Администратор офиса

Прием и распределение входящих звонков. Ведение делопроизводства: подготовка и регистрация входящих/исходящих документов - работа в системе электронного документооборота (СЭД), отправка и получение корреспонденции, составление внутренних документов (служебные записки, протоколы, решения, командировочные удостоверения, служебные задания, предписания на выполнения задания, авансовые отчеты и т.д.), ведение деловой переписки, работа с секретными материалами. Организация взаимодействия со смежными предприятиями и государственными органами. Обеспечение взаимосвязи с другими подразделениями. Планирование рабочего дня руководителя. Организация встреч и переговоров. Контроль за исполнением поручений руководителя. Выполнение текущих задач, поставленных руководством. Поддержание работы офиса (заказ воды, канцтоваров и др. расходных материалов).

Делопроизводство: работа с входящей/исходящей документацией - регистрация, учет, распределение, предоставление по запросу. Подготовка, согласование, регистрация приказов, распоряжений, указаний руководящего состава предприятия. Организация подготовки документов, материалов, информации, необходимых для текущего решения задач, стоящих перед компанией. Телефонные переговоры (исходящие/ входящие: приём и распределение звонков по мини АТС). Координация работы подразделений. Регистрация обращений граждан. Ведение финансовой отчетности. Обеспечение работы приемной (заказ канцелярии, расходного материала и т.д.). Полная административная поддержка руководителя (планирование рабочего дня, координация деловых встреч, командировок, организация совещаний, ведение протоколов и т.д.). Полная информационная поддержка руководителя. Оперативный контроль своевременного исполнения поручений руководителя. Выполнение служебных и личных поручений Генерального директора. Организация и обеспечение поздравлений (букетов, подарков) с юбилейными датами контрагентов, партнеров и пр.

Работа с входящими телефонными звонками. Административная поддержка руководителя проекта (организация встреч, совещаний, ведение рабочего расписания, организация деловых поездок).
Обработка текущих запросов руководителя по подготовке документов, отчетов, сборе необходимой информации.
Ведение документооборота.
Работа с корреспонденцией.

Прием и распределение входящей/исходящей корреспонденции, контроль за распоряжениями Генерального директора. Работа с программой "Евфрат" (электронная программа документооборота). Выполнение служебных и личных поручений руководителя. Координация между отделами филиала и головным офисом. Организация встреч высокопоставленных лиц. Работа с курьерской службой.

Ведение документооборота, прием и распределение телефонных звонков, входящей/исходящей корреспонденции. Организация приема посетителей. Организация заключения договоров с Заказчиком, субподрядными организациями. Ведение договоров в программе 1С и финансовый контроль исполнения обязательств по договорам. Составление актов выполненных работ. Ведение переписки с Заказчиком, субподрядчиками, согласующими организациями. Координация подрядчиков, информирование участников проекта о планируемых работах по проекту (изменение сроков проекта, контроль сроков исполнения работ, проведение совещаний). Составление карточек контрагентов. Ведение протоколов на совещаниях. Формирование и поддержание в актуальном состоянии документов по проекту, систематизация данных (договоры, акты, ИРД, входящая – исходящая переписка). Подготовка внутренних документов отдела (графики отпусков, служебные записки и пр.). Подготовка документов к внутреннему аудиту. Координирование работы с различными отделами и службами компании, генеральным директором. Решение организационных вопросов по жизнедеятельности офиса и строительной площадки. Обеспечение работы руководителя: выполнение служебных и личных поручений.

Прием и распределение входящих звонков, корреспонденции. Организация приема посетителей. Хозяйственно-административное обеспечение офиса. Выполнение машинописных и копировальных работ. Ведение документооборота, регистрация, учет, хранение и передача документов, деловая переписка, корреспонденция.
Оперативное взаимодействие с подразделениями компании и сторонними организациями. Выполнение личных поручений руководителя, административная поддержка деятельности руководителя. Составление штатного расписания, оформление табеля учета рабочего времени, разработка должностных инструкций. Составление писем, запросов, работа с просроченной задолженностью, ведение протоколов совещаний. Обучение и адаптация нового персонала в коллективе. Обеспечение эффективного взаимодействия между персоналом, клиентами и руководством. Умелое и грамотное разрешение конфликтов (как внутри группы, так и с клиентами).

Планирование рабочего дня руководителя (ведение графика и организация встреч). Выполнение личных поручений руководителя, административная поддержка деятельности руководителя. Организация командировок, деловых и личных поездок руководителя (бронирование билетов, гостиниц, визовая поддержка, оформление документов в установленном порядке). Переписка с партнерами и клиентами, телефонные переговоры. Оформление документов у нотариуса. Аналитическая работа по сбору информации, составление отчетов для руководителя. Ведение документооборота компании. Прием гостей. Подготовка справочно-аналитической информации. Обеспечение жизнедеятельности офиса. Работа с технической и бухгалтерской документацией. Оформление договоров. Управление, обучение и мотивация группы персонала, формирование команды, контроль еe работы. Организация встреч, переговоров. Работа с программой SAP (программа автоматизированных систем управления внутренними процессами предприятия).

Организация приема российских и иностранных делегаций, делопроизводство, контроль исполнения поручений Генерального директора, проверка работы клининговой службы, взаимодействие с подразделениями, заказ авиа и ж/д билетов, бронирование гостиниц, выполнение личных поручений руководителя, планирование и контроль рабочего дня руководителя.

Ведение деловой переписки, делопроизводство в полном объёме (с нуля), ведение договоров и первичной бухгалтерии. Прием посетителей, входящие/исходящие звонки (мини-АТС). Поиск, подбор персонала, проведение анализа рынка труда и заработных плат, поиск клиентов. Выполнение функций менеджера отдела материально-технического обеспечения. Аренда и сдача в аренду строительной техники. Организация, создание и ведение компьютерной базы данных, конференций. Жизнеобеспечение офиса. Помощь директору в общих вопросах.
Координация работы Фонда содействия развитию авиации "Авиация в поддержку Президента России". Организация пресс-конференций, работа со СМИ, выполнение функций PR-менеджера.