Офис-менеджер

Организация жизнедеятельности офиса, прием и распределение телефонных звонков и электронной почты.
Организация документооборота, ведение архива; подготовка деловых документов на подпись руководителю, выполнение поручений непосредственного руководителя, составление писем, запросов и других документов.
Перевод документации, в том числе технической.
Обеспечение комфортной и приятной рабочей обстановки.
Организация командировок сотрудников, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

Перевод технической документации, корреспонденции, договоров, другие письменные переводы.

Администрирование работы офиса:
- организация и поддержание обеспечения работы офиса;
- ведение контрактов и документации с поставщиками соответствующих услуг (аренда офисного помещения, техническое обслуживание офисной техники, телефония, интернет, клининговые услуги, материально-хозяйственное обеспечение);
- подготовка командировок сотрудников компании (визовая поддержка, заказ авиа- и ж/д билетов, такси, бронирование гостиниц, подготовка отчетов);
- страхование сотрудников и имущества компании.

Кадровое администрирование:
- работа с первичной бухгалтерской документацией,
- учет рабочего времени и отпусков сотрудников.

Перевод маркетинговых материалов в области горнодобычи и металлургии

Внештатный сотрудник на временные проекты
- Секретарь на ресепшн (Прием и распределение входящих звонков (фильтрация звонков); Документооборот офиса, обеспечение приема, учета, распределение и хранение документации; Регистрация входящей и исходящей документации; Отправка почтовой корреспонденции, взаимодействие с курьерскими службами; Выполнение информационных рассылок для сотрудников офиса; Прием посетителей и гостей офиса; Бронирование переговорных комнат).

- Ассистент отдела маркетинга (подготовка презентаций в Power Point для встреч с дилерами, прессой, клиентами; помощь во время мероприятий, подготовка таблиц и диаграмм, письменный и устный перевод по различным вопросам).

Перевод фильмов и сериалов для студии звукозаписи.

Ведение электронного и бумажного документооборота филиала Компании; приём и распределение всей входящей информации (телефонные звонки, эл. сообщения); организация отправки и получения почтовых отправлений, грузов; организация командировок генерального директора и сотрудников компании, в том числе зарубежных (визовая поддержка, заказ билетов, трансферов, бронирование гостиниц, оформление командировочных удостоверений); подготовка совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня); оперативный поиск и подбор документов по запросу; контроль исполнения поручений руководителя.

Оперативный перевод технической документации; перевод контрактов и деловой переписки.

Выполнение проектов: ведение базы данных по проектам, в том числе обновление графиков проектов, подготовка отчетов, рассылка и учет документации, отслеживание входящей/исходящей корреспонденции с учетом требуемых сроков реагирования, подготовка писем на двух языках; прием и обработка заказов на перевод, контроль процесса перевода на проектах, оперативный перевод технической документации; взаимодействие с головным офисом в Париже, другими подразделениями Компании за пределами России.

Поддерживание функционирования офиса: обеспечение офиса необходимыми расходными материалами, контроль своевременной оплаты услуг подрядных организаций, предоставляющих услуги филиалу, взаимодействие с арендодателем и надзорными органами.

Перевод технической и деловой документации, переписки по вопросам строительства газопровода. Устный перевод при решении повседневных производственных и др. вопросов.
Помощь в подготовке исполнительной и финальной проектной документации.

Работа с детьми.

Административная работа. Координирование поездок на потоке, подготовка ежедневных и еженедельных отчетов. Оформление допусков на полосу отвода для техники заказчика и субподрядных организаций, ведение электронной базы допусков. Перевод входящей и исходящей корреспонденции, ежедневных отчетов инспекторов ОЗТБООС. Устный перевод при решении повседневных производственных вопросов, перевод совещаний. Сопровождение руководителя на полосу отвода (устный перевод). Перевод видеоматериала и презентаций.

Перевод технической и деловой документации, переписки по вопросам строительства трубопровода (сварка, изоляция, неразрушающий контроль, монтаж трубопровода, вопросы техники безопасности и т.д.). Устный перевод при решении повседневных производственных и др. вопросов. Устный перевод на совещаниях и переговорах. Составление отчетов, ведение документации, переписки, решение административных вопросов по поручению начальника ПТО.