовые книжки);

· Полная архивация документов и личных дел сотрудников, работа с архивом;

· Работа в программе 1С 8.3 ЗУП.

· Опыт в разработке своей систематизации документов для удобного и оперативного использования в работе всеми сотрудниками Компаний.

3) Работа с первыми лицами Компаний (учредители, генеральные и финансовые директора и т.д. – всего 4 юридических лица):

· Планирование рабочего дня руководителей (основные 2 руководителя), ведение календаря встреч и мероприятий;

· Обеспечение travel-поддержки;

· Организация участия в конференциях/форумах;

· Организация поздравлений партнеров и сотрудников с праздниками (подготовка списков, заказ и отправка подарков);

· Прием и распределение звонков;

· Прием/отправка внутренней и внешней корреспонденции, контроль за исполнением внутреннего положения об исходящей и входящей корреспонденции всеми лицами компании, полная организация курьерской доставки (в том числе и организация доставки в страны ЕС);

· Оперативный поиск и систематизация необходимой информации по различной тематике;

· Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятыми решениями в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

· Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя;

· Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;

· Контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными и обособленными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование;

· По поручению руководителей Компаний составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем;

· Оформление приказов руководителей и доведение их до сведения работников;

· Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);

· Осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;

· Подготовка по указанию руководителей служебных материалов, необходимых для их работы.

1) Работа с программой 1С (полное ведение базы: внесение заявок от заказчика (номенклатура, регион, цена и т.д., обработка заявок заказчика (особые условия и т.д.), осуществляла контроль за исполнением заявок менеджерами организации, формирование отчетов по исполненным заявкам по каждому региону и/или менеджеру компании для руководителей, архивация заявок и т.д.).

2) Работа с первыми лицами Компаний (учредители, главные бухгалтера и т.д. – всего 4 юридических лица):

· Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генеральных директоров информации в их отсутствие и доведение её содержания до их сведения.

· Организация встречи посетителей и гостей Компаний.

· Контроль за соблюдением графика работы сотрудников офиса.

· Планирование рабочего день руководителей (встречи, звонки, прием, пр.)

· Осуществление технического обеспечения деятельности руководителей (travel-поддержка; IT - поддержка, заказ транспорта в том числе и для гостей Компании, билетов; организация встреч, переговоров; др.)

· Осуществление связи с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих непосредственного участия руководителей (первичная обработка звонков/писем в том числе и электронных писем от ИФНС, ФСС, Пенсионного фонда, Прокуратуры и т.д.).

· Согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указания и распоряжений руководителей; контроль исполнение указаний и распоряжений.

· Осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителям, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю.

· Ведение делопроизводства, подготовка на подпись руководителю договоров, приказов и прочих документов, контроль правильности заполнения, хранение и архивирование документации.

· Получение, отправка, учет, регистрация и распределение корреспонденции.

· Ведение запись на прием к руководителю, организация приема посетителей.

· Получение по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документов и информации, необходимых руководителю.

· Выполнение разовых поручений руководителей.

3) Организация работы офиса:

· Организация проверки офисного оборудования (компьютеров, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации;

· Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивая хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

· Координация и контроль работы водителей, курьеров, уборщицы.

· Заказ воды, оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей, координация работы службы IT и прочих хозяйственных внутренних и внешних служб для бесперебойной работы офиса.

- организация встреч, переговоров для руководителя, выполнение поручений руководителя, контроль выполнения распоряжений руководства, заказ и бронирование билетов и т.д.,
- решение административно-хозяйственных вопросов, жизнеобеспечение офиса,
- прием-распределение звонков, работа с оргтехникой, отправка корреспонденции, делопроизводство

- Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой
корреспонденции ее доставку по назначению.
- Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их
правильным оформлением.
- Регистрация, учет, хранение и передаче в соответствующие структурные
подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов
и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
Печатание и размножение служебных документов.
- Участие в подготовке созываемых руководством совещаний.