Ассистент, Секретарь

Временный проект, помощь знакомым.

Подчинение генеральному директору.
• Прием и распределение входящих звонков;
• Жизнеобеспечение офиса (+ закупка мебели);
• Travel-поддержка всех сотрудников;
• Помощь в планировании деловых встреч руководителя;
• Регистрация входящей и исходящей документации (+ редактирование);
• Прием/отправка корреспонденции курьерскими службами, Почта России;
• Контроль правильности заполнения и наличия первичной документации;
• Обеспечение чистоты и порядка в офисе (от подготовки переговорных до контроля работы клининга);
• Административная и информационная поддержка сотрудников компании.

Достижения:
• Оборудовала офисную кухню: от макета до контроля монтажных работ.
• Создала архив авансовых отчетов за 2018 год

• Ведение складского документооборота (счета, накладные, CMR, счета-фактуры, УПД, ТН, акты и т. д.;
• Консультирование по наличию деталей на складе в Бельгии;
• Заказ VIN табличек Российского и Европейского производства;
• Формирование и рассылка отчета поставщикам о продажах;
• Контроль актуальности цен, согласование и внесение изменений в SAP;
• Координация согласования договоров;
• Административная поддержка руководителя (бронирование переговорных, встреча гостей, travel-поддержка);
• Решение организационных вопросов.
• Координация процедуры согласования договоров;
• Административная поддержка руководителя;
• Взаимодействие с другими департаментами;
• Решение организационных вопросов.

Достижения:
• Совмещала две должности и объём работ;
• Составила договоры с расчетом с нуля;
• Добилась возвращения закрывающих документов от поставщиков за прошедшие периоды;
• Обеспечила своевременную поставку шин от нескольких поставщиков в рамках сезонной акции.

• Проверка и регистрация договоров c контрагентами;
• Прием и распределение входящих звонков;
• Проверка входящей документации для сдачи в Архив;
• Контроль остатков POS-материалов, заказ новой продукции;
• Оформление заявок на склад/производство/дизайн;
• Поиск, анализ и выбор оптимальных поставщиков (цена/сроки/качество и т.д.);
• Ведение базы контрактов;
• Отчётность, административная поддержка отдела.

Достижения:
• Увеличила скорость регистрации и одобрения договоров с 2 недель до 3 дней
• Провела обучение ассистентов параллельных отделов, что увеличило скорость и качество их работы по отзывам руководителей.

• Поиск клиентов, продажа рекламных мест (холодные звонки);
• Участие в международных выставках/мероприятиях;
• Составление и выставление счетов; контроль оплаты счетов;
• Контроль за расставлением рекламы в журнале;
• Развитие клиентской базы;
• Переводы статей с английского языка на русский и наоборот.