Помощник руководителя / Администратор

Описание

Опыт работы —14 лет 2 месяца
Февраль 2017 — Июнь 2017
5 месяцев
ООО "Новотех"
Москва
Заместитель генерального директора по общим вопросам
Проверка договоров, полный контроль исходящей корреспонденции,
претензионные письма и ответы на них, работа с брокерскими компаниями,
работа в офисе, выполнение поручений генерального директора,
взаимодействие с банками
Май 2014 — Март 2016
1 год 11 месяцев
Группа компаний "Башинвест" ( ООО "ТК "Центральный" - Уфа , ООО
"Экспо-Плаза" - Уфа)
Москва
Помощник акционера компании
- Планирование рабочего графика руководителя;
- Организация встреч, заседаний и совещаний;
- Протоколирование совещаний;
- Ведение базы контактов руководителя;
- Контроль за исполнением поручений;
- Информационная и административная поддержка деятельности
руководителя;
- Подготовка документов и презентаций;
- Контроль согласования и передача документов на подпись;
- Прием и подготовка к отправке корреспонденции;
- Взаимодействие с курьерами и курьерскими службами, организация
транспортного (такси) обеспечения;
- Организация командировок и деловых поездок руководителя;
- Выполнение личных поручений руководителя;
- Организация и контроль своевременности и качества технического
обслуживания инженерных систем и оборудования на объектах недвижимости
в соответствии с требованиями стандарта эксплуатации компании;
- Контроль и корректировка деятельности подчиненных в вопросах
оперативной деятельности;
- Контроль процесса заключения, пролонгации и/или расторжения договоров
с подрядными организациями на оказание сервисных и других видов услуг,
ведения реестра подрядных организаций и договоров.
- Контроль качества работы сервисных подрядных организаций (в том числе
клининг, охрана и др.), обеспечение соблюдения ими договорных
обязательств;
- Контроль процесса обучения и повышения уровня квалификации
сотрудников службы эксплуатации;
- Контроль ведения учёта рабочего времени, исполнения графика отпусков
подчинённого персонала;
- Принятие решения о целесообразности перемещения, приёма/увольнения
персонала.
- Организация исполнения и контроль за исполнением договоров аренды,
урегулирование взаимоотношений по финансовым обязательствам
арендаторов;
- Взаимодействие с арендаторами, решение конфликтных ситуаций;
- Организация и проведение тендеров с целью мониторинга ценовой
политики компаний по видам услуг, заключения контрактов на условиях,
наиболее выгодных для эксплуатирующей компании;
- Координация работы обслуживающих здание подрядных организаций и
собственной службы эксплуатации;
- Оперативное решение вопросов и проблем, возникающих в процессе
эксплуатации здания;
- Успешные переговоры с действующими арендаторами на предмет удержания
ставки аренды, общее снижение арендного потока менее 10%.
- Проведение переговоров с фирмами-подрядчиками строительства объекта
(Экспо-Плаза) по реструктуризации суммы задолженности за выполненные
строительные работы. За 5 месяцев сумма задолженности сократилась на
32%.
В случае необходимости готов предоставить рекомендации.
Январь 2014 — Май 2014
5 месяцев
ООО "Прабо" (торговля спецодеждой)
Москва
Руководитель тендерного отдела
- Создание отдела с «ноля»;
- Аккредитация на электронных площадках (Roseltorg, Сбербанк и многие
другие), а также отслеживание и прохождение процедуры переаккредитации
в случае необходимости;
- Мониторинг запросов предложений, запросов котировок, тендеров,
конкурсов, аукционов;
- Анализ и обработка информации по тендерам;
- Взаимодействие с отделами и подразделениями связанных с тематикой
тендера;
- Подготовка необходимого пакета документов;
- Взаимодействие с Заказчиком, сопровождение тендера;
- Учет и ведение реестра тендеров;
- Обсуждение с руководством и принятие решения об участии в конкретном
конкурсе (тендере);
- Ежедневный отчет о ходе участия в закупочных процедурах;
- Контроль за оформлением банковских гарантий по выигранным проектам;
- Поиск новых заказчиков, а также ведение переговоров по новым
проектам;
- Отслеживание всех изменений в законодательстве, регламентирующем
закупочную деятельность, и своевременное доведение их до сотрудников
подразделения;
- Внесение предложений по совершенствованию рабочего процесса и
управления тендерным отделом;
- Подписание договоров с новыми клиентами;
- Контроль выполнения проекта;
- Отличное знание законов и др. нормативно-правовых актов в области
конкурентных закупок (44-ФЗ, 223-ФЗ).
За три месяца отдел вышел на уровень примерно 12 миллионов рублей по
