Руководитель административного отдела( ВкусВилл )

Описание

Светлана Величко 

Московская область, г.Краснознаменск, 

49 лет

+7(916) 942-87-45

velcv@yandex

Вакансии: 

*Руководитель группы административной поддержки 

*Ведущий специалист административной группы 

*Администратор, делопроизводитель офиса

*Руководитель операционного направления

КЛЮЧЕВЫЕ КОМПЕТЕНЦИИ/ ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА 

-Опыт участия в проектах по автоматизации HR-процессов 

-Опыт управления командой 5 сотрудников офисного функционала, включая удаленных

-Опыт в написании регламентирующих документов 

-Опыт в создании презентаций 

-Умение работать в режиме многозадачности

-Способность анализировать ситуацию и принимать правильные решения в условиях постоянной нестабильности и смены приоритетов, не упуская при этом из зоны внимания стратегическую цель 

-Умение работать в команде 

-Стремление выстраивать рабочие отношения на основе доверия и взаимного уважения

-Способность организовывать свое сотрудничество с другими сотрудниками смежных подразделений 

-Стремление соблюдать договоренности, готова нести ответственность за взятые на себя обязательства 

-Способна усваивать в короткий срок новую информацию, быстро адаптироваться

-Стремление к контролю эмоций в стрессовых ситуациях 

ОПЫТ РАБОТЫ 

2014 - 2023 Спортмастер Россия, г. Москва, Центральный офис 

Функциональный руководитель группы, Ведущий менеджер отдела организации и поддержки внутренних HR-сервисов (отдел HR-эффективности) 

В подчинении 5 сотрудников, включая удаленных 

Ключевые задачи HR-процессы:

*Оптимизация фиксации управленческих решений (приказы) путем автоматизации по шаблонному типу 

-анализ текущего процесса по оформлению кадровых перемещений сотрудников: 15000 человек, 30 видов должностей, по которым оформляется кадровое перемещение в Системе Электронного документооборота

 -анализ текущего процесса по выпуску некадровых приказов, связанных с организацией текущей деятельности розничной сети (Конкурсы, Мотивация, Релокация, Дисциплинарные взыскания, Объявление благодарности, Списание нетоварной продукции) 

-курирование автоматизации процесса по шаблонному типу без ручного ввода данных (3500 приказов за сезон) 

-организация параллельного процесса по созданию Заявки на приказ (принцип одного окна) 

*Оптимизация процесса Релокация сотрудника путем автоматизации всего цикла от планирования релокации до ее завершения 

-анализ текущего процесса (11% сотрудников находятся на релокации в течение года, 4,5% ежемесячно) 

-курирование автоматизации процесса (принцип одного окна) 

-сбор данных для бюджетирования: определение потребности в организации переезда сотрудников по количеству регионов (10 регионов), определение потребности денежных средств на состав компенсаций входящий в релокационный пакет (5 видов компенсации) и ведение контроля по расходованию денежных средств 

*Организация процесса по привлечению временного персонала 

-запуск и ведение процесса привлечения временного персонала в магазины: самозанятые, аутсорсинг 

-настройка функционирования процесса: сбор потребности, направление заявок контрагенту, проведение сверки оказанных услуг, проведение оплаты по закрывающим документам 

*Оптимизация процесса развоза сотрудников магазинов по принципу “единого окна”

-анализ текущей ситуации в регионах (10 регионов) 

-бюджетирование в соответствии с потребностью 

-описание процесса в Правилах использования корпоративного такси в розничной сети 

Руководство направлениями:

 *Фиксация управленческих решений (Приказы СЭД) для сотрудников розничной сети 

*Организация развоза сотрудников розничной сети 

*Организация релокации сотрудников розничной сети 

*Организация работы с привлечением внешнего персонала для розничных магазинов 

Управление командой:

*Подбор сотрудников, адаптация, наставничество 

*Вовлеченность в процессы 

*Оценка эффективности команды

* Делегирование работы сотрудникам команды 

*Развитие команды, учитывая слабые и сильные стороны 

Ключевые результаты: 

