Координатор проекта отдела

• Помощь в ведении проекта от начала и до его завершения:
 Ведение проектной документации:
подготовка и согласование договоров,
подготовка, проверка первичных бухгалтерских документов (акты, счета, счета-фактуры и пр.),
контроль и планирование бюджета по проекту,
контроль сроков выполнения обязательств в рамках заключенных договоров,
ведение реестра проектов, подготовка отчетности в системе электронного документооборота,
ведение бумажного и электронного документооборота по проектам,
контроль дебиторской и кредиторской задолженности контрагентов и поставщиков;
 Деловая переписка в рамках проекта;
 Взаимодействие с подразделениями компании, клиентами, субподрядчиками;
• Помощь в координации работы между подразделениями.
• Командировочное сопровождение сотрудников, в том числе подготовка документов к авансовому отчету.
• Работа с курьерской службой.
• Поиск необходимой информации.
• Выполнение поручений руководителя.
• Организация встреч и совещаний, подготовка материалов для совещаний.

• Работа в электронной системе документооборота на базе 1с:
- прием, распределение, регистрация и направление в работу входящих, внутренних и исходящих документов;
- контроль за своевременным исполнением документов;
• Работа с конфиденциальными документами;
• Подготовка писем, приказов, распоряжений, служебных записок и пр. документов;
• Организация архивного хранения документов;
• Работа с курьерскими службами и почтой России;
• Работа с первичными бухгалтерскими документами, а так же полготовка реестра закрывающих документов по контрагентам для бухгалтерии;
• Оформление пропусков;
• Выполнение различных поручений руководителей;
• Ведение деловой переписки и переговоров, заключение договоров с контрагентами в рамках делопроизводства, обслуживания офиса;
• Командировочное сопровождение, в том числе подготовка документов к авансовому отчету;
• Контроль за хозяйственным обслуживанием и обеспечением надлежащего состояния помещений офиса, за исправностью всего оборудования в кабинетах;
• Снабжение офиса канцтоварами, хозматериалами и необходимым для обеспечения надлежащего функционирования офисных помещений;
• Организация корпоративных мероприятий.

• Обеспечение деятельности Руководителей:
- ведение рабочего графика;
- организация телефонных переговоров, прием и передача телеграмм, телефонограммы, факсограмм, сообщений по электронной почте, при отсутствии руководителей доведение до их сведения;
- обработка и своевременная передача на подписание/рассмотрение документов;
• Выполнение различных поручений руководителей;
• Контроль за выполнением в установленные сроки поручений руководителей подчинённым;
• Регистрация и направление в работу входящих внутренних и исходящих документов;
• Оформление пропусков;
• Прием посетителей;
• Командировочное сопровождение:
- оформление документов для командирования сотрудников организации;
- заказ авиа/ж.д билетов;
- организация размещения в гостинице;
- контроль организаций встреч и перевозок в месте пребывания в командировке;
- подготовка пакета документов для авансового отчета;
• Организация работы по своевременной отправке документов через курьерские и почтовые службы;
• Контроль за хозяйственным обслуживанием и обеспечением надлежащего состояния помещений офиса, за исправностью всего оборудования в кабинетах руководителей;
• Снабжение офиса канцтоварами, хозматериалами и необходимым для обеспечения надлежащего функционирования офисных помещений.

Оптимизация и обеспечение комфортного рабочего процесса руководителя.
Задачи:
• Выполнение поручений руководителя, в том числе личных поручений;
• Организация и контроль оказания помощи руководителю в планирование рабочего времени, ведение календаря, организации встреч и совещаний руководителя;
• Организация телефонных переговоров руководителя:
 прием телефонных звонков и перенаправления отдельных телефонных звонков заместителям руководителя, другим работникам;
 ведение базы телефонных контактов руководителей;
 получение необходимой информации и передача санкционированной руководителем информации по телефону;
 согласование телефонных переговоров, встреч, мероприятий с партнёрами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;
• Организация и помощь в подготовке деловым поездкам и командировкам;
• Осуществление контроля за выполнением сотрудниками поручений, указаний руководителя и документов;
• Организация работы с посетителями в приемной руководителя;
• Ведение электронного документоборота в системах Директум и системах 1С:
 получение, предварительное рассмотрение и сортировка поступающих в приемную руководителя документов;
 оформление приказов, распоряжений, служебных записок и т.д.;
• Ведение переговоров с топ менеджерами и главными лицами ресурсоснабжающих организаций и главами администрации;
• Административно-хозяйственная деятельность приемной руководителя:
 организация и поддержание;
 функционального рабочего пространства приемной и кабинетов руководителей;
 организация закупочных процедур для обеспечения работы приемный;
• Бронирование переговорных.

• Сортировка, обработка и регистрация входящей корреспонденции;
• Занесение информации и документов в электронное хранилище данных;
• Обеспечение хранения документов (в электронном и бумажном виде);
• Контроль исполнения документов (в электронном и бумажном виде);
• Оформление документов при передаче на архивное хранение;
• Подготовка договоров (прошивка экземпляров, подписание, проставление печатей, сканирование, передача инициатору/клиенту).

• Выполнение поручений руководителя, в том числе личных поручений;
• Координация и распределение телефонных звонков, корреспонденции;
• Организация работы с посетителями в приемной руководителя;
• Организация и помощь в подготовке к рабочим мероприятиям руководителя и телефонным переговорам;
• Осуществлению контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний руководителя;
• Обеспечение руководителя и приемной руководителя всеми необходимыми материалами, канцелярией;
• Оказание помощи руководителю в планировании рабочего дня, ведение календаря, организация встреч и совещаний руководителя;
• Ведение делопроизводства (распределение входящей и исходящей корреспонденции, оформление приказов, распоряжений, служебных записок и т.д.);
• Осуществление контроля за исполнением документов;
• Составление реестра документов;
• Ведение табеля отдела;
• Контроль за административно- хозяйственной деятельностью приемной руководителя предприятия.