Руководитель по административным вопросам

Ключевые достижения:
1. Оптимизация процессов: сократила средние сроки согласования договоров на 25% за счет внедрения новой маршрутизации в СЭД и регламентации взаимодействия с аутсорсинговыми юристами.
2. Автоматизация и обучение: успешно провела внедрение и адаптацию СЭД на трех производственных площадках; обучила персонал , что позволило снизить количество ошибок в документации на 40%.
3. Архив и нормативная база: привела архивную базу управляющей организации в полное соответствие с законодательными требованиями, проведя экспертизу ценности 100% исторической документации и внедрив новую номенклатуру дел.
4. Управление бюджетом: снизила административные расходы (закупки канцтоваров, услуги связи, курьерская доставка) благодаря пересмотру пула поставщиков и внедрению системы ежемесячного контроля бюджета.

Функциональные обязанности:
1. Операционное управление: руководство административно-хозяйственным отделом (команда до 10 человек), распределение нагрузки между площадками, контроль KPI сотрудников.
2. ДОУ и нормативная работа: разработка и внедрение ЛНА, инструкций по делопроизводству, шаблонов организационно-распорядительных документов. Обеспечение полного цикла работы с документами (от создания до архивного хранения).
3. Административно-хозяйственная деятельность: обеспечение бесперебойного функционирования офиса и производственных площадок, взаимодействие с эксплуатационными, сервисными и коммунальными службами.
4. Финансовый контроль: формирование и исполнение бюджета административных расходов, подписание первичных учетных документов, организация инвентаризаций.
5. Взаимодействие: координация работы со смежными подразделениями (бухгалтерия, ИТ-отдел, юридический отдел), контроль первичной документации и версионности договоров.
Навыки
6. Программное обеспечение:1С:ДО, 1С:ERP, Directum, MS Office (продвинутый пользователь).

Управленческие компетенции:
Бюджетирование (планирование и контроль), оптимизация бизнес-процессов, управление персоналом и эффективностью команды, управление закупками.

Административные компетенции:
Делопроизводство, разработка ЛНА, архивное дело, управление АХО, ведение переговоров с контрагентами, оперативная помощь руководителю в бизнес-вопросах.

Обязанности:
Управление административно-хозяйственной деятельностью, складская логистика, закупки (ТМЦ, расходные материалы, детали для фасадных подъемников), контроль автопарка и ГСМ, руководство командой, ведение первичного кадрового делопроизводства.

Достижения:
1. Оптимизировала систему закупок и работу с поставщиками, что позволило снизить закупочные цены за счет пересмотра условий контрактов и внедрения тендерного подхода.
2. Настроила эффективную логистику автопарка, увеличив коэффициент технической готовности транспорта и сократив расходы на ГСМ путем внедрения системы контроля лимитов.
3. Внедрила автоматизированную систему складского учета, снизив процент недостач и пересорта до менее 1%.
4. Оцифровала документооборот подразделения через «Контур.Диадок» и «Экстерн», сократив время обработки первичной документации и исключив потерю бумажных носителей.
5. Сформировала и обучила команду, повысив общую производительность подразделения через перераспределение зон ответственности и внедрение KPI в Битрикс-24.

Начальник отдела
1. Оптимизировала процессы логистики и планирования монтажей: перестроила маршрутизацию и график выездов, что позволило сократить время доставки и установки дверей и увеличить пропускную способность отдела.
2. Снизила уровень рекламаций: внедрила систему чек-листов для проверки качества монтажных работ, что привело к сокращению повторных жалоб клиентов.
3. Повысила скорость решения клиентских запросов: оптимизировала схему взаимодействия с поставщиками по замене бракованного товара, сократив среднее время закрытия рекламации с 7 до 4 рабочих дней.
4. Автоматизировала учет ФОТ: внедрила Excel-шаблоны для прозрачного начисления заработной платы монтажникам, что исключило ошибки в расчетах и повысило лояльность линейного персонала.

Функциональные обязанности:
1. Оперативное руководство монтажным отделом и контроль соблюдения стандартов компании.
2. Координация работы с поставщиками и решение конфликтных ситуаций на всех этапах (от получения рекламации до устранения замечаний).
3. Подготовка аналитической отчетности по работе отдела и KPI монтажников.
4. Прямое взаимодействие с ключевыми клиентами и урегулирование спорных вопросов.
Навыки
1. Управленческие компетенции: постановка задач, контроль исполнения, планирование ресурсов, управление командой.
2. Операционная деятельность: управление логистикой, оптимизация бизнес-процессов, ведение документооборота и отчетности.
3. Клиентский сервис: навыки ведения переговоров, урегулирование претензий и разрешение конфликтов.
4. Программное обеспечение: MS Office (уверенный пользователь Excel: ВПР, сводные таблицы), CRM-системы.

1. Оптимизация документооборота: Выстроила систему контроля первичной финансовой отчетности, сократив время обработки и проверки документов перед передачей финансовому директору.
2. Привлечение инвестиций: подготовила более 20 аналитических презентаций и финансовых отчетов для инвесторов по проектам нефтедобычи, что способствовало успешному закрытию сделок.
3. Административное управление: организовывала зарубежные и внутренние командировки, сократив расходы на логистику и проживание за счет оптимизации выбора подрядчиков.

1. Операционное управление: выстроила административную систему компании «с нуля», координируя работу офиса, склада и производства (общий штат 200+ человек), что увеличило скорость исполнения внутренних распоряжений.
2. Международное сотрудничество: выстроила долгосрочные деловые коммуникации с ключевым иностранным партнером (Gebrüder Wollenhaupt GmbH), обеспечив бесперебойную работу и перевод документации в полном объеме в течение 7 лет.
3. Масштабирование бизнеса: обеспечила административную поддержку при запуске 3 региональных представительств и 2 совместных предприятий

1. Организация процессов: оптимизировала систему обработки входящей документации и телефонных звонков, сократив время реакции на запросы.
2. Поддержка руководства: обеспечила 100% точность планирования графика Заместителя председателя банка, исключив накладки в расписании встреч.
3. Администрирование: внедрила стандарты деловой переписки, что повысило качество внешних коммуникаций банка.