Секретарь-референт

Описание




Сафонова Светлана Сергеевна
44 года (родилась 25 августа 1978),
высшее образование
Москва

Моб. Тел. +7 916 881 49 55
e-mail: ss17.safonova@rambler.ru
Секретарь-референт
Не готова к командировкам
60 000 руб.
Опыт работы 11 лет и 4 месяца


июль 2022 -
ноябрь 2022
4 месяца
Секретарь-референт

ООО
Строительство дорог

Обязанности:



Полная административная поддержка генерального директора компании;
Прием посетителей и гостей офиса;
Ведение бумажного и электронного документооборота;
Формирование номенклатуры дел и систематизация документов;
Взаимодействие со структурными подразделениями и сторонними организациями;
Прием и распределение телефонных звонков;
Ведение графика прихода/ухода сотрудников;
Взаимодействие с арендодателем (получение счетов и передача в бухгалтерию);
Подача документов на визы, заказ гостиниц;
Получение и отправка писем почтой РФ.
октябрь 2018 - сентябрь 2019
1 год
Помощник руководителя, офис-менеджер

ООО "Антарес-Трейдинг", Москва
http://www.antares-trading.ru
Грузоперевозки

Обязанности:


Полная административная поддержка генерального директора компании;
Прием посетителей и гостей офиса;
Ведение бумажного и электронного документооборота;
Формирование номенклатуры дел и систематизация документов;
Взаимодействие со структурными подразделениями и сторонними организациями;
Прием и распределение телефонных звонков;
Ведение графика прихода/ухода сотрудников;
Взаимодействие с арендодателем (получение счетов и передача в бухгалтерию);
Подача документов на визы, заказ гостиниц;
Получение и отправка писем почтой РФ.
март 2016 - февраль 2017
1 год
Секретарь-референт

ООО "НТЦ "Медитэкс"
http://www.meditex.ru
Научно-технический центр

Обязанности:

Полная административная поддержка генерального директора компании;
Планирование графика генерального директора;
Прием посетителей и гостей офиса;
Ведение деловой переписки;
Ведение бумажного и электронного документооборота;
Формирование номенклатуры дел и систематизация документов;
Координирование прохождения и исполнения документов внутри компании;
Взаимодействие со структурными подразделениями и сторонними организациями;
Прием и распределение телефонных звонков;
Организация телефонных переговоров;
Организация совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение);
Управление корпоративной связью (подключение/отключение номеров, перевод номеров с юридического лица на физическое, разделение счетов, подключение к международному роумингу);
Ведение документооборота по договорам (заключение и ведение реестра договоров);
Нотариальное заверение документов;
Организационно-техническое обеспечение работы руководителя, приемной и работников подразделения (канцелярские принадлежности, визитки, хозяйственные вопросы и т. д.);
Оформление отчётов о расходах,
Ведение учёта входящей/исходящей документации;
Сканирование, ксерокопирование, печать документов, отправка факсов;
Организация командировок (бронирование гостиниц/билетов, визовая поддержка), встреч и совещаний;
Организация поздравлений сотрудников и партнеров компании;
Выполнение личных поручений генерального директора.
июль 2014 - август 2015
1 год и 2 месяца
Секретарь-референт / Помощник генерального директора

ООО "НТЦ "МЕДИТЭКС", Москва
http://www.meditex.ru
Научные исследования

Обязанности:

Полная административная поддержка генерального директора компании;
Планирование графика генерального директора;
Прием посетителей и гостей офиса;
Ведение бумажного и электронного документооборота;
Формирование номенклатуры дел и систематизация документов;
Координирование прохождения и исполнения документов внутри компании;
Взаимодействие со структурными подразделениями и сторонними организациями;
Прием и распределение телефонных звонков;
Организация телефонных переговоров;
Организация совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение);
Управление корпоративной связью (подключение/отключение номеров, перевод номеров с юридического лица на физическое, разделение счетов, подключение к международному роумингу);
Ведение документооборота по договорам (заключение и ведение реестра договоров);
Нотариальное заверение документов;
Организационно-техническое обеспечение работы руководителя, приемной и работников подразделения (канцелярские принадлежности, визитки, хозяйственные вопросы и т.д.);
Оформление отчётов о расходах,
Ведение учёта входящей/исходящей документации;
Сканирование, ксерокопирование, печать документов, отправка факсов;
Организация командировок (бронирование гостиниц/билетов, визовая поддержка), встреч и совещаний;
Организация поздравлений сотрудников и партнеров компании;
Выполнение личных поручений генерального директора.
ноябрь 2013 - февраль 2014
4 месяца
Секретарь приемной Президента

ООО "Восточная Горнорудная компания", Москва

Обязанности:

Работа в приемной у Президента компании.

