Руководитель административно-хозяйственного отдела( ПНК Групп )

Описание

Гальцова Виктория Евгеньевна

[pic]
Административный директор 170 000 ₽ (на руки)
Общая информация о себе:
Возраст: 28 ноября 1978г. (46 лет)
Семейное положение: замужем
Адрес: г.Москва, ул.Мосфильмовская
Телефон, е-майл: 8-903-118-18-02, vikgaltsova@yandex.ru


Образование:
1997 – 2002 г.г. Московский педагогический государственный университет им.Ленина
дошк. педагогика и психология\педагог-психолог, бакалавр
2014 г. Курс: Учебный центр «Финконт», курс «Профессиональный помощник руководителя: задачи, навыки, компетенции».




Трудовая деятельность:

2024 июнь – 2024 декабрь
ООО «ГК Инфотактика» (IT-компания), компания численностью 400+ человек.
Должность: Директор административного департамента

В подчинении:
Административно-хозяйственный отдел
Отдел эксплуатации коммерческой недвижимости и транспорта
Секретариат
Отдел протокола
Отдел делопроизводства
Отдел охраны труда

Обязанности:
Организация работы подразделений Департамента;
Бюджетирование общехозяйственных и административных расходов (ведение, составление, исполнение бюджета Департамента);
Организация внедрения 1С: документооборота компании с «нуля»;
Заключение и ведение хозяйственных договоров;
Полное взаимодействие с арендодателями (более 20 арендодателей: заключение договоров, получение и оформление счетов аренды) и
УК бизнес-центра;
Управление эксплуатацией офисных помещений, организация ремонта помещений, осуществление контроля качества выполненных
ремонтных работ;
Взаимодействие с подрядными организациями;
Отслеживание и контроль сроков оплаты счетов (аренда, эксплуатация, корп. такси, орг. техника, бытовые расходы и пр.);
Планирование и организация переездов;
Поддержание порядка, комфорта и уюта в офисе (установка: вендинговых аппаратов с продуктами, аппарата по продаже мороженого,
обновленной кофе-машины, экономичных пурифайеров с газированной водой, позволяющие сократить расходы на бутилированную воду на
50%);
Заключение договоров и контроль исполнения поставок товаров;
Контроль за первичными закрывающими документами от поставщиков;
Учет ОС в части материальной ответственности;
Организация и контроль использования корпоративного такси;
Контроль и обеспечение выполнения противопожарных, санитарно-гигиенических мероприятий;
Организация охраны труда и техники безопасности (обеспечение выполнения мероприятий по охране труда, противопожарной
безопасности, получение соответствующих удостоверений сотрудников для работ на объектах);
Обеспечение предусмотренных форм обучения по ТБ и допуска персонала, инструктажи на рабочем месте;
Управление автотранспортом компании и собственника (заключение договоров аренды, договоров с компаниями, осуществляющими
техническое обслуживание, услуг мойки, шиномонтаж автомобилей).


ООО «Золото» (производство ювелирных изделий, люксовой и брендированной одежды), компания численностью 200+ человек.
Должность: Административный директор

Обязанности:
Взаимодействие с Управляющей компанией здания (заключение договоров, получение и оформление счетов аренды, согласование работ
на арендуемых площадях);
Контроль процесса ремонта новых офисных помещений, взаимодействие и согласование договоров со строительными подрядными
организациями;
Проведение тендеров на закупку оборудования, мебели и контроль поставок;
2023 октябрь - 2024 апрельОрганизация переезда сотрудников на новые рабочие места;
Оформление и согласование договоров на исполнение работ подрядными организациями (СКУД, видеонаблюдение, систем вентиляции,
кондиционирования, электроснабжения);
Взаимодействие с клининговой компанией, постановка задач и контроль их выполнения;
Оформление офисного пространства, обеспечение комфортных условий в зоне отдыха сотрудников (организация кофе-поинтов,
установка пурифайеров, вендинговых аппаратов с готовыми обедами);
Закупка и обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами;
Постановка задач сотрудникам технического отдела и контроль выполнения;
Учет и инвентаризация основных средств и товарно-материальных ценностей;
Составление ежеквартального и годового бюджета по обеспечению офиса;
Организация административно-хозяйственной службы (в подчинении офис-менеджеры, технический персонал, водители);
Взаимодействие с юридическим, финансовым отделами по решению вопросов по документообороту;
Работа с операторами мобильной связи (выдача корпоративных сим-карт, переоформление личных номеров).


