Руководитель секретариата/начальник общего отдела

Описание

Ермолова Татьяна
Женщина, 49 лет, родилась 24 марта 1972

+7 (967) 2046776
termolova72@mail.ru -- предпочитаемый способ связи

Проживает: Москва, м. Селигерская
Гражданство: Россия, есть разрешение на работу: Россия
Не готова к переезду, готова к редким командировкам
--------------------------------------------------------------------------------
Желаемая должность и зарплата
Руководитель административного отдела/ведущий специалист отдела документационного обеспечения
Административный персонал
:: Управляющий офисом (Оffice manager)
:: Делопроизводство
:: АХО

Занятость: полная занятость
График работы: полный день

Желательное время в пути до работы: не более полутора часов
--------------------------------------------------------------------------------
Опыт работы -- 19 лет 2 месяца
Декабрь 2011 -- Декабрь 2020
9 лет 1 месяц


ТрансКлассСервис, АО
transclass.ru
Перевозки, логистика, склад, ВЭД
:: Железнодорожные перевозки
Руководитель административного отдела
Общее руководство деятельностью административного отдела (секретарь, делопроизводитель, курьер, менеджер по договорной работе, менеджер АХО).
1. Организация документооборота с применением внедрённой СЭД : осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы, обеспечение своевременного и четкого прохождения документов в компании, включая обособленные подразделения по городам России, разработка мероприятий по сокращению документооборота.
2. Обеспечение единого порядка документирования и работы с документами, построения поисковых систем, регулирование контроля прохождения и исполнения документов в установленные сроки; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, поручений и принятых решений, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
3. Оперативное управление проектом по внедрению и совершенствованию СЭД, разработка ТЗ на новые маршруты согласования документов, постоянное проведение аналитики работы программы, выявление технических недочетов, исправление и актуализация; методическая поддержка и координации деятельности структурных подразделений в ходе эксплуатации СЭД по процессам работы; обеспечение режима доступа к СЭД и использованию документной информации.
4. Разработка и внедрение локальных нормативных и методических документов, регламентирующих работу с документами в компании, обеспечение своевременной актуализации.
5. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях компании.
6. Подготовка проектов резолюций руководителей.
7. Обеспечение контроля оформления проектов организационно-распорядительных документов и исходящих писем, осуществление редакторской и корректорской правки на выходном контроле маршрута согласования перед их подписанием/утверждением.
8. Организация работы Архива компании в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива; разработка сводной номенклатуры дел, обеспечение единого порядка хранения документов и оперативного использования документной информации; осуществление контроля за правильностью формирования и оформления в структурных подразделениях дел, подлежащих сдаче в архив; организация экспертной комиссии, проведение ежегодных работ по экспертизе ценности документов и отбору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение. Организация уничтожения.
9. Организация экспресс доставки документов, контроль исполнения сроков доставки.
10. Организация и сопровождение выездных совещаний (аренда помещений, проведение кофе-брейков, регистрация гостей, формирование повестки совещания, координация сотрудников); организация командировок сотрудников компании (бронирование авиа - и ж/д билетов, отелей, визовая поддержка).
11. Взаимодействие с поставщиками услуг: курьерские службы, почта РФ, такси, travel-агентства, внеофисное архивное хранение документов; заключение договоров, контроль соблюдения сроков оплаты и предоставления закрывающих документов.
12. Управление бюджетом отдела и финансово-отчетной документацией, контроль и оптимизация затрат.
13. Оформление подписки на периодические издания.
14. Организация поздравлений партнеров компании, заказ полиграфической продукции, проработка концепции.
15. Обеспечение жизнедеятельности офисов компании, в том числе обособленных подразделений в регионах РФ (Москва - до 1500 кв.м, ОП - 20- 50 кв.м./ед.)
16. Взаимодействие с арендодателями по вопросам эксплуатации зданий, инженерных коммуникаций, техническое оснащение офисов, планирование и организация новых рабочих мест, внутренних/внешних переездов, ремонтных работ, проведение инвентаризаций.
17. Организация работы по заключению договоров для обеспечения хозяйственной деятельности и контроль их исполнения.
18. Организация корпоративных и протокольных мероприятий, в т.ч. выездных.
Январь 2007 -- Август 2011
4 года 8 месяцев


Компания "Бюрократ"

