Администратор

Описание

Опыт работы -- 17 лет 8 месяцев
Июль 2011 -- настоящее время
5 лет 2 месяца
Холдинг "ЦАРЬГРАД Медиа" (переименован, ранее - ГК "Маршал Капитал"- Представительство МарКап, Продюсерский центр БОС - телеканал "Царьград")
Москва
Административный директор
Административная поддержка: Руководство административным персоналом (помощники (опосредованно), ресепшен, IT, водители, клининг, курьеры), структурирование процессов внутри административного департамента; Создание и внедрение внутрикорпоративных политик, Положений и тд, регламентирующих деятельность Компании; Курирование административно-хозяйственной деятельности по всем точкам присутствия - полный цикл ведения договорной работы, проведение тендеров на заключение новых договоров, отслеживание ценовых политик контрагентов, закупки и тд; Бюджетирование затрат на адм-хоз деятельность, защита и контроль исполнения бюджета; Поддержка аппарата руководства - организация участия в конференциях, форумах и тд, организация travel-поддержки, в том числе чартерных рейсов, support зарубежных партнеров; Участие в организации корпоративных мероприятий, в том числе выездныхХозяйственная деятельность: Управление собственной и арендуемой компанией недвижимостью, одновременное трех точек присутствия (офис за городом, 2 офиса в Москве); Формирование собственной базы данных по интересующим коммерческим и офисным площадям в г. Москва; Капитальные (от стадии согласования проектов, в том числе эксклюзивных, включая общестрой, инженерию, сети и тд, до получения исполнительной документации, переезда и рассадки персонала) и косметические ремонты, понимание устройства инженерных сетей и принципов их функционирования; Договоры аренды / субаренды, руководство службой эксплуатации и техподдержки занимаемых площадей, работа с арендодателями и субарендаторами (в общей сложности около 5 тыс м2), работа с эксплуатирующими организациями; Start-up-ы новых проектов компании (поиск и подбор помещений, организация ремонтов, оборудование и дальнейший запуск в эксплуатацию); Перемещение сотрудников внутри существующих помещений, организация новых рабочих пространств,  Менеджмент автопарка

Август 2010 -- Июль 20111 год
ООО "ОупенСпейс" (OpenSpace), ЗАО "Органик Филмз"
Москва
Административный управляющий
Запуск офиса -  бюджетирование этапа , утверждение бюджета с Акционерами, контроль исполнения бюджета; поиск помещения, переговоры с Арендодателем, договор аренды, капитальный ремонт с заменой инженерных систем, руководство службой эксплуатации (на аутсорсе); наем административного персонала (секретари, курьеры, водители), прописание ДИ для адм отдела, прописание политик и положений по АХД; закупка мебели, оргтехники, оборудования (вкл проведение тендеров); запуск структуры IT поддержки совместно с IT департаментом;  заключение административно-хозяйственных договоров по дальнейшему сопровождению жизнедеятельности офиса (ПК, оргтехника, канцелярия, хоз-быт, расходники, полиграфия, представительские, travel support, техцентры и тд); постановка делопроизводства, включая создание электронного архива; покупка а/м и весь цикл сопровождения - от постановки компании на учет в военкомате, получения номеров и оформления страховок до получения спецусловий по обслуживанию в Техцентрах, сотрудничество и налаженные связи с ГИБДД; оборудование специализированных помещений (фотостудия, видеомонтажерная, просмотровая и тд); организация PR мероприятий, посвященных "перезапуску" проекта (в том числе в Черногории для инвесторов)

Май 2006 -- Август 20104 года 4 месяца
ООО "МОРЕ-Менеджмент", ООО "Сентрал Пропертиз"
Начальник административного отдела, Административный директор
 Обеспечение функционирования системы управления компанией, решение административно-управленческих задач Бюджетирование административно-хозяйственной деятельности компании. Оптимизация затрат (после кризиса 2008). Реструктуризация долгов по административно-хозяйственной части, разработка схем и графиков погашения долговых обязательств (2008-2010)  Создание штатной структуры Адм. департамента с , взаимодействие с другими подразделениями, интеграция шт структур департаментов в единую по компании совместно с HR департаментом  Руководство Административным департаментом: разработка ДИ адм. персонала, подбор, постановка задач, контроль исполнения, оценка эффективности, системы мотивации  Внедрение электронного документооборота (на базе Project Mate) Регламентация деятельности компании, создание корпоративных политик (хранения информации, копирования данных, дресс-коде, корпоративном тайм-менеджменте, проведения корпоративных мероприятий, Положения о компенсациях, Положения о корпоративном стиле, подписания договоров и тд) и контроль их исполнения  Открытие новых офисов (включая региональные, - СПб), в том числе:  - поиск помещений, заключение и ведение договора аренды / субаренды,  - ремонт - опыт проведения различных ремонтов - от стадии Shell&Core, до помещений из-под съехавших арендаторов - организация СКС, телефонии; оганизация рабочих мест, включая закупки мебели, канцелярии и всего необходимого для жизнедеятельности офиса - осуществление переездов с минимальными потерями раб времени сотрудников компанииУчет и отчетность по затратам, связанным с процессом строительства и открытия новых объектов компании Материально-техническое снабжение офисов (в том числе техническое оснащение - создание IT-инфраструктуры, включая запуск серверов совместно с IT поддержкой, в том числе сервера на Кипре (Никосия), организация систем контроля доступа, видеонаблюдения и тд.) Автотранспорт. Полный цикл сопровождения. Медицинское страхование; организация корпоративных мероприятий, в том числе - выездных большими составами (до 200 человек) и выездных спортивных (рафтинг, Алтай)  Административно-организационная поддержка американских партнеров и их семей при визитах в Россию, организация их проживания, медобслуживания, решение всех бытовых вопросов, организация приемов и протокольных мероприятий

