Помощник-руководителя, секретарь

Организует разработку перспективных и текучих планов работы отдела и контролирует их выполнение.
Организует оформление всех необходимых выездных документов на работников Театра, убывающих на гастроли и командировки за рубеж.
Готовит необходимые документы в Федеральную миграционную службу России и ГУВД г. Москвы по делам миграции на получение разрешения на привлечение иностранной рабочей силы для работы в театре. Контролирует получение КВОТ.
Готовит и оформляет документы регистрации по месту пребывания и по месту жительства.
Ведет персональный учет загранпаспортов, выдачу и получение их работникам Театра.
Организовывает оформление документов на получение загранпаспортов работникам театра (кто не имеет, и у кого истек сорок).
Информирует руководителя Театра о возникающих неотложных вопросах в зарубежной работе для оперативного их разрешения.
Своевременно готовит и представляет необходимую отчетность по зарубежной работе в вышестоящие организации.
Оформляет необходимые документы сотрудникам Театра для проведения гастролей, как по городам России, так и по городам Ближнего и Дальнего Зарубежья.
Проводит вводные инструктажи по охране труда со всеми вновь принимаемыми на работу, командированными, учащимися и студентами, прибывающими на производственное обучение или практику.
Ведет персональный учет всех загранпаспортов, и готовит заявление о выдаче паспорта нового поколения в АВИР.
Готовит документы (личные карточки Т-2, приказы по личному составу и основной деятельности, индивидуальные сведения ПФР, личные дела и.т.д.) для сдачи в архив.
Ведет электронную архивную книгу приема и увольнения работников театра.
Оформляет в установленном порядке представляет в фонды МГФОМС и СМО «Росно»
Документы на получение и с дачу Медицинских страховых полисов.
Ведет учет сольных партий артистов балета участвующих в балетных спектаклях и сбор
Программок и др. рекламных афиш для ПФР.
Работает в тесном сотрудничестве с отделами занятости, биржами труда и с Интернетом по размещению вакансий театра. Сдача статочетности (сведения о потребности в работниках).
Еженедельно по телефону и через 3 месяца по форме – 1-ТН). Адресу: улица Николоямская д. 49, стр.3.
Подача заявок о потребности в рабочей силе АИК (миграционная квота) в электроном виде и на бумажном носителе. Адрес: Колокольников пер.
Сдача уведомления и привлечении иностранных работников в УФМС и Центр занятости в течении 3 дней о принятии и увольнения работников.
Следить за своевременностью прохождения Медсправок для иностранцев.

Исполняемые обязанности: планирование рабочего дня руководителя, выполнение поручений руководителя, прием звонков непосредственно для руководителя, телефонные переговоры,(бронирование гостиниц, билетов оформление виз)организация встреч, регистрация входящей/исходящей документации, деловая переписка, прием документов на подпись руководителю, обеспечение сохранности документов, адресованных руководителю и документов, исходящих от него, контроль доведения до исполнителей документов с резолюцией руководителей, организация совещаний, инициируемых руководителем, встреч, переговоров, командировок, составление и оформление внутренних и исходящих документов за подписью руководителя.

Обеспечение телефонных переговоров вх/исх звонки, административная поддержка приемной офиса, заказ канцелярских товаров, ведение делопроизводства обработка вх/исх. документации, деловая переписка с партнерами, ведение протоколов заседаний, встреч. Планирование рабочего дня руководителя контроль и исполнение поручений руководителя, организация поездок командировок (бронирование гостиниц, билетов оформление виз) подготовка должностных инструкций выполнение технических функций: ксерокопирование и прием документов, получение и отправка корреспонденции, информационно-поисковая и справочная работа, оформление разовых пропусков. Финансовая отчетность: оформление финансового отчета по результатам командировок регионального менеджера и деловых встреч Координация информационных потоков и документооборот: прием документов и их распределение, отправка документов; составление и ведение документации (договоры, счета, сопроводительные письма).
Брошюрование буклетов, проектов.

Мини-АТС вх/исх звонки, административная поддержка приемной офиса, заказ канцелярских товаров ведение делопроизводства обработка вх/исх. документации, деловая переписка с партнерами, планирование рабочего дня руководителя контроль и исполнение поручений руководителя, организация поездок командировок (бронирование гостиниц, билетов оформление виз), ксерокопирование и прием документов, Организация встреч с деловыми партнерами, составление сообщений и писем партнерам компании, переписка, Координация информационных потоков и документооборот: прием документов и их распределение, отправка документов; составление и ведение документации (договоры, счета, сопроводительные письма) получение и отправка корреспонденции, информационно-поисковая и справочная работа, архивирование документов, внесение информации в базу данных.

Должностные обязанности: Прием и фильтрация звонков, прием гостей в офисе, Организация встреч с деловыми партнерами, заказ канцелярских товаров, составление сообщений и писем партнерам компании, переписка, Координация информационных потоков и документооборот: прием документов и их распределение, отправка документов; составление и ведение документации (договоры, сопроводительные письма) переведена на должность техником по расшифровке скоростимерных лент (отслеживание пройденного пути поезда).