Руководитель отдела корпоративного сервиса/Операционный директор

Sabre International, LLC
Москва
Помощник по административной работе
Документооборот:
- работа в тандеме с руководителем
- ведение документации организации, отслеживание движения документов сотрудники-HR-бухгалтерия (приказы, договоры, заявления)
- подготовка и внедрение предложений по оптимизации расходов, улучшению взаимодействия подразделений и пр.
- отслеживание сроков выполнения задач и оплат
Коммуникационный блок:
- работа с ИТ поддержкой Sabre
- помощь коллегам в работе с системами компании
- ведение работы по поиску и привлечению новых поставщиков
Финансовый блок:
- оформление и проверка авансовых отчетов в системе chrome river
- заведение счетов на оплату в собственную систему, разработанную Sabre ( Coupa)
- согласование, заключение договоров с учетом особенностей иностранной компании
- предоставление полной отчетности для руководителя
- аналитика работы и разработка предложений по оптимизации расходов
Административный функционал:
- обеспечение жизнедеятельности офиса, встреча/проводы гостей, бронирование гостиниц, заказ такси
- работа с большим объемом информации на двух языках
Достижения:
- организация структурной работы и взаимодействия всех подразделений компании
- организация логистики документов за предыдущие годы и текущий период
- восстановление и сверка всех финансовых документов по клиентам и сотрудникам за три года
- оптимизация расходов компании за счет новых поставщиков или пересмотра контрактов с действующими
Причина рассмотрения вакансий на рынке: окончание контракта

ООО Агентство "АЭРОФЛАЙТ"

Заместитель директора по организации продаж
GDS: Работа в системах бронирования Sabre/Gabriel/Сирена-2000 (Леонардо)/Smart Ticketing/BSP Link/UFS/ 1C,инновационная мобильность.
Операционная и клиентская работа:
- оформление групповых перевозок (авиа и жд)
- рассылка новостной информации от Авиакомпаний и РЖД
- работа с претензиями пассажиров, работа со сложными случаями и сложными пассажирами
- ведение личных поездок генеральных директоров, ЗГД крупных предприятий
- круглосуточная поддержка vip клиентов
- создание и отслеживание ADM/ACM
- общая организаторская работа в офисе, прием входящей/исходящей корреспонденции распределение по подразделениям, составление несложных исковых заявлений в суд, подготовка ответов на все запросы из разных государственных органов и структур
- отслеживание оплат по гос. контрактам и договорам фирмы
- подготовка коммерческих предложений
- работа с отслеживание оплат и дебиторской задолженности
- участие в электронных торгах
Отчетная работа:
- подготовка отчетов для руководителей (учредителей)
- составление и сверка отчетов для авиакомпаний по прямым договорам
- составление и сверка отчетов для партнеров
- ведение статистики по разным направлениям
Управление персоналом:
- организация компании с нуля (Startup), подбор персонала, проведение собеседований, обучение новых сотрудников, адаптация персонала в коллективе.
- контроль за персоналом ( в подчинении коллектив 10-15 сотрудников).
- составление графика работы персонала с учетом отпусков,
- проведение собраний коллектива с разбором ошибок/недочетов агентов, бухгалтерии, водителя и пр.
Работа с партнерами / поставщиками:
- взаимодействие с перевозчиками по вопросам агентства и пассажиров, ответы на претензии
- работа с переносом рейсов в период пандемии (все группы пересажены или возвращены средства) за счет продуктивных переговоров с перевозчиками.
Финансы:
- разработка плана и стратегии по получению дохода фирмы на 5 лет ( Startup),
- подготовка предложений по премированию сотрудников,
- ежемесячная подготовка отчетности и статистики для руководителя, предложения по формированию дохода при оформлении групп с конфиденциальными тарифами,
- разработка и внедрение плана по сохранению рабочих мест и выполнению условий для получения субсидий по государственной программе поддержки для малого бизнеса в период пандемии (2020-2021 годы)
- работа с дебиторской задолженностью, соблюдение сроков расчетов корпоративных клиентов.
Достижения:
- организация фирмы с нуля до уровня крупнейшего агентства региона,
- заключение контрактов с крупнейшими предприятиями города,
- сохранение клиентов на протяжении всей деятельности,
- возврат денежных средств (ни одного ваучера) в период пандемии всем корпоративным клиентам без ущерба для компании.
- внедрение ЭДО, работа с ИТ поддержкой и разработчиками 1С ( постановка задач, отслеживание сроков выполнения, тестовые пробы с клиентами)
Причина рассмотрения вакансий на рынке: переезд в другой город (Москва)

Консультация корпоративных клиентов, подбор оптимального маршрута, оформление авиа и жд билетов, работа с отложенными запросами и групповыми перевозками. Контроль работы сотрудников, обучение сотрудников новым технологиям и сервисам в работе. Подготовка корпоративных выездов, составление графика работы, контроль отпусков, работа с дебиторской задолженностью, ведение переговоров с новыми клиентами, составление коммерческих предложений.