Помощник руководителя / Делопроизводитель / Офис-менеджер

Одновременное ведение двух компаний: общая численность 30 человек.
Ведение деловой и личной переписки Учредителя.
Полное руководство компанией в отсутствии руководителя.
Организационная работа по рациональной работе офиса.
Финансовая отчетность по компании.
Информационная поддержка руководителя путем информационных баз, в том числе и юридические вопросы.
Обязанности по кадровому делопроизводству:
- Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме.
- Восстановление и организация порядка ведения кадрового делопроизводства.
- Составление штатных расписаний по 2 юридическим лицам, нормирование труда.
- Разработка локальных нормативных актов, документов и договоров для оформления трудовых отношений с работниками.
- Организация и контроль структурных подразделений в обеспечении необходимыми техническими и расходными материалами.
- Финансовое ведение отчетности по закупкам и платежам.
- Поиск и предоставление информации руководителю путем предоставления аналитического отчета по запрашиваемым материалам.
- Работа в программе 1:С 8.1.

Группа компаний(одновременное ведение 5 компаний), общая численность 300 чел.- в единственном лице.
Полное документальное и информационное сопровождение Первого Лица компании.
Подготовка проектов договоров и писем, в том числе и претензионного характера.
Фильтр личной и деловой переписки Руководителя.
Организационная работа для комфортного и рационального рабочего процесса всей компании.
Обязанности по делопроизводству:
- Полное восстановление и организация порядка ведения кадрового делопроизводства.
- Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме.
- Составление штатных расписаний по 5 юридическим лицам, нормирование труда.
- Разработка локальных нормативных актов, документов и договоров для оформления трудовых отношений с работниками.
- Разработка положений об отделах и составление должностных инструкций в соответствии с реальными обязанностями сотрудников. Внесение изменений в организационную структуру компании.
- Большой опыт оформления «проблемных» увольнений, изменений существенных условий труда работников и др.
- Результативный опыт в положительном решении вопросов с надзорными органами.
- Подготовка проектов приказов, распоряжений и др.документов.
- Поиск и подбор персонала (руководители высшего и среднего звена, специалисты, рабочий персонал), собеседования, адаптация, контроль прохождения испытательного срока.
- Текущее делопроизводство ОК (справки, личные дела сотрудников, Т-2, графики отпусков, записки расчёты на отпуск и при увольнении, формирование архива).

-Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем.
-Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференц- (многосторонних) звонков руководства.
-Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно).
-Осуществление технической помощи руководству (копирование, печать, сканирование и пр.).
-Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего календаря руководства.
-Ведение телефонной и информационной базы руководства.
-Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков и сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность).
-Ведение расписания переговорных комнат.
-Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача. Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).
-Составление и редактирование деловых писем для руководства.
-Контроль сохранности документов в приемной руководства.
-Соблюдение конфиденциальности входящей и исходящей информации.
-Координация работы водителей руководства (координация маршрут).
-Выполнение других поручений непосредственного руководства.