Ведение проектов

*Оптимизация фиксации управленческих решений (приказы) путем автоматизации по шаблонному типу 

Результат: 

-сокращение времени создания приказа на 85%, путем выбора параметров 

-сокращение ошибок в тексте приказов до 0%, путем устранения ручного ввода 

-сокращение ошибок в правильном кадровом перемещении на 1,4%

-сокращение трудозатрат на 45%, путем проведения в управленческом учете по цифровому коду кадрового перемещения

-сокращение полного цикла оформления приказа, с учетом визирования всех участников процесса на 78%, путем пересмотра участников визирования, сокращения времени запуска приказа, исключением в Системе Электронного Документооборота переход на этап - проверка Координатором

-сокращение кол-ва дублирующих приказов, путем объединения в один на 4% 

-сокращение отмен приказов на 55% 

*Оптимизация процесса развоза сотрудников магазинов по принципу “единого окна”

Результат: 

-сокращение количества договоров на 91%

-сокращение несанкционированных поездок на 31% 

-возврат денежных средств по вине водителей контрагента на 42% 

-сокращение проведения оплаты по закрывающим документам на 36% 

-развоз сотрудников в соответствии с установленными лимитами установленными при бюджетировании

*Организация процесса по привлечению временного персонала 

Результат: 

-оформление 7 договоров с контрагентами аутсорсинговых компаний и 2 договора с компаниями, предоставляющих самозанятый персонал 

-сокращение потребности во временном персонале на 70% 

*Оптимизация процесса Релокация сотрудника путем автоматизации всего цикла от планирования релокации до ее завершения 

Результат: 

-весь процесс в одной системе 

-сокращение цикла от начала согласования до переезда сотрудника на 75%, путем отмены согласования по почте, ведения бюджетирования, объединения выпуска кадрового приказа и утверждения релокационного пакета и параллельного оформления Дополнительного соглашения к Трудовому договору 

-создание единого шаблона для автоматизированного выпуска приказа на утверждение релокационного пакета и кадрового перемещения сотрудника, сократив при этом период согласования приказа на 50% 

-использование бюджета в рамках запланированного 

-своевременное отслеживание создавшейся экономии и перенос на образовавшуюся внеплановую потребность

2005 - 2014  ООО Спортмастер Россия, г. Москва Розничный магазин 

Администратор магазина, Начальник отдела магазина 

В подчинении 30 сотрудников 

2001 - 2005 ООО Спортмастер Россия, г. Москва Розничный магазин 

Продавец-консультант 

Ключевые задачи 

*Организация бесперебойной работы магазина 

-соблюдение правил торговли ведение учета рабочего времени, расстановка сотрудников по рабочим местам, определение состава и графика смен персонала 

-контроль перемещения товара в магазине, торговом зале 

-проведение регламентных работ с применением специализированного программного обеспечения 

-обеспечение возврата клиентами купленного товара, оформление необходимой документации выборочная и плановая инвентаризация товара

-поддержание имиджа и узнаваемости бренда 

-обеспечение повышения покупательской активности 

-обеспечение выполнения плановых показателей 

1999 - 2001 Средняя школа №4 г. Краснознаменск, МО Учитель дополнительного образования обучение учащихся старших классов - предмет “Машинопись”

1998 - 2000 Управа Ивановского района, г. Москва ВАО Специалист (офис-менеджер)- оформление документации 

1995 - 1988 ООО г. Москва Секретарь-референт консультация клиентов прием и оформление входящей и исходящей документации ведение документооборота

 1993 - 1995 Московское педагогическое училище №9 г. Москва, Инспектор отдела кадров - ведение личных дел сотрудников и учащихся учет рабочего времени сотрудников оформление документации

ОБРАЗОВАНИЕ: 

2016 Высшее Московский государственный университет приборостроения и информатики г. Москвы Факультет Управление персоналом  Специальность Менеджер по персоналу

1994 Среднее профессиональное Московское педагогическое училище №9 г. Москвы Факультет Начальные классы Специальность Учитель начальных классов

ПРОГРАММЫ: MS Office,1C Персонал, Outlook, СЭД, Works, Jira, PowerPoint