Административный директор

Блок 1.
1. Проведение различных мониторингов, осуществление анализа и структурирование поступившей информации, доклад Генеральному директору.
2. Доведение до сведения сотрудников распоряжений Генерального директора, контроль исполнения.
3. Составление рабочего дня Генерального директора.
4. Участие в переговорах и внутренних встречах с Генеральным директором, ведение протоколов.
5. Организация командировок и отпусков Генерального директора и его семьи.
6. Выполнение поручений Генерального директора, в т.ч. личных.
Блок 2.
1. Организация и оптимизация работы вверенного отдела, в т.ч. разработка стандартов качества и критериев оценки выполнения должностных обязанностей. Проведение обучений новых сотрудников.
2. Решение конфликтных ситуаций.
3. Участие в мероприятиях по обеспечению безопасности в Компании.
4. Проведение инвентаризаций.
5. Решение вопросов, связанных с предоставлением офисных помещений. Взаимодействие с арендодателем.
6. Поиск, просмотр офисов, организация переездов.
7. Составление планов рассадки.
8. Составление плана движения денежных средств на период.
9. Организация ремонта офисных помещений Компании.
10. Участие в организации и проведении крупных корпоративных мероприятий и офисных праздников.
11. Проведение тендеров на выбор партнеров, проведение переговоров.
12. Управление курьерской службой.
13. Организация документооборота в Компании.

- Документационное обеспечение деятельности
Документооборот, делопроизводство, информационно-справочное обслуживание (сбор, анализ, структурирование информации), систематизация информации и доклад руководителю, доведение до сведения сотрудников распоряжений руководителя, контроль исполнения документов и поручений руководителя, оформление счетов, регистрация и контроль входящей и исходящей корреспонденции, составление писем, запросов, контроль процедуры согласования документов, участие в разработке стандартов предприятия, курирование разработки праздничного буклета.
- Организационная работа
Прием звонков, прием посетителей, организация встреч, организация работы водителя, организация совещаний, ведение протоколов. Решение вопросов, связанных с обеспечением жизнедеятельности офиса, работа с обращениями, обработка электронной почты, работа в Internet. Организация и проведение общественных мероприятий. Предварительное редактирование книг, работа с типографией, работа с Федеральным Космическим Агентством. Выполнение личных поручений руководителя.

- Документационное обеспечение деятельности
Документооборот, делопроизводство, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации, передача дел в архив, контроль исполнения документов и поручений руководителя, оформление счетов, регистрация и контроль входящей и исходящей корреспонденции, составление писем, запросов, работа с базами данных (Lotus Notes), подготовка документов к лицензированию.
- Организационная работа
Обеспечение бесперебойной работы вверенного участка работ, полная взаимозаменяемость. Решение вопросов, связанных с обеспечением жизнедеятельности офиса: закупка канцтоваров, офисной мебели, техники. Ведение материального учета (оргтехника, бланки строгой отчетности). Подготовка отчетов. Организация и проведение общественных мероприятий, учебного процесса, рабочего времени. Подготовка материалов и участие в проведении дней открытых дверей, работа в приемной комиссии университета. Прием посетителей, работа с обращениями студентов, преподавателей, обработка электронной почты, полученной информации, работа в Internet. Обучение сотрудников.