Специалист делопроизводства

1.Прием вход/ исходящей корреспонденции.
2. Заведение заявок на доступ к подключению в Internet (База данных « заказ IT услуг»), в системе электронного документооборота.
3. Оформление договоров и дополнительных соглашений (Подготовка, сверка и передача для подписания руководству Банка).
4. Отправка договоров в электронном виде в согласующие подразделения и корректировка, в случае необходимости.
5. Работа с Контрагентами (подготовка наименований товара, согласование спецификации), поиск и подбор новых контрагентов в электронном виде, проведение телефонных переговоров и сбор информации по выбранным компаниям.
7. Прием заказов от подразделений ГО, Филиальной сети Банка на приобретение материальных ценностей, а также, канцтоваров, бумаги, штампов, печатей, хозяйственных товаров и т.д.
8. Проверка первичных документов (счетов, фактур, товарных накладных) на правильность оформления, и сдача в бухгалтерию на оплату.
9. Формирование документов (Проектов Приказов, договоров и т.д.) в базе данных «ОРД» (согласование организационно – распорядительной документацией) и отправка на согласование подразделениям Банка, согласно области применения;
10. Отправка заказов в электронном виде операторам контрагентов в регионы, согласование отгрузки товара.
11.Работа со счетами в программе бюджетирование (КИБ); Формирование корректировок к счетам, актуализация и пролонгация договоров.
13. Консультации по телефону с Управляющими филиальной и сети;. Телефонные переговоры по рабочим вопросам с регионами и решение спорных вопросов.
14. Ежегодное проведение новогодних кампаний для партнеров и сотрудников Банка с организацией закупок подарков, согласования договоров и организация доставки
15. Составление ежеквартальной отчетности по итогам работы подразделения.
Достижения
Оптимизация заказов по ТМЦ по региональной сети Банка;
- Решение вопроса перехода Управляющих в регионах на работу с одним поставщиком и заключение договоров с ним
Организация работы с официальным ящиком Административной дирекции в программе СЭД (вход/исходящие документы, запросы от официальных органов )

1. Ведение документооборота подразделения;
2. Введение счетов и заявок подразделения, согласования в программе КИБ (Контроль исполнения бюджета), согласование.
3. Проведение мероприятий связанных с закупками продукции для сотрудников и рассылка по Регионам.
4. Архивирование документов подразделения
5.Оформление документации бухгалтерской отчетности
6.Еженедельная организация отправки писем, документов в Регионы.
7. Обработка пластиковых карт, согласно запросам Регионов и Головного офиса.
8. Ведение таблиц приема и распределения документов.
Личные достижения: Оптимизация документооборота подразделения, создание папок –документов по договорам контрагентов для подготовки отчетов в Дирекцию внутренней безопасности Банка