Офис-менеджер( Xello )

11 Ноября

Партнерские Вакансии

Компания "Xello"

О компании:

Xello – IT-компания, прошедшая путь от стартапа до одного из ключевых игроков на рынке информационной безопасности. Мы создаём передовые продукты в сфере кибербезопасности, направленные на предотвращение хакерских атак. Наши решения помогают бизнесам любого масштаба защищать свои критические данные и данные клиентов.
Мы аккредитованная IT-компания в Минцифры и резиденты Сколково, и наши сотрудники могут воспользоваться предлагаемыми льготами.

Наша команда регулярно участвует в профильных конференциях, а проекты реализуются на современном технологическом стеке, что обеспечивает инновационность и качество наших решений.

Мы работаем с передовым технологическим стеком и решаем сложные задачи, связанные с созданием высоконагруженных систем и архитектурных компонентов. Мы ценим инновации и открыты для экспериментов, постоянно используем современные подходы и инструменты в работе. Сейчас мы ищем человека, который сможет эффективно управлять нашим офисным пространством!

Обязанности:

• Сопровождение формирования документов для всех сотрудников компании (исходящие, входящие письма и иные документы (в т.ч. электронные - Яндекс-почта и Контур Диадок), обработка корреспонденции (контроль 2 адресов), служебные записки), а также сканирование, копирование, печать документов по запросу сотрудников компании;
• Обеспечение функционирования офиса (работа с подрядчиками по ремонтным и иным работам (в т.ч. заключение и сопровождение договоров), бронирование переговорных, заказ канцелярии, мебели, техники, быт. химии, напитков и пр.; контроль их состояния и использования), в т.ч. контроль бюджета на офисные нужды;
• Уведомление сотрудников компании о важных для компании событиях и линейных задачах (уведомление по эл. почте / в мессенджерах / лично/ по звонку) заблаговременно и/ или в DL; контроль предоставления сотрудниками компании ОС по вопросам (внутренние коммуникации и внешние);
• Организация доставок (курьерские и грузоперевозки) из офиса/в офис (в т.ч. обеспечение подписания документации);
• Бронирование билетов и гостиниц;
• Создание и актуализация архива документов;
• Работа с входящими звонками;
• Оформление пропусков сотрудникам и гостям, встреча гостей;
• Подготовка отчётности, предоставление необходимой документации руководителю;

Требования:

• Опыт ведения деловой переписки и переговоров;
• Опыт планирования рабочего дня в режиме многозадачности;
• Опыт организации работы с подрядчиками (в рамках сопровождения офиса);
• Опыт ведения архива документов;
• Еxcel, Word, Контур Диадок, zoom, телемост, различные браузеры, confluencе, jira (будет плюсом);
• Опыт работы с первичной документацией;
• Активная жизненная позиция, ответственность и внимание к деталям.

Мы предлагаем:

• Офисный формат работы;
• Достойную заработную плату, которая обсуждается с каждым кандидатом индивидуально и зависит от знаний и опыта;
• Пересмотр заработной платы в соответствии с профессиональным ростом;
• Возможность принимать участие в профильных мероприятиях и конференциях.