Помощник руководителя, секретарь

- Организация телефонных переговоров для руководителя, в его отсутствие ведение записи получаемой информации и далее доведение до его сведения содержания.
- Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, собеседований.
- По поручению руководителя составление запросов и писем, а также, прочих документов, подготовка ответных писем их авторам.
- Осуществление переводов деловых писем при деловой переписке с иностранными партнерами, переводов договоров, актов и иной документации, как по просьбе руководителя, так и по просьбе других сотрудников в рабочих целях.
- Организация приема посетителей руководства: заказ пропусков, ведение журнала учета посетителей, встреча в офисе и сопровождение посетителей.
- Ведение журналов регистрации входящей/исходящей документации.
- Организация приезда партнеров и клиентов (осуществление бронирования гостиниц, организация трансфера).
- Организация поездок и командировок руководства:
- организация визовой поддержки руководству и членам семьи, подготовка документов для подачи в посольство; работа с посольствами и визовыми центрами.
- поиск и заказ авиабилетов по выбранным направлениям;
- регистрация на рейс за сутки до вылета;
- бронирование отелей по всему миру, с учетом всех пожеланий руководителя к размещению и сервису.
- аренда автомобилей и других видов транспорта.-Взаимодействие с банками по вопросам личных счетов руководителя; запрос остатков по счетам, контроль за своевременным поступлением средств на счета, а также, за списанием, в случае, когда на это дается особое указание.
- Выполнение личных поручений непосредственного руководства (заказ и поиск по его просьбе необходимых ему товаров, поиск домашнего персонала, оплата личных счетов, бронирование столиков в ресторанах и прочее).
- Координация работы водителей руководства (координация маршрутов, оповещение водителей о выходе руководства из здания).
- Ведение графика учета рабочего времени водителей, расчет переработок за месяц, проверка и подача руководителю ежемесячных авансовых отчетов по расходу ГСМ.
- Взаимодействие со страховыми компаниями касательно страховок на автотранспортные средства руководства.
- Чай/кофе для руководителя и гостей.
- Приобретение продовольственных и канцелярских това

- Прием, распределение входящих/исходящих звонков.
- Координация и обеспечение работы офиса.
- Организация отправки и получения почтовых отправлений.
- Встреча и регистрация туристов.
- Письменный перевод и обработка анкет туристов.
- Составление программ на каждый день для туристов на разных языках.
- Прием оплат за предоставленные гостиничные и дополнительные услуги.
- Сопровождение туристов и перевод у врача.
- Составление и перевод меню на разных языках.
- Регистрация пожеланий, жалоб, проблем туристов.