Администратор офиса на ресепшен

09 Октября

Партнерские Вакансии

Компания "Альтус Кэпитал"

НАМ ВАЖНО:

Проактивность, инициативность, быстрая обучаемость, сообразительность, внимание к деталям, знание английского языка минимум на среднем уровне (умение ответить на телефонный звонок и на почту)

Обязанности:

• Встреча гостей, оформление пропусков, бронирование переговорных, приём звонков;
• Приём и отправка корреспонденции (штатный курьер, курьерские службы DHL, Pony Express и т. д.);
• Взаимодействие с бухгалтерией, контроль оплат, работа с внутренними системами хранения бухгалтерских документов в бумажном виде и ЭДО;
• Ведение документооборота: организация согласования, внесение небольших правок в договоры и другие документы, подписание у руководителей;
• Сканирование, копирование, прошивка, брошюрование документов;
• Организация Zoom и Teams звонков и встреч в Outlook;
• Обеспечение офиса всем необходимым: канцтовары, расходные материалы, продукты питания и т.д. мы работаем с Комусом;
• Взаимодействие со службами Бизнес-центра (УК, инженеры, пожарные инженеры, служба безопасности)
• Организация командировок: поиск, согласование, заказ авиа/жд билетов, бронирование отелей, помощь в оформлении визы, оформление командировочных отчетов;
• Взаимодействие с поставщиками услуг (переводчики, нотариусы и т. д.): обработка запросов от коллег, контроль за исполнением сроков, качеством работы, аллокация счетов на проекты
• Помощь в организации корпоративных мероприятий коллегам из смежных подразделений (тимбилдинги, праздники и т.д.);
• Составление информационных рассылок;
• Выполнение поручений руководства;
• Контроль за работой клининга

Требования:

• Знание английского языка (переписка и звонки с коллегами из европейских офисов компании)
• Уверенный пользователь MS Office, Adobe, умение работать с документами;
• Высокий уровень организованности, ответственности и коммуникативных навыков;
• Умение работать в режиме многозадачности и правильно расставлять приоритеты;
• Хорошо развитые организаторские способности, высокий уровень ответственности и самоорганизации
• Презентабельный внешний вид

Что мы предлагаем Вам:

• Красивый современный офис находится в БЦ Легенда Цветного, 1 минута от метро Трубная.
• Фрукты и завтраки в офисе каждый день
• Корпоративные мероприятия и тимбилдинги, совместные поездки/экскурсии за счет компании
• ДМС со стоматологией (после прохождения испытательного срока);
• График работы 5/2 с 9:30/10:30 до 18:30/19:30, суббота и воскресенье выходные дни.