Апрель 2001 -- Май 20065 лет 2 месяца
UVC Eastern Europe, ЗАО "ЮВиСи Восточная Европа"
Начальник административного отдела
 Полная административная поддержка ГД, включая найм домашнего персонала (горничная, няня, преподаватели д/детей, семейный водитель), контроль строительства и дальнейшего обустройства дома, планирование и организация поездок рук-ля и его семьи, контроль исполнения поручений и отслеживание "длинных" проектов,  Годовой бюджет административно-хозяйственных расходов компании - формирование, защита и эффективное исполнение  Поиск офисных помещений, договора аренды / субаренды, организация временного помещения, ремонты, телефония, СКС, осуществление переездов, организация рабочих мест, планирование офисного пространства, полное оснащение и дальнейшее материально - техническое сопровождение, включая отношения с эксплуатационными службами зданий и представителями собственников; текущие ремонты помещений Полный спектр административно-хозяйственных договоров - закупки, поставки, услуги и тд, работа с подрядчиками, контроль и оптимизация расходов на содержание офиса Автопарк - приобретение, лизинг, продажа + сопровождение (страхование, договора на тех обслуживание, ГИБДД, отслеживание сроков лизинговых платежей, и тд) Руководство административным персоналом - IT, помощники, секретари, водители, уборщицы, курьеры (в том числе графики отпусков, премирование, подмены)  Медицинское страхование  Корпоративные мероприятия, создание корпоративного стиля, разработка и обновления сайта (при поддержке аутсорса) Организация тренингов и обучения Решение организационных и кадровых вопросов внутри компании

Январь 1999 -- Апрель 20012 года 4 месяца
Представительство компании "TPG Aurora" (США) Москва
Заместитель директора по административным вопросам
 Открытие Представительства - административный проект по ген доверенности (ГРП, МРП, Фонды, открытие счетов в Банке и т.д.), поиск помещения, Договор аренды, ремонт Бюджет административно-хозяйственных расходов, контроль исполнения  Ведение наличной кассы и ежемесячные отчеты головному офису  Организация документооборота и делопроизводства, создание архива по проектам Наем и руководство административным персоналом - бухгалтер, инженер IT, секретари, ресепшн, водители, вспомогательный персонал, включая оформление Трудовых договоров (всего в отделе - 14 чел.) Закупка мебели, оргтехники, телефония, покупка автомобилей и организация их доставки / логистики в Россию и т.д. Организация работы с курьерскими и почтовыми службами, подписка, оформление медицинских страховок  Визы, билеты, гостиницы  Организация процесса выплат зарплат путем безналичных перечислений, максимальный уход от работы с наличными деньгами (введение карт на ГСМ, закупка канцелярии по договорам и тд) Организация питания сотрудников внутри офиса

Образование
Высшее
1992
Московский государственный лингвистический университет, Москва
Преподаватель англ. яз.

Повышение квалификации, курсы
2016
Ежегодные форумы Административных директоров с 2005 по 2016 гг
Сообщества административных управленцев, Управление административно-хозяйственной деятельностью предприятий
2008
Курс
Московская Бизнес Школа
2007

Учебный центр Глеба Архангельского
2007
"Навыки делегирования>>, ,
Moscow Training International

Ключевые навыки
Знание языков
Русский -- родной
Английский -- свободно владею

Дополнительная информация
Многолетний опыт административной руководящей работы (бюджетирование и планирование затрат, контроль исполнения бюджета, отличное знание Real Estate с точки зрения арендатора и представителя владельца, эксплуатация недвижимости, принципы и стандарты организации и обустройства офисов, договорные отношения с арендодателями и поставщиками услуг, организация переездов, составление и внедрение политик и положений в области АХД), неоднократное участие в start-up-ах проектов, умение структурировать процессы, самостоятельно принимать решения внутри своей компетенции, способность работать в условиях , большой опыт поддержки VIP персон, умение организовывать цепочки взаимодействия с партнерами/ коллегами/всеми задействованными структурамиЛичные качества: позитив и коммуникабельность, проактивность в любом виде деятельности, стрессоустойчивость, творческий подход к работе и способность искать решения, а не причины, умение работать в команде и отличные организаторские способности