заключаемым контрактам ежемесячно.
Сентябрь 2013 — Декабрь 2013
4 месяца
ООО "Макспромтех" (в структуре холдинга)
Москва
Заместитель руководителя коммерческого отдела
• Контроль за исполнением служебных обязанностей и прямых поручений
руководителя сотрудниками отдела;
• Увеличение объемов заключаемых контрактов и договоров;
• Ведение переговоров с ключевыми российскими и иностранными
контрагентами, в том числе и командировки на предприятие заказчиков;
• Разработка технических заданий и согласование их с заказчиком для
тендеров по 94 и 223 ФЗ;
• Составление договоров поставки и закупки;
• Организация проведения работ связных с пуско-наладкой и монтажом
промышленного, лабораторного и аналитического оборудования силами
сервисных инженеров компании и с привлечением специалистов сторонних
организаций;
• Проведение собеседований с кандидатами на должность менеджеров
коммерческого отдела;
• Контроль за своевременным исполнением договорных обязательств перед
контрагентами, а также исполнения соответствующих обязательств со
стороны заказчика перед компанией.
Февраль 2012 — Август 2013
1 год 7 месяцев
ООО "ОС-ВТР" (в структуре холдинга)
Москва
Генеральный директор
Ведение переговоров с ключевыми российскими и иностранными
контрагентами, в том числе и командировки на предприятия заказчиков;
контроль за исполнением агентского договора между ООО "ОС-ВТР" и ОАО
"ОС и ВТ" (Республика Беларусь); общее руководство работой сотрудников
отдела.
За время моего руководства отдел заключил контрактов на сумму 56 млн.
руб.
Март 2011 — Февраль 2012
1 год
ООО "ПГ-НХК" (в структуре холдинга)
Москва
Помощник генерального директора
- Планирование рабочего графика руководителя;
- Организация встреч, заседаний и совещаний;
- Протоколирование совещаний;
- Ведение базы контактов руководителя;
- Контроль за исполнением поручений;
- Информационная и административная поддержка деятельности
руководителя;
- Подготовка документов и презентаций;
- Контроль согласования и передача документов на подпись;
- Прием и подготовка к отправке корреспонденции;
- Взаимодействие с курьерами и курьерскими службами, организация
транспортного (такси) обеспечения;
- Организация командировок и деловых поездок руководителя;
- Выполнение личных поручений руководителя;
- Сопровождение, информационная поддержка и участие в переговорах
вместе с Генеральным директором при встречах с контрагентами;
- Ведение документооборота компании;
- Поиск электронных аукционов на электронных площадках госзакупок
России и распределение их среди сотрудников компании;
- Размещение заявок на электронных площадках для участия в торгах;
- Кадровая работа (подбор сотрудников на должности юриста, специалиста
по логистике, менеджеров коммерческих отделов, интервьюирование
соискателей, объяснение специфики работы)
Октябрь 2000 — Май 2009
8 лет 8 месяцев
Министерство иностранных дел России
Москва
Третий секретарь, помощник посла
2000-2002 гг. - работа в должности атташе 1-го департамента стран СНГ
МИД РФ
2002-2003 гг. - работа в должности помощника директора 1-го
департамента стран СНГ.
2003-2007 гг. - помощник Постоянного представителя России при уставных
и других органах СНГ (Минск, Белоруссия).
Основные обязанности: подготовка аналитических материалов к заседаниям
СМИД СНГ и СГГ СНГ; написание записок по внутриполитической и
внутриэкономической ситуации в Белоруссии; поддержка Постпреда в его
поездках по стране; полный спектр содействия делегациям, посещающим
Белоруссию; участие в заседаниях рабочих групп по усовершенствованию
законодательтельной базы СНГ, написание отчетов в Москву по итогам
заседаний рабочих групп.
2007-2009 гг. - работа в должности 3-го секретаря 1-го департамента
стран СНГ МИД РФ.

Образование
Высшее
2000 Московский государственный институт международных отношений
Министерства иностранных дел Российской Федерации, Москва
международных отношений, специалист-международник со знанием
иностранных языков
Ключевые навыки
Знание языков Русский — родной
Английский — могу проходить интервью

Навыки
Управление персоналом, полное знание специфики тендерных продаж, 94-ФЗ,
44-ФЗ, 223-ФЗ
Дополнительная информация
Обо мне Пунктуален, ответственен, стрессоустойчив, быстро вникаю в суть
проблемы, умею находить общий язык с контрагентом, большой опыт общения
и участия в переговорах с руководящим составом российских министерств и
ведомств, руководством российских промышленных предприятий и научных
учреждений продвинутый компьютерный пользователь.
Футбол, теннис