ООО «Рубитех» (IT-компания), компания численностью 500+ человек.
Должность: Директор службы офисной поддержки

Обязанности:
Открытие нового офиса с «нуля» (площадь офиса более 12 000 квадратных метров):
а) организация переезда 400+ сотрудников;
б) контроль за процессом ремонта, взаимодействие со всеми строительными подрядчиками, обеспечение осуществления тех.надзора за
ходом монтажных и пуско-наладочных работ, заказ мебели;
в) обеспечение функционирования офиса (организация кофе-поинтов, установка пурифайеров, вендинговых аппаратов с готовыми
обедами, перекусами, мороженым), озеленение офиса;
Взаимодействие с БТИ и Росреестром при планировке офиса;
Опыт обустройства производственных, нежилых помещений (склад, Демозал, комната водителей);
Подготовка офиса на период ковидных времен, взаимодействие с Роспотребнадзором;
Полное взаимодействие с арендодателем здания (заключение договоров, получение и оформление счетов аренды);
Полное взаимодействие со всеми субарендаторами по вопросам хозяйственной деятельности офиса, ремонта;
Взаимодействие с офисом в Санкт-Петербурге (заказ мебели, канцтоваров, фруктов);
Взаимодействие с клининговой компанией в офисах Группы компаний;
Согласование договоров с хозяйственными подрядчиками;
Взаимодействие с техническим подрядчиком по обслуживанию офиса:
2020 июнь – 2023 сентябрь а) контроль текущего косметического ремонта офиса
б) обслуживание систем кондиционирования и вентиляции офисного пространства;
Взаимодействие с подрядчиками по обслуживанию и ремонту оргтехники;
Организация работы Службы офисной поддержки с «нуля» (набор персонала);
Создание регламентов Службы;
Контроль закупки, учёта, хранения и выдачи оборудования;
Учет и инвентаризация основных средств и товарно-материальных ценностей;
Контроль соблюдения стандартов рабочего места сотрудников;
Создания комфортных зон для отдыха сотрудников (зеленая лаундж-зона, кабинет с массажным креслом);
Работа с операторами мобильной связи (выдача корпоративных сим-карт, переоформление личных номеров на корпоративные тарифы,
подключение роуминга);
Контроль технического обслуживания автомобилей, стоящих на балансе компании;
Помощь в организации корпоративных мероприятий (взаимодействие с PR службой);
Взаимодействие с водителями компании (создание авансовых заявок, подготовка отчетов, контроль обслуживания ТО, оформление
ОСАГО, КАСКО);
Составление годового бюджета службы;
Составление годового бюджета по обеспечению офиса;
Поддержка корпоративных мероприятий на уровне административно-хозяйственных вопросов;

2017 май – 2020 июнь ООО «Юнифарма» (Аптечная сеть), компания численностью 40 человек.
Должность: Начальник по административно-хозяйственной деятельности

Обязанности:
Обеспечение аптечной сети необходимыми для полноценного функционирования средствами (заказ и система учета канцтоваров, мебели,
ковриками для входной группы);
Контроль за работой клининговой компании, обеспечивающей уборку в аптеках;
Оформление аптечной сети рекламными конструкциями (вывески, световые панели);
Взаимодействие с типографиями;
Контроль работы курьера и водителя, составление маршрутов движения;
Работа с транспортными компаниями;
Заключение договоров с поставщиками и подрядными организациями, поиск лучших предложений;
Обеспечение офиса, поддержание необходимого порядка для нужд офиса (заказ канцтоваров, мебели, контроль за клининговой компанией);
Ведение документооборота (регистрация входящих и исходящих писем, приказов компании);
Ведение системы отчетности в 1С.