Входящие, исходящие звонки; умение отфильтровать ненужные контакты;
Организация и проведение телефонных переговоров директора, фиксация в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания;
Ведение календаря встреч и мероприятий, планирование рабочего дня, организация и координация проведения деловых встреч;
Контроль качества подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, предоставляемых на подпись руководителю;
Контроль исполнения поручений руководителя;
Ведение деловой переписки;
Документооборот;
Координация совещаний с участием руководства компании (согласование времени, оповещение участников);
Организация приема посетителей руководителя, заказ пропусков, организация кофе-пауз для гостей руководителя;
Ведение базы данных (контакты и прочее) руководителя;
Информационно-справочное обслуживание и хранение документальной информации;
Обеспечение выполнения копировально-множительных работ;
Обеспечение и контроль порядка на рабочем месте руководителя;
Оформление курьерских доставок и отправок;
Координация работы водителей.
Работа офис-менеджера: организация рабочего места руководителя (соответственно с требованиями, наличием необходимых расходных материалов и технической исправности);
Соблюдение делового этикета.
май 2012 - июль 2013
1 год и 3 месяца
Помощник руководителя

ООО "ВПК-Сооружение", Москва

Обязанности:

Планирование, ведение и анализ рабочего графика руководителя.
Ведение деловой переписки.
Составление и корректировка служебных записок и писем.
Организация приема посетителей руководителя, оформление заявок на пропуска, ведение базы контактов партнеров и клиентов.
Travel-поддержка директора (заказ авиа- и железнодорожных билетов; бронирование гостиниц, виз и др).
Организация и проведение коммуникаций руководителя по вопросам текущей деятельности (работники подразделения, сторонние организации).
Регистрация входящей/исходящей внутренней и внешней корреспонденции для создания и ведения электронной базы данных корреспонденции (заполнение, сканирование присоединение образцов к карточке документа, создание связей между документами).
Обеспечение сохранности документов, составление и ведение номенклатуры дел, подготовка документов к сдаче в архив.
Выполнение личных поручений руководителя.
Ведение базы поздравлений руководителя, организация поздравлений.
Работа с оргтехникой.
ноябрь 2011 - апрель 2012
6 месяцев
Секретарь приемной

ООО Банк "БЦК-Москва", Москва

Обязанности:

Планирование рабочего дня генерального директора;
Организация телефонных переговоров, командировок,
бронирование гостиниц, а/билетов;
Оформление авансовых отчетов и командировочных листов;
Выполнение личных поручений;
Прием посетителей и гостей офиса;
Ведение деловой переписки;
Работа с оргтехникой;
Регистрация на конференции, семинары.
Работа в отделе персонала:
Осуществление подбора персонала;
Ведение КДП (прием, переводы, отпуска, больничные, увольнение, формирование личных дел);
Хранение, учет, ведение трудовых книжек;
Формирование архива кадровой документации;
Подготовка документов для оформления зарплатных карт для сотрудников
февраль 2006 - июнь 2010
4 года и 5 месяцев
Инспектор по контролю за исполнением поручений

ОАО "Дукс", Москва

Обязанности:

Планирование рабочего дня генерального директора;
Организация телефонных переговоров, командировок,
бронирование гостиниц, а/билетов;
Выполнение личных поручений;
Прием посетителей и гостей офиса;
Ведение деловой переписки;
Работа с оргтехникой;
Заказ канцтоваров, воды, продуктов
Образование
Высшее образование 2003
Институт экономики и предпринимательства

Факультет: Лингвистический

Специальность: Лингвист

Знания и навыки
Профессиональные навыки:
Высокая скорость печати.
Машинопись: ("слепой метод" - рус. 210 уд./мин; лат. 200- уд./мин.).
Стенография: 70 слов/мин.
Знание / соблюдение делового этикета.
Грамотная речь, грамотный устный и письменный русский язык.

Знание офисных программ (MS Office, Word, Excel, Outlook, Интернет).

Компьютерные навыки- уверенный пользователь.
Умение работать с офисной оргтехникой: принтер, ксерокс, факс, сканнер.
Дополнительные сведения:
Личные качества:
Исполнительность, инициативность, системность мышления, умение работать в режиме многозадачности, способность расставлять приоритеты по поставленным заданиям, быстро мобилизоваться и достигать результатов в сжатые сроки, умение организовать свою работу с наименьшими временными затратами, четко формулировать свои мысли, идеи и доносить их на разных уровнях организации. Навыки ведения протокольных мероприятий.
Иностранные языки
Английский язык -- отличный (деловой, письменный, устный)