Руководитель административного отдела
- Общее руководство деятельностью административного персонала компании (секретариат; группа документационного обеспечения, группы технического и хозяйственного обеспечения);
- Организация делопроизводства, разработка унифицированных форм документов для установления единых правил документирования, маршрутизация документопотоков;
- Разработка и внедрение локальных нормативных документов, регламентирующих деятельность подразделения;
- Разработка бизнес-процессов по оптимизации документооборота, организация системы электронного документооборота;
- Организация командировок Директоров и сотрудников компании (билеты, размещение), визовая поддержка, оформление загранпаспортов, приглашений иностранным гражданам в Россию;
- Организация курьерской связи;
- Организация уборки офисных помещений;
- Обеспечение структурных подразделений расходными материалами, мебелью, канц. и хоз.товарами, продуктами питания;
- Организация питания сотрудников офиса;
- Организация и оснащение рабочих мест, осуществление переездов в рамках офисных площадей;
- Анализ административно-хозяйственных расходов, планирование, распределение и контроль использования бюджетных средств;
- Заключение и сопровождение договоров по административно-хозяйственной деятельности;
- Учет и списание ТМЦ, проведение инвентаризаций;
- Контроль функционирования и эксплуатации офисных помещений, технических коммуникаций, планирование, организация и осуществление контроля качества выполнения ремонтных работ в офисе, взаимодействие с арендодателем.
Февраль 2003 -- Декабрь 2006
3 года 11 месяцев


Компания "Бюрократ"

Руководитель секретариата
- Руководство деятельностью секретариата, координация и контроль (ресепшен, приемная Дирекции, секретарь отдела закупок, офис-менеджер);
- Построение единой системы делопроизводства, организация документооборота в соответствии с корпоративными стандартами;
- Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, учета, согласования и исполнения документов, а также ведения информационно-справочной работы;
- Организация, координация и контроль работы курьеров, водителей, оптимизация использования корпоративного транспорта;
- Организация международных почтовых отправлений, работа со службами экспресс-доставки;
- Заключение договоров с почтовыми отделениями связи для организации почтовых отправок, получения корреспонденции, а также абонирования почтовых ящиков;
- Организация деловых поездок, командировок сотрудников компании, оформление приглашений представителям инопартнеров, бронирование билетов, гостиниц, оформление виз, загранпаспортов;
- Организация подписки на периодические издания;
- Обеспечение жизнедеятельности офиса.
Июнь 2001 -- Ноябрь 2002
1 год 6 месяцев


Корпорация "Эконика"

Секретарь-референт Генерального директора
- Прием посетителей, ведение телефонных переговоров, деловая переписка;
- Организация и планирование рабочего дня руководителя;
- Организация и ведение общего и кадрового делопроизводства, формирование дел в соответствии с номенклатурой;
- Проверка правильности оформления подготовленных проектов организационно-распорядительных документов, передаваемых на подпись руководителю;
- Постановка документов на контроль, контроль хода исполнения поручений, составление по результатам контроля отчетов и аналитических справок;
- Участие в разработке инструкции по делопроизводству, составлении номенклатуры дел в компании, а также проведении экспертизы ценности документов;
- Проведение мероприятий по подготовке заседаний, совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников, ведение и оформление протоколов совещаний, контроль исполнения решений);
- Координация работы курьеров, водителей;
- Обеспечение жизнедеятельности офиса.
--------------------------------------------------------------------------------
Образование
Высшее
2010
Российский Гуманитарный Университет (РГГУ), Высшая школа документоведения
Документоведение и документационное обеспечение управления, диплом с отличием
1994
Московская Государственная Академия Химического Машиностроения
Промышленная экология/инженер, диплом
--------------------------------------------------------------------------------
Повышение квалификации, курсы
2011
Паспортно-визовая поддержка (въездные, выездные визы, разрешение на работу, загранпаспорта)
Академия делового туризма, сертификат
2008
Современные технологии управления. Административно-хозяйственный директор
Русская школа Управления, удостоверение гос.образца
2006
Как управлять подчиненными, навыки эффективного руководителя
Бизнес-тренинг и консалтинг, сертификат
--------------------------------------------------------------------------------
Ключевые навыки
Знание языков
Русский -- Родной
Английский -- B1 -- Средний
Навыки
Автоматизация документооборота Административное управление Деловая коммуникация Организаторские навыки Ведение переговоров Работа в команде Работа в СЭД "Directum" Подбор и обучение персонала Уверенный пользователь ПК Бюджетирование Закупка товаров и услуг Организация деловых поездок Работа в секретном делопроизводстве
--------------------------------------------------------------------------------
Опыт вождения
Имеется собственный автомобиль
Права категории B
--------------------------------------------------------------------------------
Дополнительная информация
Обо мне
Пунктуальна, целеустремленна, инициативна, нацелена на результат, способна принимать решения и нести ответственность, коммуникабельна, обладаю терпением и усидчивостью, работаю в режиме многозадачности.
Высокая работоспособность, активная жизненная позиция.