Личный помощник с функциями офис-менеджера

29 Октября

до 100 000 руб.

Партнерские Вакансии

Компания "BIV"

BIV — ведущий разработчик IT-решений для страховых компаний, банков и пенсионных фондов. Мы создаём высокотехнологичные B2B-решения, которые помогают автоматизировать процессы продаж страховых продуктов.

Среди наших клиентов — такие компании, как СберСтрахование, СберНПФ, Tinkoff, Allianz, СК Согласие, СК ВСК и многие другие. За 14 лет работы мы реализовали более 400 проектов, благодаря которым миллионы людей пользуются удобными и современными сервисами.

Сейчас мы в поиске личного помощника с функциями офис-менеджера - человека, который станет правой рукой для руководителя и душой нашего небольшого, но очень уютного офиса)) Обратите, пожалуйста, внимание - необходимо ежедневное присутствие в офисе!

Чем предстоит заниматься:

функции личного помощника:

• полная административная поддержка руководителя
• ведение календаря руководителя, организация встреч, совещаний, координация участников, оперативное реагирование на изменения (перенос, корректировка по времени, оповещение участников)
• ведением документооборота (в том числе ЭДО)
• выполнением личных поручений
• сбор, анализ, предоставление необходимых сведений руководителю
• полная тревл-поддержка руководителя (маршруты, билеты, отели)

Функции секретаря:

• обеспечение документооборота для первых лиц компании
• выполнение их служебных поручений
• подготовка командировок для сотрудников московского офиса (заявка, подготовка документов, бронирование отелей и билетов)
• организация рабочих встреч и совещаний в офисе (с сотрудниками, с гостями)
• подготовка мест проведения встреч в офисе (помещения, угощения, напитки, оснащение)
• по окончании мероприятий - организация уборки помещения, подготовка их к штатной работе
• встреча и сопровождение гостей (размещение, угощение, досуг)
• поддержания порядка в офисе

Функции офис менеджера:

• взаимодействие с арендодателем (договоры, работоспособность систем здания);
• взаимодействие с компаниями, оказывающими различные услуги для офиса (ремонтные организации, технические службы, охрана, клининговая компания, поставщики)
• своевременная закупка оборудования рабочих мест для сотрудников, оборудования для офисов, мебели, канцелярии и т.д.
• подготовка рабочих мест для новых сотрудников, в том числе взаимодействие с IT-службой
• организация курьерских доставок
• взаимодействие с бухгалтерией по всем финансовым вопросам и документообороту с поставщиками услуг
• реализация работ по улучшению офисного пространства по стандартам компании (возможно с привлечением дизайнеров)

Мы ожидаем, что ты имеешь:

• опыт работы на аналогичной позиции от 2 лет обязательно
• опыт работы в рамках стратегии на достижение результата
• опыт работы в условиях распределенных офисов – приветствуется (предусматривается удаленное замещение коллег)
• оперативно решать проблемы по эксплуатации офиса, систем коммуникаций, техники и оборудования

• организаторские способности, высокие коммуникативные навыки, инициативность, стрессоустойчивость
• желание и способность создавать уют в окружающем пространстве

​​​ Мы предлагаем:

• работа в аккредитованной ИТ-компании
• официальное трудоустройство по ТК РФ и стабильную заработную плату
• гибкое начало рабочего дня
• комфортабельный офис
• вкусные оплачиваемые обеды, чай, кофе в офисе
• ДМС со стоматологией после испытательного срока
• подарки на значимые события и душевные поздравления
• корпоративные мероприятия и праздники, включая праздники для детей наших сотрудников
• реферальная программа “Приведи друга”
• уютная рабочая атмосфера в кругу единомышленников