Ассистент руководителя

1. Стратегическое управление и развитие
- Выстраивание стратегии развития продаж и отношений с клиентами.
- Построение и развитие долгосрочных отношений с ключевыми клиентами компании.

2. Административное и организационное управление
- Управление административными и организационными проектами от постановки задач до
практической реализации.
- Выполнение поручений генерального директора.

3. Финансовое планирование и контроль
- Формирование и контроль исполнения бюджета в рамках ключевых статей затрат.

4. Документационное обеспечение и электронный документооборот (ЭДО)
- Организация полного цикла работы с документами: регистрация
входящей/исходящей/внутренней корреспонденции, распределение по структурным
подразделениям, контроль оформления.
- Управление архивом компании (текущее хранение, подготовка к сдаче, номенклатура дел).
- Внедрение единых стандартов работы с документами во всех подразделениях (от входящей
корреспонденции до управленческих решений).
- Обеспечение работы в ЭДО (регистрация, маршрутизация, контроль прохождения).

5. Операционная поддержка и инфраструктура
- Обеспечение бесперебойной работы офисной инфраструктуры и ежедневное решение
операционных вопросов.
- Координация и поддержка региональных офисов и помощь в решении операционных
вопросов.

6. Закупки, логистика и учёт ТМЦ
- Контроль за организацией процесса планирования, реализации и отчётности в рамках
государственного задания и закупок (44 ФЗ, 223 ФЗ и 275 ФЗ).
- Контроль и участие в процессах закупок, логистике и учёта ТМЦ.
- Взаимодействие с подрядчиками и контроль качества их работы.

7. Нормотворческая и коммуникационная деятельность
- Составление и редактирование официальных писем, служебных записок, ведение деловой
переписки.
- Подготовка проектов локальных нормативных актов (положения, приказы, ЗРС, Оргполитики,
трудовые договоры).

1. Административная поддержка и делопроизводство
- Ведение деловой переписки, делопроизводство в полном объёме (с нуля).
- Приём входящих звонков.
- Административная и организационная поддержка руководителя.
- Решение организационных вопросов.
- Планирование и организация деловых встреч.

2. Управление персоналом и задачами
- Постановка задач сотрудникам и контроль над их исполнением.

3. Документационное обеспечение и отчётность
- Подготовка документов, аналитических, информационных, справочных материалов.
- Ведение переговоров и предоставление всей информации вышестоящему руководству.
- Составление отчётности по ГО и ЧС, противодействию коррупции и антитеррористической
безопасности объекта.

4. Юридическое и имущественное сопровождение
- Проведение мероприятий по оформлению здания и земельного участка в собственность.
- Участие в работе по сбору необходимых материалов и взаимодействию с нотариусами при
внесении изменений в регистрационные документы.

5. Договорная работа и документооборот с контрагентами
- Подготовка, заключение и контроль исполнения договоров.
- Управление своевременного получения от контрагентов первичных документов на
выполненные работы.
- Организация отправки подписанных первичных документов контрагентам.

6. Финансовый контроль и хозяйственная деятельность
- Контроль расходов на почтовые и курьерские услуги, рационального расходования
материалов и финансовых средств, выделяемых для хозяйственных нужд компании.

7. Инвентаризация, закупки и безопасность
- Участие в комиссии по инвентаризации основных средств и МПЗ.
- Подписание документов в составе комиссии по гос. закупкам.

8. Организация пропускного режима и логистики
- Организация и оформление пропусков для прохода сотрудников, посетителей и проезда
автотранспорта.

9. Взаимодействие с государственными органами
- Местные командировки по Москве (УФАС, Росимущество, БТИ, МФЦ и т. д.).

1. Управление документацией и администрирование.
* Администрирование документооборота: ведение полного цикла договорной деятельности
(заключение, контроль исполнения обязательств, составление актов выполненных работ) в
системе 1С;
* Систематизация и архивирование: формирование и поддержание в актуальном состоянии
проектного архива (договоры, акты, исходно-разрешительная документация,
входящая/исходящая корреспонденция);
* Ведение корпоративной базы данных: создание и актуализация карточек контрагентов.

2. Координация проектов и взаимодействие с контрагентами.
* Координация участников проекта: организация взаимодействия с Заказчиком,
субподрядчиками и согласующими организациями.
* Ведение деловой переписки;
* Управление сроками: контроль сроков исполнения работ по договорам, информирование
участников проекта об изменениях в графике;
* Организация совещаний: планирование встреч, ведение протоколов, контроль исполнения
принятых решений.

3. Организационное обеспечение и поддержка руководства
* Административная поддержка руководителя: выполнение служебных поручений,
организация приема посетителей, решение организационных вопросов жизнедеятельности
офиса и строительной площадки;
* Межведомственное взаимодействие: координация работы с различными отделами компании и
службами для решения операционных задач;
* Обеспечение жизнедеятельности офиса: организация бесперебойной работы офисного
пространства и инфраструктуры (включая строительную площадку).

4. Внутренние коммуникации и HR-администрирование.
* Подготовка внутренних документов отдела (графики отпусков, служебные записки).

1. Административная поддержка и делопроизводство:
* Организация полного цикла документооборота. Разработка и внедрение стандартов
канцелярии, ведение архива документов, контроль исполнения поручений.

2. Финансы и право:
* Участие в договорной работе: подготовка, согласование и сопровождение контрактов. Работа с
первичной учётной документацией (УПД, акты, счета), взаимодействие с бухгалтерией и
контрагентами.

3. Управление персоналом (HR):
* Выполнение функций рекрутера/менеджера по персоналу. Самостоятельный сорсинг
кандидатов, проведение первичных собеседований, формирование кадрового резерва.

4. Продажи и работа с клиентами:
* Активные продажи (Sales Development), лидогенерация, холодные звонки, ведение
клиентской базы в таблицах Excel или Access.

5. Материально-техническое обеспечение (МТО) и логистика:
* Управление закупками и снабжением. Оптимизация затрат на аренду и эксплуатацию
оборудования, поиск поставщиков, заключение договоров аренды, контроль логистики.

6. IT и цифровизация:
* Создание и ведение компьютерной базы данных, конференций.

7. PR, маркетинг и связи со СМИ:
* Руководитель проектов в сфере связей с общественностью (Public Relations) и организации
мероприятий (Event Management). Формирование имиджа некоммерческой организации,
взаимодействие со средствами массовой информации, написание пресс-релизов, организация
пресс-конференций.

8. Офис-менеджмент:
* Комплексное управление административно-хозяйственной деятельностью (АХО) офиса.
Обеспечение жизнедеятельности офиса, заказ канцтоваров, воды, организация рабочего
пространства.