Начальник / Заместитель начальника отдела делопроизводства

Осуществление общего руководства и координации работы отделов, входящих в состав Управления(отдел делопроизводства, отдел маркетинга, отдел редакции газеты и журнала);
- Организация, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению Учреждения (общая численность работников около 500 чел);
- Обеспечение эффективной работы отдела делопроизводства (перераспределение объемов работ между специалистами отдела в силу производственной необходимости, включая организацию работы приемной и дополнительных текущих задач, поставленных руководством Учреждения, организация работы каждого специалиста с несколькими руководителями, общая координация работ);
- Работа с организационно-распорядительными документами и нормативно-методической документацией: согласование, постановка на централизованный контроль, обеспечение текущего контроля исполнения, обеспечение поддержания ОРД Учреждения в актуальном состоянии;
- Осуществление контроля за выполнением поручений от вышестоящих инстанций(например: из Росреестра и других гос. организаций);
- Обеспечение порядка проведения внутренних совещаний Учреждения, протоколирование еженедельных производственных совещаний и осуществление контроля исполнения решений протоколов совещаний;
- Заключение договоров с Почтой России;
- Обеспечение контроля исполнительской дисциплины работников Учреждения: еженедельный мониторинг, формирование ежемесячных отчетов об исполнительской дисциплине для руководства Учреждения, запросы письменных объяснений о неисполнении поручений директора и решений протоколов производственных совещаний;
- Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки) и оформление их на бланках согласно требованиям ГОСТа Р7.0.97-2016;
- Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа);
- Разработка разделов номенклатуры дел организации;
- Формирование и оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
- Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- Составление внутренней описи дел для особо ценных документов;
- Подготовка и передача дел в архив организации;
- Прием и первичная обработка входящих документов;
- Предварительное рассмотрение и сортировка ;
документов на регистрируемые и не регистрируемые;
- Обработка и отправка исходящих документов;
- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
- Контроль исполнения документов в организации;
- Участие в государственных закупках Учреждения в качестве члена Единой комиссии.