Главный специалист по договорной работе

- организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение;
- руководство отделом, распределение и контроль выполнения функциональных обязанностей сотрудников отдела;
- своевременная обработка и отправка документов внутренним заказчикам;
-- оптимизация работы отдела, разработка регламентов работы и их внедрение;
- оказание консультационной и практической помощи сотрудникам по вопросам делопроизводства, в том числе электронного документооборота (КЭДО)
- ведение договорной работы по заключению доходных, субподрядных договоров (подготовка проекта договора, размещение на экспертизу, устранение замечаний экспертов, печать и передача на подписание, отправка контрагенту, занесение подписанного сторонами договора в учетную систему 1С).
- исполнение и контроль исполнения договорных обязательств (формирование актов сдачи-приемки выполненных работ, перевод в архив, внесение информации в карточки договоров в информационные системы).
- формирование отчетности о состоянии заключения и выполнения договоров.
- разработка проектов локальных нормативно-правовых актов по вопросам, касающимся деятельности департамента.
- обеспечение качества оформления документов.
- оптимизация и автоматизация документооборота.
- участие в разработке макетов для печати: программы, бейджи, информационные материалы.
- координация работы по организации и проведению конференций, конгрессов, симпозиумов и других мероприятий

Достижения:
- Сформирована бренд-стратегия Университета и факультетов в рамках подготовки приемной комиссии;
- Подготовлен проект молодежной политики Университета и выстроена коммуникационная стратегия на год в рамках реализации молодежной политики;
- Привлечен стратегический партнер

Достижения:
- Проведение уроков хоккея в общеобразовательных школах (адаптирован сценарий мероприятия для Клуба), согласование с Минпросвещением, подобрана команда для реализации проекта);
- Участие в проведение чествования команды (Кубок Гагарина сезона 2021/2023)- подготовка документов для согласования со службами безопасности, государственными органами, выбор подрядчиков (кейтеринг, фудтраки, стюарды, клининг, площадка, букирование певцов), участие в застройке площадки, подготовка аналитических справок при проведении закупки, отчетность по результатам мероприятия.

Достижения:
- увеличен средний чек (билетная программа);
- оптимизирован путь клиента при покупке билета

Достижения:
- Внедрены электронный документооборот «DIRECTUM», методы систематизации ведения дел и хранения документов в архиве (Excel).
- Разработан и внедрен алгоритм составления аналитических материалов для учредителей и генерального директора (увеличена скорость формирования и качество информации).
- Разработана и внедрена в работу система напоминания о мероприятиях (судебных заседаниях).
- Внедрена систематизация формирования дел для судебных разбирательств (полная комплектация документации).
- Снижены расходы организации за счет налаженного взаимодействия с представителями государственных органов (ФНС, нотариусами).

Обязанности:
Составление аналитических справок, отчетов, справочных материалов, деловая переписка, подготовка материалов для претензионно-исковой работы, представление интересов компании в налоговых органах по корпоративной работе, взаимодействие с нотариусом, проверка информации о собственниках организации-контрагентов и др.
Ведение бумажного и электронного документооборота и конфиденциального делопроизводства (государственная и коммерческая тайна):
- учет, регистрация, распределение входящих и исходящих документов, редактирование исходящих документов ;
- ведение электронной базы данных документов
- контроль исполнения документов
- подготовка документов к архивному хранению;
- организация и контроль работы курьерской службы.

Обеспечение функционирование офиса:
- формирование бюджета расходов на офисные нужды, контроль расходов;
- заключение и сопровождение договоров на поставку МТЦ и услуг;
- заказ канцтоваров, расходных материалов и др.;
- организация встреч, совещаний, корпоративных мероприятий (до 200 чел.);
- организация поездок и командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц;
- ведение первичной бухгалтерской отчетности.