2010 август – 2016 октябрьАО «Сириус» (Информационные технологии, системная интеграция), компания численностью 400 человек.
Должность: Начальник административного отдела

Обязанности:
1. Контроль за работой филиалов в регионах: Краснодар, Крым, Ростов-на-Дону, Ставрополь (в подчинении офис-менеджеры филиалов).
2. Контроль за работой отдела, в части приема и методов обработки входящей и исходящей корреспонденции, порядком отправления
исходящей корреспонденции.
3. Организация работы по обработке поступающей в компанию документации, корреспонденции, писем, материалов, с использованием
технических средств, доведение их до исполнителей.
Контроль за работой секретариата в частях:
а) оформления командировок для сотрудников компании;
б) создание командировочных удостоверений в 1С;
в) заказ билетов (ж/д, авиа);
г) бронирование гостиниц;
5.Взаимодействие со службами и подразделениями компании.
6. Контроль работы курьеров и курьерских компаний.
7.Разработка регламентов компании.
8.Жизнеобеспечение офиса: обеспечение чистоты и порядка в помещении (контроль за клининговыми компаниями) и заказ канц. товаров
для нужд офиса.
9.Участие в специализированных выставках.
10.Организация мероприятий и конференций компании.
11.Контроль за верностью оформления и полнотой согласования административно-хозяйственных договоров.
12.Разработка и утверждение, в установленном порядке, планов периодических проверок в структурных подразделениях компании.
Правильной организации делопроизводства, использования технических средств, вычислительной техники, операционных систем.



2010 январь – 2010 июль ЗАО «Орбита» (Информационные технологии, системная интеграция)
Должность: Офис-менеджер

Обязанности:
Исполнение поручений директора.
Формирование клиентской базы.
Учет и работа с входящей и исходящей корреспонденцией, ведение деловой переписки, ведение протокола на совещаниях.
Прием и распределение звонков.
Планирование рабочего дня руководителя, организация встреч руководителя, организация командировок (бронирования билетов и заказ
гостиниц).
2008 июнь — 2009 июнь НП "Города без границ" (Общественная деятельность, партии, благотворительность)
Должность: Начальник отдела линейных проектов

  Обязанности:
Определение целей, задач и результатов проекта.
Анализ и составление плана по подготовке и внедрению нового проекта, определение состава работ проекта, определение времени
необходимое для осуществления проекта, выбор команды, продумывание системы мотивации команды, организация собраний команды,
контроль необходимой документации для внедрения нового проекта, обеспечение своевременного сбора, накопления, распространения,
хранения и последующее использование информации, координация предоставления нужной информации в обусловленные сроки всем
участникам проекта, выполнение еженедельного, ежемесячного планирования.
Организация и контроль работы отдела секретариата.

НП "Городской семейный клуб Монолит"
Должность: Помощник руководителя

Обязанности:
2003 июнь — 2008 март  Исполнения поручений директора.
Формирование клиентской базы.
Учет и работа с входящей и исходящей корреспонденцией, введение деловой переписки, введение протокола на совещаниях.
Прием и распределение звонков.
Планирование рабочего дня руководителя, организация встреч руководителя, организация командировок (бронирование билетов и заказ
гостиниц), помощь в проведении переговоров.

ЗАО "ТК-Граф" (финтесс-клуб)
Должность: Администратор

Обязанности:
Введение базы данных.
2002 апрель — 2003 март Прием звонков.
Введение и рассылка корреспонденции.
Поручения директора.

ЗАО "Москва-Макдоналдс"
Должность: Сотрудник бригады
Обязанности:
Обязанности: работа с клиентами, с кассовым аппаратом.

1997 октябрь — 1999 март 


Профессиональный опыт и навыки:
- уровень владения ПК: РС-пользователь (WinWord, Excel, Outlook, Adobe Reader, 1С)
- знание иностранного языка: английский (базовый)

Дополнительная информация:
- категории водительского удостоверения: категория В, опыт вождения 19 лет.
- загранпаспорт: имеется.
- положительные личные качества: целеустремленность, ответственность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, стремление к достижению целей, поставленных
руководством.